KÜNYE
- Toplantı No: 2022/048
- Gündem No: 49
- Karar Tarihi: 19.10.2022
- Karar No: 2022/UY.I-1302
- Başvuru Sahibi: Yakar Gal. Met. Yol. İnş. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.
- İhaleyi Yapan İdare: Karayolları 5. Bölge Müdürlüğü
- İKN: 2022/651724
- İhale Adı: Karayolları 5 Bölge Müdürlüğü Mersin, Adana Otoyol Bakım İşletme Şeflikleri Sorumluluk Ağındaki Otoyollarında, Bağlantı Yollarında ve Muhtelif Kesimlerdeki Hasarlı Otokorkulukların Bakım ve Onarımı Yapılması
Özet
Aşırı düşük teklif açıklamasında imza sirkülerinin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmasının mevzuata aykırı olması nedeniyle teklifin değerlendirmeye alınması gerektiği kararı
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan imza sirkülerinin belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlara uygun sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğunu, bu şartların yalnızca teklif dosyası kapsamında sunulan belgelerde aranması gerektiğini ve sunulan belgelerin uygun kabul edilmesi gerektiğini iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Kurul, İdari Şartname’nin aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin düzenlemelerinin, yeterlik belgelerinin sunuluş şekli şartlarını aşırı düşük teklif açıklamasına doğrudan uygulamadığını, ayrıca Kamu İhale Genel Tebliği uyarınca aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan Satış Tutarı Tespit Tutanağı ekindeki imza sirkülerinin aslının veya suretinin sunulmasının yeterli olduğunu, bu nedenle söz konusu belgeler için sunuluş şekli şartı aranmasının mevzuata aykırı olduğunu tespit etmiştir.
İdare Görüşü
İdare, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan imza sirkülerinin ‘ibraz edilenin aynıdır’ ifadesi taşıması nedeniyle İdari Şartname’nin belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlarına aykırı olduğunu ve bu nedenle açıklamanın uygun bulunmadığını belirtmiştir.
Genel Soru–Cevap
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgelerin orijinalliği veya suret olarak sunuluşu konusunda idare hangi ölçütlere göre değerlendirme yapmalıdır?
Cevap: Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan belgeler, genellikle orijinal veya noter onaylı suret olarak kabul edilir. Ancak idare, belgelerin sunuluş şekli bakımından teklif dosyasındaki sıkı formalist kuralları doğrudan aşırı düşük teklif açıklamasına uygulamamalıdır. Kamu İhale Genel Tebliği hükümleri uyarınca, bu belgelerin aslının ya da suretinin sunulması yeterlidir; belge üzerinde “ibraz edilenin aynıdır” gibi ifadelerin bulunması tek başına belgenin geçersiz sayılması için yeterli neden değildir.
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgelerde eksik imza veya farklı format gibi delillerle karşılaşıldığında idarenin yaklaşımı nasıl olmalıdır?
Cevap: İdareler, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan belgelerde format ya da imzalar açısından teklif dosyasındaki gibi katı biçim şartları aramaktan kaçınmalıdır. Bu belgelerde bulunan küçük şekil farklılıkları veya eksikliklerin açıklama içeriğinin güvenilirliği ve doğruluğu üzerinde etkisi olmadıkça, belgelerin değerlendirme dışı bırakılması hatalı olur. Bu nedenle, belgenin içeriğine odaklanarak, açıklamanın gerçekliği ve tutarlılığı esas alınmalıdır.
Soru: İdari Şartname’de yer alan yeterlik belgelerinin sunuluş şekli hükümleri aşırı düşük teklif açıklamasına aynen uygulanabilir mi?
Cevap: Genellikle hayır. Yeterlik belgeleri için öngörülen sunuş şekli kuralları aşırı düşük teklif açıklamasına doğrudan uygulanmaz. Kurullar, aşırı düşük teklif açıklamasının ayrı bir prosedür olduğunu ve belgelerin sunuluşunda teklif dosyasındaki koşulların zorunlu kılınmasının mevzuata aykırı olabileceğini belirtmiştir. Bu nedenle aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan belgeler için esnek ve mevzuata uygun değerlendirme yapılmalıdır.
Soru: İdare aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin belgelerin sunuluş şekli nedeniyle yaptığı red kararında hangi temel hataya düşmektedir?
Cevap: İdare, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgelerin teklif dosyasında aranılan sunuluş şekline uymaması sebebiyle değerlendirme dışı bırakılması kararını mevzuata dayandırmaya çalışsa da bu, temelde aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin ayrı mevzuat hükümlerini dikkate almamaktan kaynaklanır. Bu nedenle, belgeler teklif dosyasındaki gibi formal kurallara bağlanmadan, mevzuata uygun olarak değerlendirilmelidir.
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamasında belge sunuluş şekli ile ilgili tereddütlerin önüne geçmek için idareler hangi uygulamayı benimsemelidir?
Cevap: İdarelerin, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgelerde teklif dosyasındaki sunuş koşullarını aramaktan kaçınarak, Kamu İhale Genel Tebliği’nde öngörülen esaslara bağlı kalması faydalı olur. Belgelerin orijinallik veya noter onaylı suret olarak sunulduğunun tespiti halinde, biçimsel eksiklikleri öncelikle tolere etmeli ve açıklamanın özünü bozmayan detayları göz ardı etmelidir. Böylece gereksiz itiraz ve iptal riskleri azaltılabilir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İdarenin aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan imza sirkülerinin “ibraz edilenin aynıdır” ifadesi taşıması nedeniyle açıklamayı değerlendirme dışı bırakması mevzuata uygun mudur?
