KÜNYE
- Toplantı No: 2020/015
- Gündem No: 20
- Karar Tarihi: 01.04.2020
- Karar No: 2020/UY.II-602
- Başvuru Sahibi: Orak Altyapı San. ve Tic. A.Ş.
- İhaleyi Yapan İdare: Karayolları 5. Bölge Müdürlüğü
- İKN: 2019/584002
- İhale Adı: Islahiye-Hassa-Kırıkhan Yolu Km:24+350-84+000 Arası Toprak İşleri, Sanat Yapıları ve BSK’lı Üstyapı İşleri (İkmal) Yapım İşi
Özet
Teknik belgenin fotokopi olması nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata uygundur
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, teklifinde sunulan SMMM raporu ile asfalt plentinin toz tutucu sisteme sahip olduğunun usulüne uygun şekilde belgelendiğini, teknik belgenin fotokopi olmasının teklifin geçerliliğini etkilemediğini iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
İhale dokümanında kendi malı olması istenen tesis, makine ve ekipmanın teknik kriterlerine yönelik belgelerin aslı veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerinin sunulması zorunludur. Başvuru sahibinin teklifinde yer alan SMMM raporu, teknik özelliğin tevsiki için yeterli olup, ancak rapor ekinde sunulan teknik belgenin fotokopi olması ve başka bir aslına uygun belge sunulmaması nedeniyle belgelerin sunuluş şekline ilişkin mevzuat hükümlerine uyulmamıştır. Bu durum, teklifin değerlendirme dışı bırakılması için geçerli gerekçedir.
Genel Soru–Cevap
Soru: Teknik belgelerin fotokopi olarak sunulması ihale mevzuatı açısından neden problem yaratmaktadır?
Cevap: İhale dokümanlarında, teknik belgelerin asıllarının veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerinin sunulması istenmişse, sadece fotokopi olarak sunulması belge sunuluş şekline ilişkin şartların yerine getirilmediği anlamına gelir. Bu eksiklik, belge doğruluğunun teyit edilememesi sebebiyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması sonucunu doğurabilir.
Soru: SMMM raporu veya benzeri teknik raporların sunulması teknik özelliklerin belgelenmesinde tek başına yeterli sayılır mı?
Cevap: SMMM raporu veya benzeri teknik raporlar, teknik özelliklerin tevsiki için yeterli kabul edilse de, rapor ekindeki belge veya dokümanların sunuluş şekli (örneğin aslı veya noter onaylı suret) mevzuatın ve ihale dokümanının öngördüğü kurallara uygun olmalıdır. Eksiklik halinde teklifler geçerlilik yönünden olumsuz etkilenebilir.
Soru: Teknik belgelerin aslına uygunluğu noter onayı ile teyit edilmezse teklifin hukuki durumu ne olur?
Cevap: Teknik belgeler aslı veya aslına uygunluğu noter onaylı örnek olarak sunulmadığında, belge sunuluş şekline ilişkin mevzuat şartlarına uyulmamış olur. Bu durum, teklifin değerlendirme dışı bırakılması için geçerli ve bağlayıcı bir sebeptir ve teklifin mevzuata uygun kabul edilmemesine yol açar.
Soru: İhale komisyonları teknik belgelerin şekli ve belgelendirilme şartlarını değerlendirirken nelere dikkat etmelidir?
Cevap: İhale komisyonları teknik belgelerin sadece içerik yönünden değil, aynı zamanda ihale dokümanında belirtilen sunuluş biçimlerine (örneğin asıl ya da noter onaylı suret) uygunluğunu da kontrol etmelidir. Böylece belge doğruluğu ve teklifin mevzuata uygunluğu sağlanır, yanlış veya eksik belge sunulması nedeniyle sonraki itiraz ve iptal süreçlerinin önüne geçilir.
Soru: Teknik belgelerde eksik sunum veya usulü uygun olmayan belge sunumu sonucu ortaya çıkan uyuşmazlıklarda idareler nasıl hareket etmelidir?
Cevap: İdareler, ihale dokümanında net olarak belirlenen belge sunuluş şekline uyulmadığını tespit ettiklerinde, bu eksikliklerin teklifin değerlendirilmesine engel teşkil ettiğini kabul etmek durumundadır. Bu nedenle teklifleri değerlendirme dışı bırakabilir ve bu tutum, İhale Kurulu veya itirazen şikayet süreçlerinde geçerlilik kazanır. Ancak belge sunuluş şekline ilişkin hükümler açık değilse veya tereddüt varsa, durum daha detaylı değerlendirilebilir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: Teknik belgenin fotokopi olması durumunda hangi koşullar altında teklif değerlendirme dışı bırakılmıştır?
