KÜNYE
- Toplantı No: 2023/001
- Gündem No: 51
- Karar Tarihi: 04.01.2023
- Karar No: 2023/UY.I-42
- Başvuru Sahibi: Mois İnşaat San. ve Tic. A.Ş.-Hls İnşaat Turizm ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı
- İhaleyi Yapan İdare: Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü Barajlar ve Hes Dairesi Başkanlığı
- İKN: 2022/905600
- İhale Adı: Kınık-Karadere Barajı
Özet
Ortaklık oranlarına ilişkin pay defterine dayanak yönetim kurulu karar defterinin EKAP’a yüklenmemesi nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması hukuka uygundur
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, yönetim kurulu karar defterinde ortaklar ve ortaklık oranlarına ilişkin bilgilerin yer almadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının haksız olduğunu, bu bilgilerin yönetim kurulu karar defterinde yer almasının zorunlu olmadığını, dolayısıyla tekliflerinin değerlendirmeye alınmasını talep etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği hükümlerine göre, tüzel kişilerin ortaklar ve ortaklık oranlarına ilişkin bilgileri EKAP’a kaydetmesi zorunludur. Bu kapsamda, anonim şirketlerde ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı için pay defteri ile dayanak yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının EKAP’a yüklenmesi gerekmektedir. Başvuru sahibinin EKAP’a yüklediği yönetim kurulu karar defterinin ortaklık oranlarına ilişkin bilgi içermemesi, pay defterine dayanak olmaması nedeniyle belge eksikliği söz konusudur. Bu nedenle, teklifin yeterlik değerlendirmesinden dışlanması mevzuata uygundur.
Genel Soru–Cevap
Soru 1: Tüzel kişiliklerin ortaklık oranlarına ilişkin bilgileri hangi belgelerle ve nasıl EKAP’a yüklemesi gerekir?
Cevap: Anonim şirketler başta olmak üzere tüzel kişiliklerin ortaklık oranlarını gösteren bilgileri, pay defteri ile bu pay defterine dayanak teşkil eden yönetim kurulu karar defterinin ilgili sayfalarıyla birlikte EKAP’a yüklemesi gerekir. Bu belgeler, ortaklık yapısının doğruluğunu ve tutarlılığını kanıtlamak için zorunludur. Sadece pay defteri veya sadece yönetim kurulu karar defteri tek başına yeterli görülmeyebilir; her iki belge birlikte yüklenmelidir ki ortaklık oranları tam olarak doğrulanabilsin.
Soru 2: Pay defteri veya yönetim kurulu karar defterinin ortaklık oranlarını gösteren ilgili sayfalarının EKAP’a yüklenmemesi halinde teklifin durumu nasıl olur?
Cevap: Pay defterine dayanak olan yönetim kurulu karar defterinin ortaklara ve ortaklık oranlarına ilişkin kısımlarının EKAP’a yüklenmemesi, belge eksikliği olarak değerlendirilir. Bu eksiklik nedeniyle teklif, yeterlik veya idari şartname kapsamında yapılacak değerlendirmelerde dışlanabilir. Bu durumda idare, teklifi değerlendirme dışı bırakmakta haklıdır.
Soru 3: Yönetim kurulu karar defterinde ortaklık oranlarına ilişkin bilgilerin yer almaması, bu bilgilerin mecburen o defterde bulunması gerektiği anlamına mı gelir?
Cevap: Yönetim kurulu karar defterinde ortaklık oranları genellikle yer alır; çünkü pay defterine dayanak teşkil eder. Mevzuat ve uygulama kararı açısından, bu defterin ortaklık oranlarını içeren ilgili sayfalarının EKAP’a yüklenmesi zorunludur. Ancak bu, her şirketin iç yapısı ve belge düzeni farklı olabilir. Yine de ortaklık oranlarını gösteren belgelerin (pay defteri ve dayanak karar defteri sayfaları vb.) sistemde tam ve uyumlu olması beklenir. Eksiklik halinde teklif değerlendirme dışı bırakılabilir.
