KÜNYE
- Toplantı No: 2021/028
- Gündem No: 6
- Karar Tarihi: 08.07.2021
- Karar No: 2021/UY.I-1333
- Başvuru Sahibi: Aytu Zemin İnşaat Taahhüt Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi.
- İhaleyi Yapan İdare: Adana Su ve Kanalizasyon İdaresi Aski Genel Müdürlüğü
- İKN: 2021/239990
- İhale Adı: Adana Büyükşehir Belediyesi İlçeleri Muh. Mah. 2021-3 Yağmursuyu ve Kanalizasyon İnşaatı Yapım İşi
Özet
Teklifin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu ve teklifin yeniden değerlendirilmesi gerektiği kararı
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının hukuka aykırı olduğunu, sunulan belgelerin mevzuata uygun olduğunu ve müdür vekili olarak gösterilen kişinin bilgilerine ilişkin eksikliğin teklifin esasını değiştirmediğini iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Kamu İhale Genel Tebliği’nin 10/A.1 maddesine göre, ‘Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler’ belgesi, ticaret sicili gazeteleri ve ortaklık pay defterlerindeki bilgiler esas alınarak meslek mensubu tarafından hazırlanır ve vekaletname ile tayin edilen kişilere bu belgede yer verme zorunluluğu yoktur. Ayrıca, vekaletname ile tayin edilen kişilerin ticaret sicili gazetelerinde ilan edilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır. Başvuru sahibinin sunduğu belgeler, meslek mensubu imza ve mührünü taşımakta, ortaklık ve yönetimdeki görevler açıkça belirtilmiş olup, teklif mektubunu imzalayan vekilin vekaletname ve imza beyannamesi de teklif kapsamında sunulmuştur. Bu nedenle, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan müdür vekili bilgisinin eksikliği nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata aykırıdır.
İdare Görüşü
İdare, teklifin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinin, müdür vekili olarak gösterilen kişinin bilgileri ticaret sicili gazeteleri ve ihale dosyasındaki belgelerle teyit edilemediği yönünde olduğunu belirtmiştir.
Genel Soru–Cevap
Soru: Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler belgesinde sadece asıl yöneticilerin bilgileri yer alırken, vekaletname ile atanan müdür vekilinin bilgisi sunulmazsa teklifler nasıl değerlendirilir?
Cevap: Vekaletname ile tayin edilen müdür vekillerinin bilgileri ticaret sicil gazetelerinde yer almak zorunda olmadığından, bu kişilerin ortaklık bilgileri belgesinde gösterilmemesi, teklifin değerlendirme dışı bırakılması için yeterli bir gerekçe oluşturmayabilir. Sunulan belgeler usulüne uygun ve eksiksiz ise teklifin esasına dokunmayan bu durum cezalandırılmamalıdır.
Soru: Ticaret sicili gazetelerinde yer alan bilgiler ile ortaklık bilgileri belgesindeki bilgiler arasında uyuşmazlık olması halinde teklifin değerlendirilmesi nasıl yapılır?
Cevap: Öncelikle sunulan diğer belgeler ve meslek mensubunun tespiti esas alınır. Ticaret sicili gazetelerinde ilanı zorunlu olmayan vekaletname ile atanmış kişilerin belgelerde yer almayışı teklifin esasını değiştirmediği sürece teklifin reddini gerektirmez. Uyuşmazlık yalnızca vekil tayininde ise, teklifin esasına etkisi ölçülmeli, gereksiz elenme önlenmelidir.
Soru: İhale değerlendirmesinde müdür vekilinin atamasına ilişkin belgelerin bulunmaması teklifin elenmesine yol açar mı?
Cevap: Müdür vekilinin atamasını gösteren vekaletname ve imza beyannamesi teklif kapsamında sunuluyorsa bu, görevin belgelendiği anlamına gelir ve teklifin esasını değiştiren bir eksiklik olarak değerlendirilmez. Belgeler eksikse ve atama teyit edilemiyorsa ise durumun teklifin esasına etkisi incelenmelidir.
Soru: İdare tarafından tekliflerin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinin dayandığı belgelerin neler olduğu önem taşır mı?
Cevap: Evet, idarenin dayandığı belgeler (örn. ticaret sicili gazeteleri, meslek mensubu raporu) mevzuatta öngörülen belgelerle sınırlıdır. Bu belgelerle teyit edilemeyen hususlarda, eksikliğin teklifin esasını etkileyip etkilemediği değerlendirilmelidir. Yanlış veya eksik belgeyle değerlendirme dışı bırakma sıklıkla hukuka aykırılık sebebi olur.
Soru: Tekliflerle ilgili ortaklık ve yönetim bilgileri meslek mensubu tarafından hazırlanmışsa, idarenin ek belge talebi veya ilave teyit zorunluluğu söz konusu mudur?
Cevap: Meslek mensubu raporu usulüne uygun ve bütün zorunlu bilgileri içeriyorsa, idarenin aynı konuda yeni veya farklı resmi belgeler talep etmesi gerekmez. Meslek mensubu raporundaki bilgiler esas alınır; ek belgeler teklifin esasını değiştirmediği durumlarda teklifin reddi doğru olmayabilir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: Başvuru sahibinin ortaklık ve yönetimdeki görevler belgesinde müdür vekili olarak gösterilen kişinin ticaret sicili gazetelerinde yer almaması, teklifin değerlendirme dışı bırakılması için geçerli bir gerekçe olabilir mi?
