KÜNYE
- Toplantı No: 2019/032
- Gündem No: 42
- Karar Tarihi: 03.07.2019
- Karar No: 2019/UY.II-773
- Başvuru Sahibi: Kızıldağlar İnşaat Petrol Turizm Madencilik Emlak Gıda San. Tic. Ltd. Şti. - Çakıryol İnşaat Nakliyat Harf. Mad. Eml. Gıda San. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı
- İhaleyi Yapan İdare: Karayolları 13.Bölge Müdürlüğü
- İKN: 2019/157121
- İhale Adı: Gündoğmuş-Köprülü Yolu Km: 36+000 - 66+000 Arası Muhtelif Kesimlerde Toprak İşleri, Sanat Yapıları ve Üstyapı İşleri
Özet
İş deneyim belgelerinin sunuluş şekli uygun bulunmadığı iddiası yerinde, makine teçhizat tevsikinde faturanın geçerli olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakma usulüne uygun bulundu
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, iş deneyim belgelerinin noter onayı aranmadan kabul edilmesi ve makine teçhizat tevsikinde faturanın da geçerli sayılması gerektiğini iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
İş deneyim belgelerinin sunuluş şekli ile ilgili olarak Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 31. maddesi uyarınca belgelerin aslı veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerinin istenebileceği, ancak idarenin belgeyi düzenleyen kurumlardan talep edebileceği, dolayısıyla noter onayı şartının zorunlu olmadığı tespit edilmiştir. Makine ve teçhizat tevsikinde ise İdari Şartname ve Yönetmelik hükümleri gereği SMMM tespit raporu yanında ruhsat, demirbaş veya amortisman defterine kayıtlı olduğuna dair belgelerin sunulması gerektiği, faturanın ise tevsik yöntemi olmadığı belirlenmiştir.
Genel Soru–Cevap
Soru: İş deneyim belgesinin sunuluşunda noter onayı aranmasının uygulanmasında hangi hususlara dikkat edilmelidir?
Cevap: İş deneyim belgelerinin sunuluşunda noter onayı zorunlu değildir; idare tarafından belgenin aslı ya da aslına uygunluğu, belgeyi düzenleyen kurumdan doğrudan ya da talep üzerine doğrulanabilir. Bu sebeple, sadece noter onaylı olması gerektiği yönündeki bir uygulama söz konusu ise, bu durum mevzuata aykırı olabilir. İdarelerin belge doğruluğunu teyit etme yöntemlerinde esneklik tanınmakla beraber, noter onayının aranması “kural” olmamalıdır.
Soru: Makine ve teçhizat tevsikinde fatura kullanılabilir mi, neden veya neden olamaz?
Cevap: Fatura, makine ve teçhizatın tevsiki için geçerli bir belge sayılmaz çünkü faturada cihazın hâlihazırda idareye tahsisli veya kullanılır durumda olduğuna dair bilgi bulunmaz. Yasal düzenlemeler, makine ve teçhizat tevsiki için SMMM keşif raporu, ruhsat, demirbaş ya da amortisman defteri kayıtlarının sunulmasını öngörür; bunlar üzerinden malın idare envanterinde olduğunun somut olarak gösterilmesi beklenir. Dolayısıyla sadece faturaya dayanmak usul ve mevzuata uygun değildir.
Soru: İş deneyim belgesinin doğruluğu idarece hangi yöntemlerle tespit edilebilir, bu yöntemlerde idarenin takdiri nasıl sınırlandırılır?
Cevap: İdare, iş deneyim belgesinin doğruluğunu belgenin düzenleyicisi kurumdan resen ya da isteklinin talebi üzerine doğrudan doğrulayabilir; ayrıca belge aslının ya da aslına uygun suretinin sunulmasını talep edebilir. Bu aşamada idare, belgeye ilişkin aşırı katı ya da sübjektif uygulamalardan kaçınmalı, sadece meşru ve objektif doğrulama yöntemlerini benimsemelidir. Noter onayı talebi zorunlu olmamakla birlikte belge doğrulama prosedürleri gerektiği biçimde işletilmelidir.
Soru: İhalenin makine-teçhizat kriteri açısından başvuru sahibinden hangi belgeler istenebilir ve bunların dışındaki belgeler geçerli sayılır mı?
Cevap: Makine ve teçhizat tevsiki için tipik olarak SMMM tarafından düzenlenen tespit raporu, ilgili makinelerin ruhsatı, demirbaş veya amortisman defterine kayıtlarının resmi suretleri talep edilebilir. Bu belgeler, makinenin idareye ait ve kullanılabilir durumda olduğunu ortaya koyar. Bunların dışında, örneğin sadece fatura gibi malın daha önce satın alındığını gösteren belgeler tek başına geçerlilik kazanmaz; bu tür belgelerin tek başına kabul edilmesi hataya sebep olur.
Soru: İş deneyim belgesinin noter onaylı olmaması sebebiyle teklifin veya başvurunun değerlendirme dışı bırakılması hukuken hangi durumlarda mümkün olabilir?
Cevap: İş deneyim belgesinin noter onaylı olmaması tek başına teklifin veya başvurunun elenme nedeni olmamalıdır. Ancak, belge ibraz edilmemiş, tamamen süresi geçmiş veya gerçeğe aykırı olduğuna dair somut emareler varsa ve bu durum idarece resen veya ilgili kurum aracılığıyla tespit edilirse değerlendirme dışı bırakma mümkün olabilir. Noter onayının yokluğu, belgenin doğruluğu yerine geçmeyeceğinden, sadece noter onayı aranarak reddetmek mevzuata ve usule aykırıdır.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İş deneyim belgelerinin noter onaylı olmaması halinde başvuru sahibinin bu belgeleri sunması mevzuata uygun mudur?
