KÜNYE
- Toplantı No: 2017/006
- Gündem No: 106
- Karar Tarihi: 26.01.2017
- Karar No: 2017/UY.II-381
- Başvuru Sahibi: Fora Mühendislik Hizm. İnş. Tur. Tar. San. ve Tic. Ltd. Şti. - Efe Nur İnşaat Nak. Tur. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı
- İhaleyi Yapan İdare: Karayolları Genel Müdürlüğü Antalya 13. Bölge Müdürlüğü
- İKN: 2016/401403
- İhale Adı: Antalya - Burdur Devlet Yolu, Bucak Şehiriçi Geçişi, Sanayi Kavşağı ve Kocaaliler Kavşağı Yapım İşi
Özet
İş deneyim belgelerinin fotokopi sunulması değerlendirme dışı bırakma gerekçesi olamaz
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, iş deneyim belgesine ek olarak sunduğu hakediş raporu ve icmalinin fotokopi olmasının teklifinin değerlendirme dışı bırakılması için mevzuata uygun bir gerekçe olmadığını, bu belgelerin ihale dokümanında zorunlu olarak aslı veya noter onaylı suretinin istenmediğini, bilgi eksikliği varsa tamamlatılması gerektiğini iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
İhale dokümanında iş deneyim belgesine ek olarak hakediş raporu ve icmalinin aslı veya noter onaylı suretinin sunulması zorunluluğu bulunmamaktadır. Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 31. maddesine göre idare, belgelerde bilgi eksikliği varsa istekliden tamamlatılmasını talep edebilir. İhale komisyonunun 50. maddesi uyarınca iş deneyim belgelerinde tereddüt duyulan hususlarda inceleme yapma yetkisi vardır. Başvuru sahibinin fotokopi olarak sunduğu belgelerin eksikliği halinde idarenin bu eksikliği tamamlatması gerekir. Bu nedenle fotokopi sunulması sebebiyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması yerinde değildir.
İdare Görüşü
İdare, iş deneyim belgesi ekindeki hakediş raporu ve icmalinin fotokopi olduğunu belirterek bu belgelerin geçersiz olduğunu ve bu nedenle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığını belirtmiştir.
Genel Soru–Cevap
Soru: İş deneyim belgesine ek olarak sunulan hakediş raporu ve icmallerin sadece fotokopi olması, teklifin değerlendirme dışı bırakılması için tek başına geçerli bir sebep sayılır mı?
Cevap: Sunulan hakediş raporu ve icmallerin fotokopi olması, ihale dokümanında aksi belirtilmedikçe teklifin değerlendirme dışı bırakılması için yeterli değildir. İdare, bu tür belgelerde bilgi eksikliği veya tereddüt tespit ederse, istekliden belgeye ilişkin doğrulamaların veya tamamlayıcı bilgilerin sunulmasını talep etmelidir. Böylelikle, doğrudan elenme yerine eksiklik giderilmek üzere süreç işletilir.
Soru: İhale komisyonu, iş deneyim belgelerindeki tereddütlere karşı nasıl bir yol izlemelidir?
Cevap: İhale komisyonu, iş deneyim belgelerinde şüphe duyduğu veya eksik bilgi gördüğü durumlarda doğrudan değerlendirme dışı bırakma yoluna gitmek yerine inceleme ve belge tamamlama isteğinde bulunmalıdır. Bu yaklaşım, özellikle fotokopi belgelerin doğruluğundan şüphe edilmesi halinde, belge tamamlama veya ek açıklama talep ederek idarenin yetkisi kapsamındadır.
Soru: İhale dokümanında iş deneyim belgesi eklerinde asıl veya noter onaylı suret sunma zorunluluğu öngörülmemişse, fotokopi sunulduğunda idarenin konumu ne olur?
