KÜNYE
- Toplantı No: 2018/043
- Gündem No: 28
- Karar Tarihi: 27.07.2018
- Karar No: 2018/UY.I-1423
- Başvuru Sahibi: Stroytransgaz A.Ş. - Aga Enerji Nak. Maden. İnş. San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığı
- İhaleyi Yapan İdare: Devlet Demiryolları İşletmesi Genel Müdürlüğü Satın Alma ve Stok Kontrol Dairesi Başkanlığı
- İKN: 2018/57765
- İhale Adı: Yerköy-Kayseri Yüksek Hızlı Tren Projesi Altyapı Yapım İşi
Özet
Ön yeterlik başvurusunda sunulan belgelerin apostil tasdik şerhi ve noter onayına ilişkin usulüne uygunluk eksikliği nedeniyle başvurunun değerlendirme dışı bırakılması uygun bulunmuştur
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, sunulan elektronik belgelerin noter onaylı ve apostil tasdik şerhli olduğunu, belgelerin ön yeterlik şartnamesine uygun şekilde sunulduğunu, şirket yetkilisi hissedar bilgilerinin belgelerde mevcut olduğunu iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Kurul, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesi uyarınca apostil tasdik şerhinin belgedeki imzanın doğruluğu, imzayı atan kişinin sıfatı ve mühür/damganın aslının teyidini kapsaması gerektiğini; sunulan belgelerde noter onayında belgeyi düzenleyen kişilerin imza doğruluğu ve sıfatına ilişkin tasdik işleminin bulunmadığını tespit etmiştir. Bu durum, belgelerin usulüne uygun sunulmadığını göstermektedir. Ayrıca, ticaret sicil gazetesinde tüzel kişiliğin ortakları veya kurucularına ilişkin bilgilerin bulunmadığı ve yönetim kurulu üyelerinin belirtilmesinin yeterli olmadığı değerlendirilmiştir.
Genel Soru–Cevap
Soru: Yabancı belgelerin apostil tasdik şerhi ile noter onayının usulüne uygunluğu hangi kriterlere göre değerlendirilir?
Cevap: Apostil tasdik şerhi, belgedeki imzanın doğruluğunu, imzayı atan kişinin yetkisini ve mühür ile damganın aslını teyit etmelidir. Ayrıca, noter onayında da belgeyi düzenleyen kişinin imza doğruluğu ve sıfatının açıkça onaylanması gerekir. Bu unsurlar eksik veya belirsiz ise, belge usulüne uygun sayılmaz.
Soru: Ticaret sicil gazetesinde tüzel kişiliğin ortakları veya kurucuları yerine sadece yönetim kurulu üyelerinin belirtilmesi ihale başvurusu açısından neden yeterli görülmeyebilir?
Cevap: İhale mevzuatında, tüzel kişiliğin ortakları veya kurucularına ilişkin bilgilerin belgelerde açık olması beklenir; sadece yönetim kurulu üyelerinin gösterilmesi, gerçek paydaş ve sorumluların tespiti için yetersiz kalabilir ve bu durum başvurunun uygun kabul edilmemesine yol açabilir.
Soru: Yabancı menşeli belgelerde apostil ve noter onayı eksik veya hatalı olduğunda hangi işlem yapılabilir?
Cevap: Bazı eksiklikler, belgelerin tamamlanması veya düzeltilmesi için idare tarafından düzeltici işlem olarak değerlendirilip başvuru sahibine süre verilebilir; bu durumda eksiklik giderilmezse belgeler usulsüz kabul edilerek başvuru değerlendirme dışı bırakılabilir.
Soru: Apostil ve noter onayına ilişkin eksikliklerin, ön yeterlik başvurusunun tamamına etkisi nasıl değerlendirilir?
Cevap: Apostil ve noter onayında mevzuata aykırılık varsa, ilgili belgenin veya o belgeye dayalı yeterlilik göstergesinin tümüyle geçersiz sayılması ve buna bağlı olarak ön yeterlik başvurusunun değerlendirme dışı bırakılması söz konusu olabilir.
Soru: Elektronik ortamda sunulan belgelerin noter onay veya apostil işlemlerinde nelere dikkat edilmelidir?
Cevap: Elektronik belgelerde de noter onayı ve apostil işleminde belgenin düzenleyicisinin imzasının, sıfatının ve mühür/damgalarının doğruluğu ve usulüne uygunluğu aranır; bu unsurlar eksik veya belirsizse belgeler geçersiz sayılabilir. Noter onayının veya apostilin dijital doğrulama imkanı varsa idare buna uygun şekilde inceleme yapmalıdır.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: Ön yeterlik başvurusunda sunulan yabancı ülkede düzenlenen belgelerin apostil tasdik şerhi ve noter onayında hangi usul eksiklikleri tespit edilmiştir?
Cevap: Sunulan belgelerde apostil tasdik şerhi, belgedeki imzanın doğruluğu, imzayı atan kişinin sıfatı ve mühür/damganın aslının teyidini kapsamadığı; ayrıca noter onayında belgeyi düzenleyen kişilerin imza doğruluğu ve sıfatının usulüne uygun şekilde tasdik edilmediği tespit edilmiştir.
Soru: Başvuru sahibinin pilot ortağına ait yabancı belgeler neden Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31’inci maddesine uygun bulunmamıştır?
