KÜNYE
- Toplantı No: 2019/055
- Gündem No: 49
- Karar Tarihi: 18.12.2019
- Karar No: 2019/UY.II-1684
- Başvuru Sahibi: Erdinç YANIK - Yakamoz İnş. Taah. Paz. Dağ. Tic. ve San. Ltd. Şti. İş Ortaklığı
- İhaleyi Yapan İdare: Ondokuz Mayıs Üniversitesi Rektörlüğü Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı
- İKN: 2019/159963
- İhale Adı: OMÜ Acil Ek Bina Yapım İşi
Özet
Teknik Şartnamede istenen belgelerin sunulmaması nedeniyle tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine karar verildi
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, diğer isteklilerin Teknik Şartnamede istenen belgeleri sunmadığını, bu nedenle değerlendirme dışı bırakılmaları gerektiğini iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
İhale dokümanında yer alan Teknik Şartnamelerde, frekans konvertörlü pompalar için CE belgesi ve ISO 9001 kalite belgesi, performans testleri ve garantiler, LED aydınlatma paketlerinin LM 80-08 test raporları ve entegrasyon özellikleri gibi teknik belgelerin teklif kapsamında sunulması zorunludur. Zarf açma ve belge kontrol tutanağında bu belgelerin kontrol edilmediği, bazı isteklilerin bu belgeleri sunmadığı veya yabancı dilde sunulan belgelerin Türkçe tercümelerinin bulunmadığı tespit edilmiştir. Bu durum, 4734 sayılı Kanun’un 37. maddesi ve ilgili yönetmelik hükümleri uyarınca tekliflerin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirir.
Genel Soru–Cevap
Soru: Teknik Şartnamede istenen yeterlik belgeleri eksik sunulduğunda tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği durumlarda hangi ölçütler dikkate alınır?
Cevap: Tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması kararı, Teknik Şartnamede açıkça belirtilen ve teklif kapsamında sunulması zorunlu kılınan belgelerin eksiksiz ve usulüne uygun şekilde sunulup sunulmadığına göre verilir. Eksik belge sunulması veya belgelerin şartname hükümleriyle uyumsuzluğu durumunda, değerlendirme dışı bırakılma yoluna gidilebilir. Ancak her belge ve durum için ayrı ayrı değerlendirme yapılmalı, eksikliğin teklifin yeterliğinin belirlenmesi açısından hayati olup olmadığı tespit edilmelidir.
Soru: Yabancı dilde düzenlenen teknik veya yeterlik belgelerinin teklif kapsamında sunulması halinde mevzuatta nasıl bir tercüme zorunluluğu vardır?
Cevap: İhale mevzuatına göre, yabancı dilde sunulan belgelerin mutlaka geçerli ve resmi Türkçe tercümeleri ile birlikte verilmesi gerekir. Tercüme bulunmaması halinde, belge teklif kapsamında tamamlanmamış sayılır ve bu durum teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına zemin oluşturabilir. Ancak tercümenin kim tarafından ve hangi usulde yapıldığı uygulamada tereddüt yaratabildiğinden, resmi yeminli tercüme tercih edilir.
Soru: Zarf açma ve belge kontrol işlemlerinde Teknik Şartnamede belirtilen belgelerin eksik veya hatalı kontrol edilmesi ihalede hangi hukuki sonuçlara yol açabilir?
Cevap: Zarf açma ve belge kontrolü sırasında, şartnameye uygunluk aranması gereken belgelerin ihmal edilmesi veya usulsüz değerlendirilmesi, mevzuata aykırılık oluşturur ve bu durum tekliflerin yanlış olarak değerlendirmeye alınmasına neden olur. Böyle bir durumda, sonraki aşamalarda itiraz ve şikayetlere konu olabilir ve İhale Kurulu veya ilgili mercilerce tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması ve ihalenin iptali ya da yeniden değerlendirilmesi kararı verilebilir.
Soru: Teknik Şartnamede belirtilen performans testleri veya kalite belgelerinin teklif kapsamında sunulmaması veya usulüne uygun olmaması halinde idarenin yükümlülüğü nedir?
Cevap: Teknik şartnameye konulan performans testleri ve kalite belgeleri gibi yeterlik ölçütleri teklif sunumunda zorunlu tutulmuşsa, bu belgelerin eksikliği halinde idarenin teklifleri değerlendirmeye almaması gerekir. Bu belgelerin sunulmaması, teklifin yeterlik açısından tamamlanmamış olması anlamına gelir ve bu durumda teklifin reddedilmesi veya değerlendirme dışı bırakılması mevzuat gereğidir.
Soru: Teknik Şartnamede zorunlu tutulan belgelerde eksiklik veya noksanlık nedeniyle yapılan değerlendirme dışı bırakma işlemi idari yargı nezdinde nasıl denetlenir?
Cevap: İdari yargı, belgelerin Teknik Şartnamede açıkça zorunlu kılınıp kılınmadığı, eksikliğin teklifin özünü ve rekabet şartlarını nasıl etkilediği hususlarını inceler. Eğer belge zorunlu ise ve eksik sunulmuşsa değerlendirme dışı bırakmayı uygun bulur. Ancak bu belgelerin zorunluluğu ve eksikliğin teklif niteliğini bozup bozmadığı hususunda tereddüt varsa, mahkeme daha ayrıntılı inceleme yapabilir. Bu nedenle idarenin şartnameyi ve belgelerin değerlendirilmesini dikkatle yapması önem taşır.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: Teknik Şartnamede istenen belgelerin teklif kapsamında sunulmaması halinde tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması gerekir mi?
