KÜNYE
- Toplantı No: 2022/004
- Gündem No: 36
- Karar Tarihi: 19.01.2022
- Karar No: 2022/UY.I-121
- Başvuru Sahibi: Tamyol Asfalt Endüstri İnşaat Taahhüt San. ve Tic. A.Ş.
- İhaleyi Yapan İdare: Beykoz Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü
- İKN: 2021/627981
- İhale Adı: 2022 Yılı Beykoz 1’inci Bölge Asfalt Yama Yapılması İşi
Özet
İmza beyannamesi yerine noter onaylı imza sirkülerinin sunulması tekliflerin reddini gerektirmez
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, ihale komisyonunun teklif veren isteklilerin imza beyannameleri ve EKAP kayıtları ile ilgili açıklama yapmamasını ve bu belgelerin yeniden gözden geçirilmesini talep etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ve Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği hükümlerine göre, tüzel kişi isteklilerin teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesi sunması zorunludur. Ancak, 27.10.2021 tarih ve 2021/DK.D-283 sayılı düzenleyici kurul kararı uyarınca, imza beyannamesi yerine sunulan noter onaylı imza sirkülerinde imzaya yetkili kişilerin tatbik imzalarının bulunması halinde tekliflerin reddi veya değerlendirme dışı bırakılması uygun değildir. İhale dosyasında sunulan belgeler ve EKAP kayıtları da bu hükümlere uygundur.
Genel Soru–Cevap
Soru: Tüzel kişi isteklilerden talep edilen noter tasdikli imza beyannamesi ile noter onaylı imza sirküleri arasındaki farklar nelerdir ve hangisi teklif değerlendirmesinde öncelikli olarak dikkate alınır?
Cevap: İhale mevzuatında, tüzel kişi temsilcilerinin imza yetkisini belgelemek için noter tasdikli imza beyannamesi istenmektedir. Ancak uygulamada, noter onaylı imza sirküleri de temsil yetkisinin güncel ve açık bir göstergesi olabilir. Düzenleyici kurul kararları kapsamında, noter onaylı imza sirkülerinde imzaya yetkili kişilerin tatbik imzalarının bulunması halinde, bu belge teklif değerlendirmede imza beyannamesi yerine geçebilir. Bu nedenle, tekliflerin reddi için sadece imza beyannamesi sunulmaması tek başına yeterli değildir; imza sirkülerinin içeriği ve doğruluğu da dikkate alınmalıdır.
Soru: Tekliflerin değerlendirilmesinde, isteklinin EKAP kayıtları ile teklif dosyasında sunulan imza yetki belgeleri arasında tutarsızlık tespit edilirse nasıl bir yol izlenmelidir?
Cevap: İhale komisyonları, EKAP kayıtlarındaki bilgiler ile teklif dosyasındaki belgeler arasında uyum bulunup bulunmadığını dikkatle incelemelidir. Eğer tutarsızlık varsa, istekliden açıklama ve belge talep etmek en uygun uygulamadır. Ancak EKAP kayıtları, idari kayıtların bir parçası olup, belgelerin güncelliği ve doğruluğu açısından tek başına belirleyici olmayabilir. Bu nedenle, belgelerin fiziki veya elektronik biçimde geçerliliği de göz önünde bulundurulmalıdır.
Soru: İmza yetkisinin tespiti ve teyidine ilişkin belgelerde yer alan tatbik imzaların bulunmaması teklifin mutlaka reddini gerektirir mi?
Cevap: Tatbik imzaların yer alması, imza yetkisinin somut ve doğrulanabilir olduğunun göstergesi olarak kabul edilir. Eksik veya hiç tatbik imza bulunmayan belgeler, yetki belgesinin belirsizliğine yol açabilir ve teklifin reddine sebep olabilir. Ancak ilgili mevzuat ve düzenleyici kurul kararları kapsamında, noter onaylı belgede imzaya yetkili kişilerin tatbik imzaları varsa, teklif reddi söz konusu olmamalıdır. Yani tatbik imza olmaması tek başına teklifin değerlendirme dışı kalması için yeterli olmayabilir; diğer belgeler ve EKAP kayıtları ile de bütünsel bir değerlendirme yapmak gerekir.
Soru: İhale komisyonları, isteklilerin teklif mektuplarını imzalayan kişilerle ilgili belge incelemesi sırasında hangi hususlara özellikle dikkat etmelidir?
Cevap: Komisyonların, imza yetkisinin doğrulanmasında sunulan imza beyannamesi veya imza sirkülerinin noter tasdikli ve imzaya yetkili kişilerin tatbik imzalarını içermesine dikkat etmesi gerekir. Ayrıca, EKAP kayıtları ile belgeler arasında uyuşmazlık varsa, istekliden açıklama talep etmeli ve belge güncelliğini kontrol etmelidir. Eksik veya yanlış belge sunumu, prosedürel hatalara yol açabilir; bu nedenle titiz ve mevzuata uygun inceleme önemlidir.
Soru: İmza beyannamesi veya imza sirküleri hukuki açıdan temsil yetkisi tespiti için yeterli belge olarak kabul edildikten sonra, teklifin gerçeğe aykırı imza içermesi halinde idarenin tutumu nasıl olmalıdır?
Cevap: İmza beyannamesi veya imza sirküleri, temsil yetkisinin varlığını gösterse de, imzanın gerçeğe uygunluğu ayrı bir değerlendirmeye tabidir. Teklifin sahte veya gerçeğe aykırı imza içerdiğinin sonradan anlaşılması halinde, idare teklifin iptal edilmesi veya sözleşme aşamasında fesih yoluna gidebilir. Bu nedenle, belge sunulması temsil yetkisini gösterirken, gerçek imzanın varlığı ve doğruluğu da önem taşır ve bu konuda ek denetim mekanizmaları işletilebilir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: Tüzel kişi isteklilerin teklif mektubunu imzalayan kişinin noter onaylı imza beyannamesi yerine noter onaylı imza sirküleri sunması teklifin reddine neden olur mu?
