KÜNYE
- Toplantı No: 2020/003
- Gündem No: 77
- Karar Tarihi: 23.01.2020
- Karar No: 2020/UY.II-189
- Başvuru Sahibi: Şerifoğulları Gıda Turizm İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. - Kapçanoğlu Taşımacılık Tic. ve San. Ltd. Şti. İş Ortaklığı
- İhaleyi Yapan İdare: Eyyübiye Belediye Başkanlığı
- İKN: 2019/574019
- İhale Adı: Eyyübiye İlçesi Yardımcı, Atlı Konak ve Kırsal Mahallelerine İdare Malı Kilitli Parke Taşı Yapım İşi
Özet
İdarenin EKAP üzerinden sorgulanabilen belgeleri istemesi ve mevzuata aykırı yazı gönderilmesi nedeniyle ihale işlemlerinin yenilenmesi kararı
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, istenen belgelerin mesai saatinde geç teslim edildiği, idarenin talep ettiği belgelerin bir kısmının EKAP üzerinden sorgulanabilir olduğu ve İdari Şartname’de bulunmayan maddelere dayanılarak belge talebinde bulunulduğu iddiasıyla itirazen şikâyet başvurusunda bulunmuştur.
Kurul Değerlendirmesi
Kurul, ihale konusu işin yapım işi olduğunu ve e-teklif usulüyle gerçekleştirildiğini, EKAP üzerinden sorgulanabilen belgelerin idarece talep edilmesinin mevzuata aykırı olduğunu tespit etmiştir. İdari Şartname’de bulunmayan 7.10 ve 7.11 maddelerine dayanılarak yazı gönderilmesi ve sorgulanabilir belgelerin talep edilmesi isteklilerde tereddüt oluşturmuştur. Bu nedenle, idarenin EKAP veya diğer kamu kurumları internet sayfalarından sorgulanabilen belgeler için ayrı bir yazı göndererek makul süre tanıması gerektiği değerlendirilmiştir.
İdare Görüşü
İdare, başvuru sahibinin belge sunma süresini aşması nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakıldığını ve ihalenin başka bir istekli üzerinde bırakıldığını bildirmiştir.
Genel Soru–Cevap
Soru: EKAP veya diğer kamu kurumlarının internet sayfalarından sorgulanabilen belgelerin doğrudan istenmesi ihale sürecinde ne gibi sorunlara yol açabilir?
Cevap: EKAP ve diğer kamu kurumlarının resmi internet sayfalarından doğrudan sorgulanabilen belgelerin ayrıca yazılı olarak istenmesi, isteklilerde belge sunum süresi, belgenin güncelliği ve talep şekli konusunda tereddütler doğurabilir. Bu durum, belgelerin usulüne uygun olarak zamanında sunulmaması sonucunda tekliflerin haksız biçimde değerlendirme dışı bırakılmasına veya ihalenin iptaliyle sonuçlanabilecek hukuki ihtilaflara neden olabilir.
Soru: İdarelerin ihale kapsamında talep edebileceği belgelerin dayanağını İdari Şartname’de açıkça belirtmemesi ne tür sorunlara neden olur?
Cevap: İdari Şartname’de talep edilecek belgelerin hukuki dayanağının açıkça belirtilmemesi, idarenin dayanağı olmayan maddelere atıfta bulunarak belge istemesine ve isteklilerde sürecin meşruiyeti hakkında şüphe yaratmasına yol açabilir. Bu durum, isteklilerin taleplere nasıl cevap verecekleri konusunda tereddüt yaşamasına neden olup, ihale sürecinin iptaline veya işlem eksikliğine sebep olabilir.
Soru: İdare tarafından sorgulanabilir belgeler için ayrıca yazılı talepte bulunulması gerekli midir, gerekiyorsa bu yazılı talep nasıl şekillenmelidir?