Cevap: Çünkü belgelerde, imza doğruluğu ve imzayı atan kişinin sıfatı apostil tasdik işlemiyle ve noter onayıyla usulüne uygun şekilde belgelenmemiştir; ayrıca ticaret sicil gazetesinde tüzel kişiliğin ortakları veya kurucuları yerine sadece yönetim kurulu üyelerinin belirtilmiş olması mevzuata aykırıdır.
Soru: Ön yeterlik başvurusunun değerlendirme dışı bırakılması kararı hangi gerekçeyle verilmiştir?
Cevap: Belgelerin apostil tasdik şerhi ve noter onay işlemlerinin mevzuata uygun olmaması, başvuru sahibinin pilot ortağına ait belgelerin usulüne uygun sunulmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılması uygun bulunmuştur.
Soru: Belirlenen usul eksikliklerine rağmen hangi husus başvuru sahibine olumlu bir ihtimal sunmuştur?
Cevap: Bazı belgelerdeki eksikliklerin düzeltilebilir olması sebebiyle, iş ortaklığının ön yeterlik başvurusunun değerlendirme dışı bırakılması ve ihale sürecinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi kararlaştırılmıştır.
Detaylı Analiz
Başvuruya konu uyuşmazlık, ön yeterlik sürecine sunulan bazı yabancı belgelerin taşıması gereken resmi onay işlemlerine ilişkin usule odaklanmaktadır. Özellikle, başvuru sahibinin pilot ortağına ait olan ve yurtdışında düzenlenmiş bazı belgelerde yer alan apostil tasdik şerhi ile noter onayının, yürürlükteki düzenlemede belirtilen şekil şartlarına uygun olup olmadığı ana tartışma alanını oluşturmuştur. Kurul değerlendirmesinde, söz konusu belgeler aracılığıyla sağlanmak istenen bilgi ve belgelerin doğruluğu ve geçerliliği bakımından tamamlanması gereken şekli işlemlerin eksikliği tespit edilmiştir.
Uyuşmazlıkta değerlendirmeye esas alınan belgelerde, imza doğruluğu ile imzayı atan kişinin unvanı ve belgeye uygulanan damganın aslına uygun olduğuna dair teyitlerin hem apostil tasdik şerhinde hem de noter onayında açık bir biçimde yer almadığı görülmüştür. Belgelerin uygunluğu yönünden aranan bu teyitler, belgenin güvenilirliğini sağlamak amacı taşımaktadır ve bu işlemler eksik yapıldığı takdirde, belgeler usulüne uygun kabul edilmemektedir. Ayrıca, sunulan ticaret sicil gazetesinde sadece yönetim kurulu üyelerinin isimlerine yer verilmiş, ancak ortaklar ya da kurucu bilgilerinin bulunmaması, belgelerin içeriği bakımından yetersiz sayılmıştır.
Somut olayda tartışma, usule dair eksikliklerin ihale açısından sonuç doğurup doğurmayacağı noktasında yoğunlaşmıştır. Burada, belgenin taşıması gereken esas unsurların eksik sunulup sunulmadığına değil, bu unsurların varlığının doğru biçimde resmî tasdik sürecinden geçip geçmediğine ilişkin bir değerlendirme yapılmıştır. Bu yönüyle, uyuşmazlığın esaslı noktası, belgelerdeki bilgilerden ziyade o bilgilerin yetkili mercilerce usulüne uygun biçimde tasdik edilip edilmediğiyle ilgilidir. Kurul, formel nitelikteki bu eksikliğin, belgenin tamamlayıcı ve onaylayıcı nitelikteki hukuki geçerliliğini etkilediğine kanaat getirmiştir.
Pilot ortakla ilgili olarak yapılan değerlendirmede özellikle bu ortağa ait belgelerdeki apostil ve noter tasdik işlemlerinin taşıması gereken doğruluk unsurlarının eksikliği belirleyici olmuştur. Bu belgeler, pilot ortak adına yapılan yeterlik beyanının ispatı için sunulmuş, dolayısıyla şekli eksiklik pilot ortağın yeterlilik değerlendirmesine doğrudan yansımış ve başvurunun bu nedenle değerlendirme dışı bırakılmasına yol açmıştır. Belgelerin bilgi içeriği değil, bu bilginin resmen ve usulen doğrulanmasına ilişkin işlemlerdeki yetersizlik kararın gerekçesini belirlemiştir.
Kamu İhale Kurulu, yapılan tespitler sonrasında, pilot ortağa ait belgelerdeki onay eksikliklerini Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’ne aykırı bularak, başvurunun değerlendirme dışı bırakılmasını uygun görmüştür. Ancak, diğer yandan bazı belgelerdeki eksikliklerin düzeltilebilecek nitelikte olduğunun anlaşılması üzerine, iş ortaklığının ön yeterlik başvurusunun tamamının reddedilmesi yerine yeniden değerlendirilmesi yönünde bir karar verilmiştir. Böylece, sadece belgelendirme usulünden kaynaklanan şekli eksiklikler ile esaslı eksiklikler arasında ayrım yapılmış, düzeltilebilecek eksikliklere yönelik olarak sürecin devam ettirilmesi yönünde esnek bir yaklaşım benimsenmiştir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.