Cevap: Hayır, vekaletname ile atanan müdür vekillerinin ticaret sicili gazetelerinde ilan edilme zorunluluğu bulunmadığından, bu kişinin bilgilerinin gazetelerde teyit edilememesi teklifin değerlendirme dışı bırakılması sebebi olamaz.
Soru: Başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata neden aykırıdır?
Cevap: Çünkü sunulan ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevler belgesi, meslek mensubu tarafından usulüne uygun hazırlanmış, ayrıca müdür vekili vekaletname ve imza beyannamesi teklif kapsamında bulunmuştur; dolayısıyla söz konusu eksiklik teklifin esasını değiştirecek nitelikte değildir ve bu nedenle değerlendirme dışı bırakma hukuka aykırıdır.
Soru: İdarenin teklif değerlendirme sürecinde müdür vekili bilgisi ile ilgili eksikliği gerekçe göstererek değerlendirme dışı bırakma yapması halinde, ne şekilde işlem yapılmalıdır?
Cevap: Bu durumda işlemler düzeltilmeli ve başvuru sahibinin teklifi yeniden mevzuata uygun biçimde değerlendirmeye alınmalıdır.
Soru: Müdür vekilinin vekaletname ve imza beyannamesinin teklif kapsamında sunulmuş olması teklifin değerlendirilmesine etkisi nedir?
Cevap: Bu belgelerin sunulmuş olması, müdür vekilinin görevlendirildiğinin kanıtı sayılır ve dolayısıyla teklifin esasını etkileyen bir eksiklik olmamıştır, bu nedenle teklif değerlendirme dışı bırakılmamalıdır.
Detaylı Analiz
Başvuru sahibi firmanın teklifi, yönetimdeki görevlilerden biri olarak belirtilen müdür vekilinin ticaret sicili gazetelerinde yer almaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmıştır. Uyuşmazlığın temelini, bu kişinin yetkilendirmesinin teklif kapsamında doğru şekilde sunulup sunulmadığı ve bu eksikliğin ihale değerlendirmesi açısından nasıl bir anlam taşıdığı oluşturmaktadır. İdare, teyit mekanizması olarak ticaret sicili gazetelerine atıf yapmış ve ilgili kişinin bu belgelerde gözükmemesini elenme nedeni olarak değerlendirmiştir. Başvuru sahibi ise sunulan belgelerin yeterli olduğunu ve bu eksikliğin teklifin esasını etkilemediğini ileri sürmüştür.
İtiraza konu değerlendirmede, özellikle iş deneyimi gibi esaslı unsurların dışında kalan belgelerdeki şekli doğrulamalar mercek altına alınmıştır. Müdür vekilinin ismi, “ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” belgesinde yer almakla birlikte, adı geçen kişi hakkında ticaret sicili gazetelerinde doğrudan bir bilgi bulunmamaktadır. Bununla birlikte, teklif kapsamında ilgili kişinin vekaletname ve imza beyannamesi yer almaktadır. Ayrıca sunulan belge, yasal düzenlemelere uygun biçimde bir meslek mensubunca hazırlanmış ve bu husus belgede açıkça belirtilmiştir. Bu noktada tartışma, bu eksikliğin teklifin teknik yeterliği ya da geçerliliği üzerinde esaslı bir etkisi olup olmadığına odaklanmıştır.
Kurul değerlendirmesinde “esaslı unsur” kavramı önemli bir yer tutmuştur. Müdür vekilinin, asıl ortak veya yönetici sıfatında olmayıp vekaletle görevlendirilmiş olması nedeniyle hakkında ilan zorunluluğu bulunmayan bir kişiye dair ticaret sicilinde bilgi aranmaktadır. Ancak bu kişi adına düzenlenen vekaletname teklifte yer almakta ve teklif mektubunu bu kişi imzalamaktadır. Bu durum, işlemin geçerliliğine halel getirmediği gibi, teklifin temel bileşenlerini etkileyen bir hata da teşkil etmemektedir. Dolayısıyla söz konusu eksiklik, şekli ve sınırlı nitelikte olup, teklifin esasını değiştirmeyen bir unsur olarak değerlendirilmiştir.
İnceleme kapsamında pilot ortağa ilişkin iş deneyimine dair özel bir değerlendirme yapılmamış, uyuşmazlık daha çok yönetimdeki kişisel temsil yetkisinin belgelendirilip belgelendirilmediği noktasında toplanmıştır. Bu anlamda pilot ortağın teknik ve mali yeterliğine ilişkin herhangi bir olumsuz kanaat bulunmamaktadır. Temsile yetkili kişinin belgelenme şekline dair bu tür bir uyuşmazlık, iş deneyimi gibi temel yeterliklerin değerlendirilmesinden ayrışarak, teklifin kabulü açısından şekli bir sorun olarak ele alınmıştır.
Sonuç olarak Kamu İhale Kurulu, vekaletname ile atanmış müdür vekilinin ticaret sicili gazetesinde yer almamasını teklifin reddi için yeterli görmemiştir. Meslek mensubu tarafından hazırlanmış raporun usule uygun olması, vekil adına vekaletname ve imza beyannamesinin sunulmuş olması, teklifin geçerliliğini sağlayıcı niteliktedir. Bu bağlamda Kurul, idarenin değerlendirme dışı bırakma kararını hatalı bulmuş ve işlemlerin düzeltilerek teklifin yeniden değerlendirilmesine hükmetmiştir. Bu karar, idarenin şekli eksiklikleri esaslı kabul etmekteki tutumunun hukuksal karşılığını sınırlı tuttuğu bir yaklaşımı yansıtmaktadır.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.