Cevap: Teklifte sunulan teknik belgenin fotokopi olması halinde, ihale dokümanında asıllarının veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerinin sunulması zorunluluğuna uyulmamışsa, teklif değerlendirme dışı bırakılmıştır.
Soru: Başvuru sahibi SMMM raporu ile teknik özelliği belgelemiş olabilir mi, bu durum teklifin geçerliliğini nasıl etkilemiştir?
Cevap: SMMM raporu teknik özelliğin tevsiki için yeterli bulunmuş ancak rapor ekinde sunulan teknik belgenin fotokopi olması ve uygun belge sunulmaması nedeniyle teklifin geçerliliği etkilenmiş, teklif değerlendirme dışı bırakılmıştır.
Soru: İtirazen şikayet başvurusunun reddedilmesinde teknik belgenin durumu nasıl etkili olmuştur?
Cevap: İtirazen şikayet başvurusunun reddine, teknik belgenin fotokopi olması ve aslına uygun noter onaylı örneğinin sunulmaması nedeniyle teklifin mevzuata uygun şekilde değerlendirme dışı bırakılmış olması sebepleriyle karar verilmiştir.
Soru: Teknik belgenin sunuluş şekline ilişkin mevzuat hükümlerine uyulmaması sonucunda ortaya çıkan hukuki durum nedir?
Cevap: Teknik belgenin fotokopi sunulması ve belge sunuluş şekline ilişkin mevzuat hükümlerine uyulmaması teklifin değerlendirme dışı bırakılması sonucunu doğurmuştur.
Detaylı Analiz
İncelenen uyuşmazlık, ihale konusu işte kendi malı olması istenen asfalt plentinin teknik özelliklerinden biri olan toz tutucu sistemin belgelendirilmesine ilişkindir. Başvuru sahibi, plentin bu özelliği taşıdığını serbest muhasebeci mali müşavir (SMMM) raporuyla ortaya koymuş, ancak raporun ekinde yer alan ve söz konusu teknik özelliği gösteren belgeyi sadece fotokopi olarak sunmuştur. Uyuşmazlık bu teknik belgenin mevzuata uygun şekilde sunulup sunulmadığı ve teklifin bu sebeple değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olup olmadığı etrafında şekillenmiştir.
Uyuşmazlığın merkezindeki husus, teknik belgenin içeriğinden çok sunuluş şekli olmuştur. İlgili ihale dokümanında, kendi malı olacak ekipmanın teknik kriterlerini kanıtlayan belgelerin aslı veya noter onaylı suret olarak sunulması gerektiği açıkça belirtilmişken, başvuru sahibi yalnızca belge fotokopisi vermiştir. Her ne kadar SMMM raporu teknik niteliğin kanıtlanması açısından yeterli bulunmuş olsa da, asıl belge örneği yerine yalnızca fotokopisinin sunulması, teknik belgeye ilişkin şekli koşulları karşılamadığı için sonuca etkili olmuştur.
Bu olayda “esaslı unsur” kavramı, teknik özelliğin kendisinden ziyade o özelliği belgeleyen evrakın şekli unsurlarına odaklanılarak değerlendirilmiştir. Belgede yer alan bilgilerin doğru olması tek başına yeterli sayılmamış, bu bilgilerin uygun yolla sunulması da eşit derecede önemli görülmüştür. Bu nedenle, içerik açısından yeterlilik gösteren rapor ve ekleri, usule uygun şekil şartına uyulmadığı için ihale açısından geçerli sayılmamıştır. Uyuşmazlıkta tartışılan fotokopi belge, belge aslına eşit hukuki ağırlıkta olmadığından teklifin geçerliliğini sağlayamamıştır.
Pilot ortağın iş deneyimi ya da nitelikleri bu vakada ihtilaflı noktalar arasında yer almamaktadır. Tartışma yalnızca teknik belge sunulma usulüne odaklandığı için, iş deneyimiyle ilgili bir değerlendirmeye Kurul nezdinde gerek duyulmamıştır. Bu yönüyle, uyuşmazlık işin ehliyetiyle değil, teklifin şekli eksikliğiyle doğrudan bağlantılıdır.
Kurul, belge sunuluş yöntemine ilişkin düzenlemelerin somut ihaledeki bağlayıcılığına vurgu yaparak, sadece teknik yeterliği sağlayan içeriğin değil, bu içeriği kanıtlayan belgelerin usulüne uygun olarak sunulmasının da temel olduğunu kabul etmiştir. Bu nedenle, fotokopi doküman sunulması durumunun mevzuata aykırılık teşkil ettiğine ve teklifin değerlendirme dışı bırakılmasının hukuka uygun olduğuna karar verilmiştir. İtirazen şikayet bu gerekçelerle reddedilmiş ve ihale sürecindeki şekli eksikliğin teklifin geçerliliğini ortadan kaldırdığı sonucuna ulaşılmıştır.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.