KÜNYE
- Toplantı No: 2023/009
- Gündem No: 24
- Karar Tarihi: 25.01.2023
- Karar No: 2023/UY.I-197
- Başvuru Sahibi: Par-San Yapı Anonim Şirketi
- İhaleyi Yapan İdare: Devlet Su İşleri 22. Bölge Müdürlüğü
- İKN: 2022/1133011
- İhale Adı: 22 Bölge Doğal Afet ve Taşkın Hasarları ve Onarımı (Rize Merkez ve İlçeleri 4 Kısım)
Özet
Teklif sahibinin pay defterine dayanak güncel yönetim kurulu karar defterini EKAP’a yüklememesi nedeniyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata uygundur
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, EKAP’a yüklenen yönetim kurulu karar defterlerinin eski tarihli olduğunu, pay defterindeki şirket ortaklarına ait olmadığını, bu defterlerin şirket temsili konusunda bilgi içerdiğini ve mevzuatta istenen belge olmadığını, dolayısıyla tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının haksız olduğunu iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
İdari şartname ve mevzuat hükümlerine göre, anonim şirketlerde ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının EKAP’a yüklenmesi zorunludur. İdare tarafından yapılan EKAP sorgulamasında, başvuru sahibinin yüklediği yönetim kurulu kararlarının pay defterindeki ortaklık oranlarına ilişkin bilgi içermediği ve güncel olmadığı, ayrıca pay devrine ilişkin yönetim kurulu kararının EKAP’a yüklenmediği tespit edilmiştir. Ticaret sicili gazetesi kayıtları ile EKAP kayıtları arasında uyumsuzluk bulunmuş ve EKAP kayıtlarının güncel olmaması nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması mevzuata uygundur.
Genel Soru–Cevap
Soru: Anonim şirketlerde tekliflerin değerlendirilmesinde pay defteri ile birlikte yönetim kurulu karar defterinin güncel ve uyumlu hali neden önemlidir?
Cevap: Pay defteri, şirket ortaklık yapısını gösterir; ancak teklif değerlendirmede pay defterinin doğruluğunu ve güncelliğini destekleyen yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının da EKAP’a yüklenmesi gerekir. Bu, pay devri, ortaklık oranları ve temsil yetkileri gibi hususların resmi ve tam olarak tespiti için zorunludur. Yönetim kurulu karar defterinde güncel değişiklikler yer almazsa, şirket ortaklık durumu netleşmediği için teklifin mevzuata uygun şekilde değerlendirilmesi mümkün olmaz.
Soru: EKAP’a yüklenen belgelerde ticaret sicili kayıtları ile uyumsuzluk bulunması teklifin değerlendirilmesini nasıl etkiler?
Cevap: Ticaret sicili gazetesi kayıtları ile EKAP’a yüklenen belgeler arasında uyuşmazlık olması, yüklenen belgelerin güncel veya doğru olmadığını gösterir. Bu durumda, idare ve değerlendirme komisyonu şirketin ortaklık yapısını ve yetkililerini sağlıklı bir şekilde tespit edemeyebilir. Bu nedenle teklifin değerlendirme dışı bırakılması yaygın ve mevzuata uygun bir uygulamadır.
Soru: Yönetim kurulu karar defterinin güncel olmayan bir nüshasının EKAP’a yüklenmesi, teklifin değerlendirmeye alınmasını sağlar mı?
Cevap: Güncel olmayan karar defteri yüklemesi, şirketin mevcut ortaklık yapısını ve pay devri işlemlerini desteklemediği için, bu belgelerle teklifin değerlendirmeye alınması genellikle mümkün olmaz. Mevzuat ve idari şartnamelerde şirketin güncel durumunu yansıtan belgelerin sunulması beklenir; aksi halde teklifin mevzuata uygun olarak değerlendirme dışı bırakılması olağandır.
Soru: Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin beraber yüklenmemesi durumunda tekliflerin değerlendirilmesi nasıl etkilenir?
Cevap: Pay defterinin EKAP’a yüklenmesi tek başına yeterli kabul edilmez; bu defterin dayanağı olan güncel yönetim kurulu karar defterinin ilgili bölümleri olmadan, şirketteki ortaklık oranları ve pay devirleri resmi olarak teyit edilemez. Bu nedenle, eksik belge nedeniyle teklif mevzuata uygun olarak değerlendirme dışı bırakılabilir ve idarelerin bu konuda hassasiyet göstermesi beklenir.
Soru: Şirkete ait ortaklık bilgilerini içeren belgelerden hangilerinin EKAP’a yüklenmesi zorunludur ve bu zorunluluğun amacı nedir?
Cevap: Anonim şirketlerde pay defteri ve bu deftere dayanak teşkil eden güncel yönetim kurulu karar defterinin ilgili bölümleri EKAP’a yüklenmelidir. Bu zorunluluğun amacı, ihale sürecinde şirketin ortaklık yapısını ve pay devri işlemlerinin doğruluğunu şeffaf ve resmi bir şekilde tespit etmektir. Eksik veya güncel olmayan belgeler yüklenirse, teklifin değerlendirmeye alınmaması yönünde uygulama yapılabilir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: Neden başvuru sahibinin EKAP’a yalnızca pay defteri yüklemesi, teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına engel olmamıştır?