Soru 4: Pay defteri ile yönetim kurulu karar defteri arasındaki tutarsızlık veya uyumsuzluk haline ilişkin uygulamada ne şekilde yaklaşılır?
Cevap: Pay defteri ile yönetim kurulu karar defterindeki ortaklık oranları bilgilerinin uyumlu ve tutarlı olması beklenir. Bunlar arasında çelişki olması durumunda idare hüküm verilirken tutarlı ve eksiksiz bilgi talep edebilir. Eğer uyumsuzluk EKAP’a yüklenen belgelerde fark edilirse, ilave açıklama veya belge talebi yapılabilir ya da belge eksikliği sebebiyle teklif reddedilebilir. Bu konuda idari şartname ve ilgili yönetmelik hükümleri kıymetlidir.
Soru 5: EKAP’a yüklenen belgelerde ortaklık oranlarının doğruluğunu sağlamak amacıyla idare hangi kontrolleri yapmalıdır?
Cevap: İdare, EKAP’ta pay defteri ile dayanak yönetim kurulu karar defteri sayfalarını birlikte kontrol ederek ortaklık oranlarının tutarlı ve tam olduğunu teyit etmelidir. Eksik veya bilgi içermeyen belge yüklenmesi halinde, isteklinin tamamlayıcı belge sunması istenebilir ya da değerlendirme dışı bırakma yoluna gidilebilir. Doğrudan ortaklık oranlarını kanıtlayan belgelerin bulunmaması halinde teklifin yeterlik değerlendirmesine alınmaması yasal açıdan kabul görebilir. Kontrollerde, mevzuat ve yönetmeliklerin yanı sıra idari şartnamenin söz konusu hükümleri esas alınır.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru 1: Başvuru sahibinin, ortaklık oranlarına ilişkin bilgilerin yönetim kurulu karar defterinde yer almasının zorunlu olmadığı iddiası hukuka uygun mudur?
Cevap: Hayır, başvuru sahibinin iddiası hukuka uygun değildir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği uyarınca, anonim şirketlerin ortaklık oranlarına ilişkin bilgileri pay defteri ile dayanak yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarını EKAP’a yüklemesi zorunludur. Bu belgelerde eksiklik bulunması durumunda teklif değerlendirme dışı bırakılır.
Soru 2: Yönetim kurulu karar defterinde ortaklık oranlarına ilişkin bilgilerin yer almaması, teklifin değerlendirme dışı bırakılması için yeterli midir?
Cevap: Evet, ortaklık oranlarına ilişkin bilgilerin yer almadığı yönetim kurulu karar defterinin EKAP’a yüklenmesi nedeniyle belge eksikliği ortaya çıkar ve bu nedenle teklifin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata uygundur.
Soru 3: Başvuru sahibinin EKAP’a yüklediği belgelerde pay defterine dayanak yönetim kurulu karar defterinin ortaklık oranlarını gösteren ilgili sayfaları bulunmuyorsa, bu durumun sonucu nedir?
Cevap: Bu durum belge eksikliği teşkil ettiğinden başvuru sahibinin teklifi yeterlik değerlendirmesine alınmaz ve teklif değerlendirme dışı bırakılır.
Soru 4: İtirazen şikayet sürecinde başvuru sahibinin ortaklık oranlarına ilişkin bilgilerle ilgili itirazı nasıl sonuçlanmıştır?
Cevap: Başvuru sahibinin ortaklık oranlarına ilişkin bilgilerin yönetim kurulu karar defterinde yer almasının zorunlu olmadığı ve bu nedenle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının hukuka aykırı olduğu iddiası reddedilmiştir. İtirazen şikayet sonucunda teklifin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata uygun bulunmuştur.