Cevap: İhale dokümanında belgelerin aslı veya noter onaylı sureti zorunlu kılınmamışsa, fotokopinin sunulması teklifin değerlendirme dışı bırakılmasını gerektirmez. İdare, fotokopilerin doğruluğundan veya eksikliğinden tereddüt duyarsa, mevzuat gereği belge tamamlama hakkını kullanabilir; doğrudan elenme uygulaması doğru değildir.
Soru: İş deneyim belgelerinde yer alan ek belgelerin içeriği veya türü ile ilgili tereddütler varsa, idare hangi uygulamayı yapmalıdır?
Cevap: İdare, iş deneyim belgelerine eklenen hakediş raporu, icmal gibi belgelerde bilgi eksikliği ya da doğruluk konusunda kuşku duyarsa başvurandan bu eksikliğin giderilmesini talep edebilir. Doğrudan teklifin değerlendirme dışı bırakılması yerine eksiklik tamamlatılarak değerlendirme süreci devam ettirilmelidir.
Soru: Başvuru sahiplerinin sunduğu belgelerde kimi durumlarda yapılan kayıt hataları, teklifin elenmesine yol açar mı?
Cevap: Başvuru sahipleri tarafından sunulan belgelerde, örneğin ortaklık durum belgesinde gerçek kişi yerine tüzel kişinin yazılması gibi bilgi hataları, başvurunun olumsuz değerlendirilmesine neden olabilir. Bu tür hatalar belgenin doğruluğunu doğrudan etkiliyorsa, teklifin değerlendirme dışı bırakılması yerinde kabul edilir. Ancak her durumda belge içeriği ile ilgili somut doğrulama yapılması önemlidir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: Başvuru sahibinin iş deneyim belgesine ek olarak sunduğu hakediş raporu ve icmalinin fotokopi olması teklifinin değerlendirme dışı bırakılması için yeterli bir gerekçe midir?
Cevap: Hayır, fotokopi olarak sunulan hakediş raporu ve icmalinin iş deneyim belgesine eklenmiş olması teklifin değerlendirme dışı bırakılması için yeterli bir gerekçe değildir. İhale dokümanında bu belgelerin aslı veya noter onaylı suretinin sunulması zorunlu değildir ve idare, eksik bilgi varsa başvuru sahibinden tamamlatılması talebinde bulunmalıdır.
Soru: İdarenin iş deneyim belgesine ek olarak sunulan fotokopi hakediş raporu ve icmali nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin işlemi ne şekilde değerlendirilmiştir?
Cevap: İdarenin başvuru sahibinin fotokopi olarak sunduğu hakediş raporu ve icmalinin geçersiz olduğu gerekçesiyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata aykırı bulunmuştur. İdare bu durumda belgenin doğruluğu veya tamlığı hususunda şüpheye düşerse, bilgi eksikliği olarak değerlendirip başvurandan tamamlatmak durumundadır.
Soru: Ortaklık durum belgesinde gerçek kişi yerine tüzel kişi yazılması sonucu teklifin akıbeti ne olmuştur?
Cevap: Ortaklık durum belgesinde gerçek kişi yerine tüzel kişi yazılması nedeniyle ilgili teklifin değerlendirme dışı bırakılması yerinde bulunmuştur. Bu hata başvuru sahibinin lehine olmayan kabul edilmiş ve itirazen şikâyet başvurusu bu husus nedeniyle reddedilmiştir.
Soru: İdare, iş deneyim belgelerine ilişkin tereddüt duyduğu hususlarda hangi yetkiye sahiptir?
Cevap: İdare, iş deneyim belgelerinde tereddüt duyduğu hususlarda inceleme yapma ve belgedeki eksiklik veya şüpheli durumları başvurandan tamamlatma yetkisine sahiptir. Bu yetki çerçevesinde eksik belgeleri nedeniyle teklifin doğrudan değerlendirme dışı bırakılması yerine tamamlatılması gerekir.