Cevap: Hayır, bu vakada noter onaylı imza sirkülerinde imzaya yetkili kişilerin tatbik imzalarının bulunması halinde tekliflerin reddi veya değerlendirme dışı bırakılması uygun değildir.
Soru: İhale komisyonunun, isteklilerin teklif mektubunu imzalayanın imza beyannamesi ve EKAP kayıtları hakkında hiçbir açıklama yapmaması üzerine ne yapılmıştır?
Cevap: Başvuru sahibi, bu durum üzerine idarenin belge incelemesini yeniden yapmasını talep etmiş, Kurul ise EKAP kayıtlarının ve ibraz edilen belgelerin mevzuata uygun olduğunu tespit ederek itirazen şikâyet başvurusunu reddetmiştir.
Soru: İmzaya yetkili kişiler tarafından tatbik edilen imzaların yer aldığı noter onaylı imza sirküleri, imza beyannamesi yerine kullanılabilir mi?
Cevap: Evet, bu vakada düzenleyici kurul kararı doğrultusunda imza beyannamesi yerine noter onaylı imza sirküleri kullanılabilir ve bunun teklifin reddi için gerekçe oluşturmadığı sonucuna varılmıştır.
Soru: Kurulun nihai kararı ne yöndedir?
Cevap: Kurul, tekliflerin noter onaylı imza sirküleri sunulması nedeniyle reddedilmemesi gerektiği kanaatine vararak itirazen şikâyet başvurusunu reddetmiştir.
Detaylı Analiz
İhale sürecinde gündeme gelen uyuşmazlık, tüzel kişi isteklilerin teklif mektuplarını imzalayan yetkililere ait belgelerin niteliği üzerinden şekillenmiştir. Başvuru sahibi, bazı isteklilerin tekliflerindeki imza yetkisine ilişkin belgelerin sadece imza sirküleri ile sınırlı kaldığını ileri sürmüş ve bu belgelerin, teklif geçerliliği açısından yeterli görülmemesi gerektiğini savunmuştur. Ayrıca, bu hususta ihale komisyonu tarafından hiçbir açıklama yapılmaksızın değerlendirme sürecinin yürütülmesini de sübjektiflik gerekçesiyle eleştirmiştir. Talep, bu belgelerin yeniden incelenmesi ve EKAP verileri ile uyumunun denetlenmesi yönünde şekillenmiştir.
Uyuşmazlık, teklif mektubunu imzalayan kişinin temsil yetkisinin ispatına yönelik hangi belgelerin aranacağı sorusunda düğümlenmektedir. Mevzuat çerçevesinde, noter tasdikli imza beyannamesi bu amaçla öngörülse de, sahada sıklıkla noter onaylı imza sirküleri de kullanılmaktadır. Bu vakada teklif dosyalarına sunulan belgelerin imza sirküsü olması, form eksikliği iddiasıyla tekliflerin geçersiz sayılmasına yol açmış, ancak bu yaklaşım başvuruya konu edilmiştir. İmza sirkülerinde imzaya yetkili kişinin tatbik imzasının bulunması hâlinde, ilgili belgelerin hukuki geçerliliği ve teklifi bağlayıcılığı ise değerlendirme dışı bırakma için yeterli olmadığından, ayrı bir hukuki yorum gerektirmiştir.
Bu noktada, ihale sürecinde belgelerdeki eksikliklerin teklifin esaslı unsuru olup olmadığı önem arz etmektedir. Kurul, sunulan imza sirkülerinin, temsil yetkisini ispata elverişli yapıda ve tatbik imzalı olduğu durumda, belge türünün esaslı bir unsur olarak görülmemesi gerektiğini değerlendirmiştir. Belgenin imza beyannamesi veya imza sirküleri olmasından ziyade, içerdiği bilginin teklifin temsil ve ilzama yetkili kişi tarafından sunulduğunu açıkça göstermesi esas alınmıştır. Bu yaklaşım, şekli eksikliklerin teklifin reddine neden olmasının önüne geçerken, esasın şekle üstünlüğünü de öne çıkarmaktadır.
Vaka çerçevesinde pilot ortaklık koşullarının varlığına dair bir iş ortaklığı yapısına veya iş deneyim belgesi değerlendirmesine ilişkin bir ihtilaf söz konusu değildir. Tartışma, doğrudan teklif mektubunu imzalayan kişinin yetkisine ilişkin belgelere odaklanmıştır. Bu nedenle, iş deneyimine ilişkin pilot ortak özelinde bir analiz ya da yeterlik değerlendirmesi yapılmamıştır.
Kurul, benzer nitelikteki önceki düzenleyici kararlarına atıfla, imza beyannamesi yerine imza sirküsü sunulmasının tekliflerin reddi için geçerli bir gerekçe oluşturmadığını ortaya koymuştur. İlgili belgelerin içerik olarak imza yetkisini açık ve doğrulanabilir biçimde göstermesi ve belgede tatbik imzanın bulunması durumunda, teklifin geçerli sayılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır. Ayrıca EKAP kayıtlarında da herhangi bir çelişkiye rastlanmadığından, şikâyet yerinde görülmemiş ve başvuru reddedilmiştir. Bu değerlendirme, belgelere ilişkin biçimsel eksiliklerin, içerik doğruluğu ve yüklenici iradesi dikkate alınarak esnek bir yoruma tabi tutulabileceğini göstermektedir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.