Cevap: Sorgulanabilir belgeler için idarenin ayrıca yazılı talepte bulunması, isteklilere makul süre tanıması ve sürecin şeffaf yürütülmesi açısından önemlidir. Talepte, belgenin hangi kapsamda istendiği, sunma süresi ve usulü açıkça belirtilmeli; böylece istekli taraf belge sunumu konusunda haklı tereddüt içerisine girmemelidir.
Soru: Tekliflerin değerlendirilmesinde belgelerin sunulma süresinin aşılması durumunda idarenin davranış sınırı nedir?
Cevap: Tekliflerin değerlendirilmesinde, idarenin belge sunma süresinin aşılması halinde teklifleri değerlendirme dışı bırakması mümkün olmakla birlikte, belge talebinin mevzuata uygun olmaması veya isteklilerde haklı tereddüt yaratması halinde süresi dolan belgelerin tamamlanamaması idari hataya işaret edebilir. Bu durumda kamu ihale kurulu veya yargı makamları, ihalenin iptali veya işlemlerin yenilenmesi yönünde karar verebilir.
Soru: İdarenin mevzuata aykırı belge talepleri sonrasında ihale işlemlerinin yenilenmesi hangi gerekçelere dayanabilir?
Cevap: İdarenin mevzuatta açıkça desteklenmeyen, sorgulanabilir belgeleri ayrı ayrı ve dayanağı olmayan şartname maddelerine istinaden istemesi, isteklilerde hukuki belirsizlik yaratabilir. Bu nedenle ihale sürecinin şeffaflığını ve eşitliği sağlaması adına ihalenin yenilenmesi kararı uygun görülür. Böylece tüm isteklilere eşit işlem yapılması ve mevzuata uyum güvence altına alınır.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İdarenin, EKAP veya diğer kamu kurumlarının internet sayfalarından sorgulanabilen belgeleri ihalede ayrıca talep etmesi ne şekilde bir hukuki hata teşkil etmiştir?
Cevap: İdarenin EKAP veya diğer kamu kurumları internet sayfalarından sorgulanabilen belgeleri ayrıca istemesi, ihalede sunulması zorunlu olan belgelerin sorgulanabilir olanlarının talep edilmesi hususunda mevzuata aykırılık oluşturmuştur. Bu uygulama, ihale sürecinde isteklilerde belirsizlik ve tereddüt yaratmış, dolayısıyla usulüne uygun belge sunma sürecinin işlememesine neden olmuştur.
Soru: İdarenin, belgeleri talep etmek için dayanak olarak gösterdiği İdari Şartname’de yer almayan maddelere atıfta bulunmasının sonucu ne olmuştur?
Cevap: İdarenin olmayan şartname maddelerine dayanarak belge talebinde bulunması, usul yönünden hatalı bulunmuş, bu durum başvuru sahibinde işlem sürecinin mevzuata uygun gerçekleştirildiği konusunda tereddüt doğurmuştur. Kurul bu nedenle idarenin yazısının hukuka aykırı olduğuna karar vermiştir.
Soru: Başvuru sahibinin belge sunma süresi içinde belge teslim etmemesi nedeniyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması kararı bu vakada nasıl değerlendirilmiştir?
Cevap: Kurul, idarenin belge talebinde bulunduğu yazının mevzuata aykırı ve isteklerde tereddüt yaratan nitelikte olduğunu tespit etmiş, dolayısıyla başvuru sahibinin süresinde belge sunamamış olmasının idari hatadan kaynaklandığını kabul etmiştir. Bu nedenle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması kararı hukuki dayanaktan yoksun bulunmuştur.
Soru: Bu vaka sonucunda Kurul hangi işlem ve kararları almıştır?
Cevap: Kurul, idarenin mevzuata aykırı belge talebinde bulunmasının isteklilerde tereddüt oluşturduğunu belirterek, gönderilen yazının yenilenmesine ve ihale işlemlerinin mevzuata uygun şekilde yeniden yapılmasına karar vermiştir. Böylece ihale sürecinin şeffaf ve yasal çerçevede yürütülmesi sağlanmıştır.