Detaylı Analiz
İlgili vakada ortaya çıkan uyuşmazlık, ihale sürecine sunulan iş deneyim belgesine ek hakediş raporu ve icmal belgelerinin sadece fotokopi olarak sunulması nedeniyle teklifin geçerli kabul edilip edilmeyeceği üzerine yoğunlaşmaktadır. Başvuru sahibi, söz konusu belgelerin aslı ya da noter onaylı sureti hâlinde sunulmasının ihale dokümanında şart koşulmadığını belirterek, yalnızca fotokopi sunulmasının teklifin değerlendirme dışı bırakılması için yeterli olmadığını savunmuş; eksiklik varsa idarece tamamlattırılması gerektiğini ileri sürmüştür. Buna karşılık idare, fotokopi olarak sunulan belgelerin geçersiz olduğunu değerlendirerek başvurucunun teklifini doğrudan değerlendirme dışı bırakmıştır.
İhale sürecinde tartışma konusu olan belgeler, iş deneyim belgesine eklenmiş hakediş raporu ve icmal niteliğindeki evraklardır. Bu belgelerin, dokümanda belirtilen şekilde asıl veya noter onaylı suret olarak sunulması yönünde bir zorunluluk getirilmediği tespit edilmiştir. Buna rağmen, sunulan belgelerin sadece fotokopi olması sebebiyle teklifin geçersiz sayılması hukuken uygun görülmemiştir. Başvuru sahibinin sunduğu belgelerde eksiklik veya şekil yönünden uygunsuzluk bulunması hâlinde, idarenin bu belgeleri doğrulama veya tamamlatma yoluna gitmesi gerektiği değerlendirilmiştir. Bu çerçevede, belgelerin fotokopi olması doğrudan değerlendirme dışı bırakma gerekçesi olarak kabul edilmemiştir.
Vaka kapsamında asıl tartışma konusu, başvuru sahibinin sunduğu belgelerin ihale şartlarına uygunluğuna dair bir şekil meselesi üzerinden değerlendirilmiş; belgelerin esasına yönelik bir içerik tartışması yapılmamıştır. Diğer bir deyişle, sunulan belgelerde yer verilen bilgilerin geçerliliği ya da gerçeği yansıtıp yansıtmadığı yönünde bir denetim yapılmamış; bunun yerine sadece sunum şekli (fotokopi) konusu ele alınmıştır. Bu durumda idarenin esaslı olmayan bu unsur üzerinden teklif geçersizliği sonucu çıkarması, belge tamamlama yükümlülüğü bakımından yetersiz görülmüştür.
Bahse konu belgelerin sunulma şekli nedeniyle gündeme gelen değerlendirme dışı bırakma işlemi dışında, başvurucunun teklifinin elenmesine yol açan bir başka gerekçe daha yer almıştır. Ortaklık durum belgesinde gerçek kişi yerine tüzel kişi bilgisinin yazılması, belge içeriğini doğrudan etkileyen ve doğru bilgiye ulaşmayı engelleyen bir hata olarak değerlendirilmiştir. Bu hata, fotokopiden kaynaklanan şekli eksiklikten farklı olarak, belge niteliği açısından içerik bakımından sorun teşkil etmiştir. Bu nedenle teklifin bu sebeple değerlendirme dışı bırakılması uygun bulunmuştur.
Yukarıda ortaya konulan değerlendirmeler ışığında Kurul, iş deneyim belgesine ekli belgelerdeki şekli eksikliklerin teklifin doğrudan değerlendirme dışı bırakılması sonucunu doğurmayacağına kanaat getirmiştir. Bu bağlamda, bilgi eksikliği kapsamında yorumlanması gereken belgelerin tamamlatılması gerektiği, doğrudan elenme uygulamasının mevzuata aykırı olduğu tespit edilmiştir. Öte yandan ortaklık durum belgesindeki içeriksel hata nedeniyle teklifin geçersiz sayılması ise hukuka uygun bulunmuş ve başvuru bu gerekçeyle reddedilmiştir. Bu çerçevede, başvurunun şekli belgeler yönünden haklı, ancak maddi hata içeren belge yönünden haksız olduğu sonucuna ulaşılmıştır.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.