Detaylı Analiz
İlgili vakada başvuru sahibi tarafından ileri sürülen şikâyet, teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına gerekçe olarak gösterilen belgelerin tamlığına yöneliktir. Özellikle, anonim şirket statüsündeki isteklinin EKAP sistemine yüklediği belgeler arasında ortaklık oranlarının bulunduğu yönetim kurulu karar defterinin ilgili sayfalarının yer almaması, teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olmuştur. Başvuru sahibinin bu duruma karşı ileri sürdüğü temel argüman, yönetim kurulu karar defterinde ortaklık oranlarına yer verilmesinin zorunlu olmadığı, dolayısıyla bir eksiklik doğmadığı yönündedir. Uyuşmazlık, bu bilgi eksikliğinin teklif değerlendirme sürecine etkisi noktasında toplanmaktadır.
Uyuşmazlığın odağında, iş ortaklığı veya tüzel kişilik yapılarına ilişkin yeterlik değerlendirmelerinde, ortaklık oranlarıyla ilgili bilgilerin hangi belgelerle ve nasıl sunulması gerektiği konusu yer almaktadır. Başvuru sahibi yalnızca pay defterini sunmuş, bu deftere dayanak teşkil eden yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarını EKAP sistemine yüklememiştir. Oysa idare açısından bu tür belgelerin birlikte ve içeriği tamamlayıcı biçimde sunulması teklifin değerlendirilmesi için önem taşımaktadır. Pay defteri tek başına ortaklık yapısını doğrulamada yeterli görülmemekte, ona dayanak teşkil eden karar defteri sayfalarıyla birlikte değerlendirme yapılması beklenmektedir. Bu nedenle, gerekli belgelerin eksik sunulması, teklifin şekli eksiklik değil esaslı bir bilgi eksikliği nedeniyle teknik olarak dışlanması sonucunu doğurmuştur.
Bu bağlamda tartışma, eksikliğin “esasa etkili” olup olmadığı noktasında şekillenmiştir. Kamu ihale uygulamalarında esaslı unsurdan kastedilen, teklifin değerlendirilmesini doğrudan etkileyen belge ve bilgilerin yokluğu ya da eksikliğidir. Bu vakada ortaklık yapısı, tüzel kişiliğin teklif vermeye yetkili olup olmadığının, yeterlik kriterlerini sağlayıp sağlamadığının tespitinde doğrudan belirleyici bir unsur durumundadır. Yönetim kurulu karar defterinde yer alması gereken bilgilerin eksikliği, bu bağlantının kurulmasına engel teşkil ettiğinden, söz konusu eksiklik teknik bir detaydan ziyade esaslı niteliğe sahiptir.
Özellikle pilot ortak veya teklif veren tüzel kişinin iş deneyimi ya da idari yeterliliğinin tespiti açısından ortaklık yapısı belgelendirmesi kritik bir aşamadır. Ortaklık oranları, ortaklardan hangisinin pilot ortak olduğu, iş deneyimi ve benzeri kriterlerin değerlendirilmesi için temel veri teşkil eder. Söz konusu belgelerde bu oranların açıkça yer almaması halinde idarenin, ortaklık yapısını doğrulamasına ve ilgili değerlendirmeyi sağlıklı biçimde yapmasına imkân kalmamaktadır. Bu nedenle yalnızca pay defterine değil, onu destekleyen karar defterine de ihtiyaç duyulmaktadır. Bu eksiklik, teklifin yalnızca şekil yönünden değil içerik açısından da eksik kabul edilmesine neden olmuştur.
Kamu İhale Kurulu da yaptığı değerlendirmede, isteklinin EKAP sistemine yüklediği belgeler arasında ortaklık oranlarına yer verilen ve pay defterini doğrulayan yönetim kurulu karar defteri sayfalarının bulunmamasını açık bir eksiklik olarak değerlendirmiştir. Böylelikle, eksikliğin niteliğini esaslı bulan Kurul, teklifin değerlendirmeye alınmamasını mevzuata uygun bulmuş ve başvuru sahibinin iddiasını reddetmiştir. Sonuç olarak, teklifin belgelerde bulunması gereken açık ve doğrulanabilir bilgileri içermemesi sebebiyle değerlendirme dışı kalması, ihale mevzuatındaki düzenlemelere uygun görülmüştür.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.