Cevap: Evet, başvuru sahibinin iş deneyim belgelerini noter onayı olmadan sunması mevzuata uygundur çünkü idare, belgeleri düzenleyen kurumlardan aslı ya da aslına uygunluğunu talep edebilir ve noter onayı şartı zorunlu değildir. Bu nedenle iş deneyim belgelerinin noter onaylı olmaması nedeniyle reddi işlemi hukuka aykırıdır.
Soru: Başvuru sahibinin kendi malı olan makine ve teçhizatın tevsiki için sadece fatura sunması yeterli midir?
Cevap: Hayır, makine ve teçhizatın tevsiki için sadece fatura sunulması yeterli olmayıp, SMMM tespit raporu ile ruhsat veya demirbaş/amortisman defteri kayıtlarının da sunulması şarttır. Bu nedenle faturanın geçerli bir tevsik yöntemi olmadığı kabul edilmiş ve başvuru sahibinin bu yöndeki itirazı reddedilmiştir.
Soru: İdare, iş deneyim belgelerinin doğruluğunu nasıl teyit edebilir, noter onayı zorunlu mu?
Cevap: İdare, iş deneyim belgelerinin doğruluğunu belgenin verildiği kurumlardan resen ya da talep üzerine doğrulama yoluyla teyit edebilir; noter onayı ise zorunlu değildir ve belgenin doğruluğunu sağlamaya yönelik bu yöntemle yer değiştirir.
Soru: Başvuru sahibinin makine ve teçhizat tevsikinde itirazının reddedilmesi hangi gerekçe ile sağlanmıştır?
Cevap: İtirazın reddedilme gerekçesi, idari şartname ve mevzuat hükümlerine göre makine ve teçhizatın tevsikinde fatura belgesinin geçerli olmadığı, bunun yerine SMMM tespit raporu ve ruhsat ya da demirbaş/amortisman kayıtlarına ilişkin belgelerin sunulmasının gerektiğidir.
Detaylı Analiz
İhale sürecine konu olayda başvuru sahibi, sunduğu iş deneyim belgelerinin noter onaylı olmaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığını belirtmiş; ayrıca makine ve teçhizatın kendi malı olduğunu fatura sunarak tevsik etmeye çalışsa da bu belgenin idare tarafından yeterli görülmemesi üzerine her iki hususta da itirazda bulunmuştur. Bu itirazlar, hem belge sunma usulü hem de tevsik yeterliliği yönünden kamu ihale uygulamalarındaki yorum farklılıklarını ortaya koymuş, uyuşmazlık bu iki teknik mesele etrafında somutlaşmıştır.
Başvuru sahibinin sunduğu iş deneyim belgelerinin noter onaylı olmaması, esasen belgenin yokluğu ya da geçersizliği anlamına gelmemektedir. Kurul tarafından yapılan değerlendirmede, iş deneyim belgelerinin aslına uygunluğunun yalnızca noter onayıyla sağlanması gibi bir zorunluluğun olmadığı, idarenin belgelerin düzenleyici kurumdan doğrudan temin etmek ya da doğruluğunu teyit ettirmek yoluyla gerekli güveni sağlayabileceği ifade edilmiştir. Bu nedenle belgenin sunulma şekli, tek başına evrakın reddedilmesini ya da geçersiz sayılmasını gerektirecek nitelikte görülmemiştir.
İş deneyim belgelerinde esaslı unsur, belge kapsamındaki işin türü, büyüklüğü ve teknik uygunluğudur. Vakada belge sunma şekli üzerinden yapılan değerlendirme, bu esaslı unsuru etkilemediği için şekli eksiklik olarak görülmemiştir. Dolayısıyla noter onayı bulunmaması, işin benzer işe uygunluğu ve yeterlilik kriteri yönünden bir eksikliğe yol açmadığından, bu yönüyle başvuru lehine değerlendirme yapılmıştır. Esaslı unsurdan sapma olmadığı sürece belge sunuş şekline ilişkin katı uygulamalardan kaçınılması gerektiği bu kararla da desteklenmiştir.
Pilot ortağın iş deneyimi bakımından idare tarafından herhangi bir teknik yetersizlik vurgusu yapılmadığı gibi, belgelerdeki içerik anlamında bir uyuşmazlığa da rastlanmamıştır. Tartışma yalnızca belgelerin sunuluş şekliyle sınırlı kalmış, pilot ortağın yeterlilik göstergesi olan belgelerin noter onaysız oluşu, idare tarafından yeterli görülememiştir. Ancak Kurul değerlendirmesi, işin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğine dair esas unsurun belgelerle ispatlanabilir olması koşuluyla, şekli eksikliklerin giderilebilir ya da telafi edilebilir olduğunu ortaya koymuştur.
Sonuç olarak Kurul, iş deneyim belgeleri yönünden başvurucunun lehine bir sonuca ulaşırken, makine ve teçhizat tevsiki açısından faturanın yetersiz olduğunu ve şartnamede öngörülen SMMM raporu ve eşdeğer kabul edilen belgelerin sunulmamış olmasının değerlendirilebilirliği ortadan kaldırdığını belirtmiştir. Bu bağlamda başvurunun bir kısmı yerinde bulunmuş, diğer kısmı ise tevsik yönteminin usulüne uygun olmaması nedeniyle reddedilmiştir. Kurul’un kararı, belgenin içeriği ile biçimi arasında denge kurularak, tekliflerin şekilcilik uğruna değerlendirme dışı bırakılmaması gerektiği yönündeki yaklaşımı yansıtmaktadır.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.