Cevap: Hayır, idarenin bu gerekçeyle aşırı düşük teklif açıklamasını uygun bulmaması mevzuata aykırıdır. Çünkü Kamu İhale Genel Tebliği uyarınca aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan imza sirkülerinin aslının veya suretinin sunulması yeterlidir ve belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar doğrudan uygulanmaz.
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgeler için teklif dosyasındaki sunuluş şekli şartları aranabilir mi?
Cevap: Hayır, teklif dosyasındaki belgelerin sunuluş şekli şartları aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgeler için aranamaz. Kurul, İdari Şartname düzenlemelerinin yeterlik belgelerinin sunuluş şekli şartlarını aşırı düşük teklif açıklamasına doğrudan uygulamadığını belirlemiştir.
Soru: Bu vakada aşırı düşük teklif açıklamasındaki imza sirkülerinin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmasına ilişkin Kurul kararı başvuru sahibinin lehine midir?
Cevap: Evet, Kurul idarenin aşırı düşük teklif açıklamasını değerlendirme dışı bırakma gerekçesini mevzuata aykırı bularak başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınmasına ve işlemlerin mevzuata uygun şekilde yeniden yapılmasına karar vermiştir.
Soru: İdarenin aşırı düşük teklif açıklamasını mevzuata uygun şekilde değerlendirmesi için nasıl davranması gerekmektedir?
Cevap: İdare, aşırı düşük teklif açıklamasındaki imza sirkülerini ve benzeri belgeleri teklif dosyasındaki sunuluş şekli şartlarına bakmadan, Kamu İhale Genel Tebliği hükümlerine uygun şekilde değerlendirip, sunulan belgeleri geçerli kabul ederek teklifin değerlendirme sürecine devam etmelidir.
Detaylı Analiz
İncelenen uyuşmazlıkta, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan imza sirkülerinin belgelerin sunuluş şekli bakımından uygun bulunmadığı gerekçesiyle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması, esas ihtilaf konusunu oluşturmaktadır. İdare, açıklamada sunulan imza sirkülerinin “ibraz edilenin aynıdır” ibaresi taşımasını, bu belgenin geçerli kabul edilmemesi için gerekçe olarak değerlendirmiştir. Başvuru sahibi ise bu yaklaşımın, yalnızca teklif dosyası içindeki belgeler için geçerli olan kuralların aşırı düşük açıklamasına yanlış biçimde uygulanmasından kaynaklandığını ileri sürmüştür.
Bu çerçevede, tartışma, imza sirküsünün aslının veya suretinin sunulmasının yeterli sayılıp sayılamayacağı ve açıklama belgelerine, teklif dosyasındaki formal koşulların ne ölçüde uygulanabileceği üzerinde yoğunlaşmaktadır. Belgenin içeriği ya da güvenilirliğine dair bir ihtilaf bulunmamakta, yalnızca “sunuluş şekli” üzerinden yapılan değerlendirme tartışılmaktadır. İdare, belgenin üzerinde yer alan ifadenin İdari Şartname’ye uygun olmadığını belirterek, belgeyi geçersiz saymış; dolayısıyla açıklamanın da yetersiz olduğu kanaatiyle teklifi elenmiştir.
Oysa konunun esaslı olup olmadığının belirlenmesinde, belgede yer alan ibarenin açıklamanın ciddiyetini, içeriğini ya da doğruluğunu etkileyip etkilemediği önem teşkil etmektedir. Burada üzerinde durulan unsur, şekli bir ifade olup, teklifin esasını meydana getiren veriler ya da hesaplamalara ilişkin bir eksiklik söz konusu değildir. Bu noktada “esaslı unsur” yaklaşımı devreye girmekte; belgenin şekli niteliğinin değerlendirme dışı bırakma için yeterli ağırlığı taşımadığı ortaya çıkmaktadır.
Kurul, uyuşmazlığın çözümünde, aşırı düşük teklif açıklamasının ihale sürecinde ayrı bir aşama olduğunu ve bu kapsamda sunulan belgeler için teklif dosyasındaki gibi sıkı sunuluş koşullarının aranmasının mevzuata uygun olmadığını değerlendirmiştir. İlgili belgelerin aslı veya sureti halinde sunulması yeterli görülmüş, “ibraz edilenin aynıdır” gibi bir ibarenin yer almasının açıklama açısından bir geçersizlik doğurmadığı ifade edilmiştir. Böylece teklifin esas yönlerine dokunmayan şekli gerekçelerle elenmesinin kabul edilemeyeceği ortaya konmuştur.
Sonuç olarak, Kamu İhale Kurulu, idarenin değerlendirme dışı bırakma kararının mevzuata aykırı olduğuna hükmetmiş ve başvuru sahibinin teklifinin yeniden değerlendirilmesi gerektiğine karar vermiştir. Bu doğrultuda, idarenin belge sunuluş şekline ilişkin yorumunun teklifin değerlendirilmesini engelleyecek boyutta olmadığı, aksine mevzuatın öngördüğü esnekliğin dikkate alınması gerektiği açık biçimde ortaya konmuştur.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.