Detaylı Analiz
İhale sürecinde ortaya çıkan uyuşmazlık, idarenin, EKAP veya diğer kamu kurumlarının sistemleri aracılığıyla sorgulanabilir nitelikteki bazı belgeleri ayrıca yazılı şekilde istemesi ve bu belge talebini, İdari Şartname’de bulunmayan maddelere dayandırarak yapması üzerine şekillenmiştir. Başvuru sahibi, kendisinden istenen belgelerin bir kısmının zaten elektronik platformlar üzerinden erişilebilir olduğunu, bu belgeleri istenen sürede sunmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının ise dayanağı olmayan işlemlere dayandığını ileri sürerek şikâyet başvurusunda bulunmuştur.
Bu çerçevede, özellikle iş deneyim belgesi gibi ihale yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin, idarece nasıl ve hangi düzeyde talep edildiği önem kazanmıştır. İhale sürecinin e-teklif usulüyle gerçekleştiriliyor olması, idarenin dış kaynaklardan erişilebilir belgeler için ayrıca belge talep etmesi uygulamasını tartışmalı hale getirmiştir. Kurulun değerlendirmesinde, bu tür sorgulanabilir belgeler için yazılı bir talepte bulunulmasının başlı başına ihlal oluşturmadığı, ancak böyle bir talebin nasıl yapıldığı, belgeler için tanınan sürenin açık olup olmadığı ve en önemlisi tüm sürecin İdari Şartname ile uyumlu yürütülüp yürütülmediğinin belirleyici olduğu vurgulanmıştır. Bu noktada, idarenin belge isteme yönteminin ve süresinin mevzuata uygun biçimde kurgulanmadığı tespiti yapılmıştır.
Kurul, bu vakada esaslı unsur kavramını, isteklilerin teklif değerlendirme sürecine güvenle katılmalarını sağlayan kurallara olan uyum çerçevesinde değerlendirmiştir. Sorgulanabilir nitelikteki belgeler için belirsiz biçimde yazı gönderilmesi, dayanağı olmayan şartname maddelerine atıf yapılması ve makul süre kriterinin net şekilde ortaya konmaması, başvuru sahibi açısından ciddi bir belirsizlik doğurmuştur. Bu durum yalnızca şekli bir usulsüzlük olarak değil, ihalenin temel ilkelerinden olan açıklık ve öngörülebilirlik ilkelerini zedeleyen esaslı bir sorun olarak ele alınmıştır.
Kararda, söz konusu ihaleye katılan ortak girişimin pilot ortağının iş deneyimine ilişkin özel bir ihtilaf yer almamaktadır. Ancak ihale, iş deneyimini de içeren yapım işi olduğu için, bu tür belgelerin değerlendirilme usulü sürecin bütünlüğü açısından önemli görülmüştür. Kurul, sunulması istenen belgeler arasında sorgulanabilir olanların bulunduğunu ve bu nedenle söz konusu belgelerin ayrıca sunulmasının istenmesinin pilot veya diğer ortakların belge yeterliğinden bağımsız olarak teknik bir sakınca yarattığını değerlendirmiştir.
Sonuç olarak Kamu İhale Kurulu, idarenin sorgulanabilir belgeler için İdari Şartname’de yer almayan maddelere dayanarak yazı göndermesinin ve bu yazı kapsamında isteklilere belirsiz bir süre tanımasının mevzuata aykırı olduğunu tespit etmiştir. Bu yaklaşımın isteklilerde haklı tereddüt yarattığı, usulüne uygun belge sunma yükümlülüğünün sağlıklı biçimde yerine getirilememesine sebep olduğu kanaatine varılmıştır. Bu nedenle Kurul, idarenin belge talebine ilişkin yazısının yenilenmesine ve ihale işlemlerinin hukuki çerçevede yeniden yürütülmesine karar vermiştir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.