Cevap: Evet, bu vakada Teknik Şartnamede açıkça belirtilen belgeler teklif kapsamında sunulmadığı için, bu isteklilerin tekliflerinin mevzuata uygun şekilde değerlendirme dışı bırakılması kararlaştırılmıştır.
Soru: Yabancı dilde sunulan belgelerin Türkçe tercümesinin bulunmaması tekliflerin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olur mu?
Cevap: Bu vakada yabancı dilde sunulan belgelerin Türkçe tercümelerinin bulunmaması sebebiyle, ilgili tekliflerin de değerlendirme dışı bırakılması gerektiği belirlenmiştir.
Soru: Zarf açma ve belge kontrol tutanağında Teknik Şartnamede istendiği halde belgelerin kontrol edilmemesi ihalede nasıl bir sonuç doğurmuştur?
Cevap: Belgelerin gerekli kontrolünün yapılmaması nedeniyle, mevzuata aykırı bir şekilde eksik belgelerle tekliflerin değerlendirmeye alındığı tespit edilmiş ve bu durumun düzeltilmesi için tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması ve ihalenin yeniden değerlendirilmesi kararlaştırılmıştır.
Soru: İhalenin bu aşamasında, Teknik Şartnamede belirtilen şartları yerine getirmeyen istekliler hakkında alınan son karar nedir?
Cevap: Teknik Şartnamede istenen yeterlik belgelerini sunmayan veya belgeleri mevzuata uygun şekilde tamamlamayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması ve ihalenin mevzuata uygun biçimde yeniden yapılmasına karar verilmiştir.
Detaylı Analiz
İhale sürecinde ortaya çıkan uyuşmazlık, teklif sunan isteklilerin Teknik Şartnamede açıkça istenen belgeleri teklifleri kapsamında sunup sunmadıkları, sundularsa bu belgelerin şartnamede belirtilen nitelik ve usule uygun olup olmadığı noktasında yoğunlaşmaktadır. Başvuru sahibinin iddiası, diğer isteklilerin gerekli yeterlik belgelerini eksik sunduğu yönündedir. Bu çerçevede yapılan incelemede, ihale sürecinde belge kontrolünün eksik yapıldığı ve bazı önemli belgelerin sunulmadığı ya da usulüne uygun biçimde sunulmadığı tespit edilmiştir.
İhale dokümanında, bazı ürünler ve teknik bileşenler için belirli kalite belgeleri, test raporları ve sertifikaların teklif içinde sunulacağı açıkça belirtilmiştir. Ancak yapılan tespitte, frekans konvertörlü pompalar için CE uygunluk beyanı, LED aydınlatmalara ilişkin LM 80-08 test raporları, kalite belgeleri ve benzeri belgelerin bazı isteklilerce hiç sunulmadığı ya da eksik sunulduğu görülmektedir. Ayrıca, bu belgeler arasında yabancı dilde düzenlenmiş olanların Türkçe tercümelerinin teklif dosyasında bulunmadığı belirlenmiştir. Bu durum sadece belgelerin yokluğuna değil, aynı zamanda sunulan kimi belgelerin anlaşılabilirlik ve uygunluk yönden değerlendirmeye elverişli olmamasına da işaret etmektedir.
Teklif dosyasında sunulması istenen belgelerin, Teknik Şartnamede yer alması nedeniyle esaslı nitelikte olduğu değerlendirilmiştir. Belgelerin niteliği gereği, bunların sunulmaması ya da usule uygun olmaması, teklifin değerlendirilmesini doğrudan etkileyen bir unsur olarak kabul edilmiştir. Dolayısıyla, bu belgeler teklifin şekli unsurları olmayıp, teklifin değerlendirme sürecindeki geçerliliğini belirleyen asli belgeler arasında yer almakta; bu kapsamda eksiklikleri esasa etkili sayılmaktadır.
Yabancı dilde sunulan belgelerde Türkçe tercümenin bulunmaması da aynı kapsamda değerlendirilmiş; belgelerin anlaşılabilirliği ve denetime elverişliliği açısından bu eksikliğin önemli olduğu tespit edilmiştir. Bu doğrultuda, sadece belgenin varlığı değil, aynı zamanda tercümesiyle birlikte sunulması zorunlu tutulmuş belgelerin uygun biçimde sunulmaması, teklifin yeterliğini sağlayamadığı anlamına gelmiştir. İdare tarafından zarf açma ve belge kontrol tutanağında bu hususların göz ardı edilmesi ise ihale sürecinin sağlıklı yürütülmesini engelleyen bir eksiklik olarak değerlendirilmiştir.
Tüm bu değerlendirmeler ışığında, Kurul, söz konusu belgeleri ya hiç sunmamış ya da usulüne uygun şekilde sunmamış isteklilerin tekliflerinin geçerli sayılmasının mevzuata aykırı olduğu sonucuna varmıştır. Bunun sonucunda, ilgili isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılmış ve ihalenin yeniden, teknik gerekliliklere uygun biçimde değerlendirilmesine karar verilmiştir. Bu karar, ihale sürecinde belgelerin şekli değil, içerikteki uygunluk ve tamlık esasına göre değerlendirilmesi gerektiği anlayışını desteklemektedir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.