Cevap: Çünkü başvuru sahibi, pay defterine dayanak olan güncel yönetim kurulu karar defterini EKAP’a yüklememiştir. Bu doküman olmadan şirketin pay sahipleri ve pay devrine ilişkin güncel durum tespit edilemediğinden mevzuata uygun olarak teklif değerlendirme dışı bırakılmıştır.
Soru: Başvuru sahibinin iddiası olan “yönetim kurulu karar defterlerinin pay defterindeki ortaklık oranlarını içermemesi” ve “mevzuatta istenen belge olmaması” talepleri Kurul tarafından nasıl değerlendirilmiştir?
Cevap: Kurul, anonim şirketlerde ortaklık durumunun belirlenmesinde pay defteri ile birlikte bu deftere dayanak olan ilgili yönetim kurulu karar defterinin EKAP’a yüklenmesinin zorunlu olduğunu kabul etmiştir. Başvuru sahibinin iddiası bu zorunluluğu ortadan kaldırmadığı için itiraz kabul edilmemiştir.
Soru: Ticaret sicili gazetesi kayıtları ile EKAP kayıtları arasındaki uyumsuzluk başvuru sahibinin lehine değerlendirilmiş midir?
Cevap: Hayır, uyumsuzluk başvuru sahibinin yükümlülüğünü yerine getirmediğini gösterdiği için, bu durum EKAP kayıtlarının güncel olmaması nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olduğunu desteklemiştir.
Soru: Başvuru sahibinin güncel olmayan yönetim kurulu karar defterlerini EKAP’a yüklemesi teklifinin değerlendirme dışı bırakılması sonucunu değiştirmiş midir?
Cevap: Hayır, güncel olmayan yönetim kurulu karar defterlerinin EKAP’a yüklenmesi, teklifin değerlendirme dışı bırakılmasını önlememiştir. Güncel ve pay defterinde gösterilen ortaklık durumunu yansıtan yönetim kurulu kararları yüklenmediği için teklif mevzuata uygun şekilde değerlendirme dışı bırakılmıştır.
Detaylı Analiz
İhaleye katılım sürecinde ortaya çıkan uyuşmazlık, başvuru sahibinin şirketin ortaklık yapısına ilişkin belgeleri Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden eksik ve güncel olmayan şekilde sunmasından kaynaklanmaktadır. Uyuşmazlık, özellikle anonim şirket statüsündeki isteklinin EKAP’a yalnızca pay defterini yüklemesi, ancak bu defterde belirtilen hisse sahipliği ve ortaklık oranlarının dayanağını oluşturan güncel yönetim kurulu karar defteri nüshalarının sisteme dâhil edilmemesi dolayısıyla yaşanmıştır. Bu eksiklik nedeniyle şirketin son durumunun tespiti mümkün olmamış ve teklifin değerlendirme dışı bırakılması söz konusu olmuştur.
İhale sürecinde teklif sahibi olan anonim şirketin şirket yapısına dair EKAP’a yüklemesi gereken evrakların başında pay defteri gelmekle birlikte, bu deftere konu edilen ortaklık değişikliklerini yansıtan yönetim kurulu kararlarının da sunulması beklenmektedir. Zira ilgili kararlar, hisse devri ya da temsil yetkilerinin kimin tarafından ve ne şekilde elde edildiğini gösteren kayıtlardır. Ancak başvuru sahibi bu kararları ya hiç sunmamış ya da mevcut olanlar güncelliğini yitirmiş belgelerden ibaret kalmıştır. Bu durumda idarece yapılan incelemede, pay defterinde görülmekte olan yeni ortaklık oranları ile bunların dayanağı olması gereken yönetim kurulu kararları arasında belge bazında bir bağ kurulamamıştır.
Uyuşmazlıkta “esası etkileyen unsur” olarak, teklifin geçerlilik ve değerlendirme yeterliliği açısından şirket ortaklık yapısının açık şekilde belirlenebilmesi meselesi öne çıkmıştır. Kurul değerlendirmesinde, EKAP’a yalnızca pay defteri yüklenmesinin yeterli olmadığı belirtilmiş; pay defteri içeriğindeki oranların fiili geçerliliğini gösterecek güncel yönetim kurulu kararlarının da zorunlu belgeler arasında olduğu vurgulanmıştır. Bu belgeler olmaksızın, ortaklık yapısı resmi şekilde doğrulanamadığından esasa etkili bir eksikliğin mevcut olduğu değerlendirilmiştir. Bu nedenle, başvuru sahibinin gerekçeleri, esası değiştirmeyen küçük ve şekli eksiklik savı olarak görülmemiştir.
Ayrıca analizde pilot ortağın iş deneyimine yönelik özel bir değerlendirme yer almamaktadır. Vakada teknik yeterlik ya da iş deneyim belgelerine ilişkin doğrudan bir uyuşmazlık söz konusu değildir; ihtilaf tamamen ortaklık yapısının belgelenmesine dair şekillenmiştir. Bu nedenle tüm teknik değerlendirme sürecinin ön koşulu olan idari belgelerdeki eksikliğin, teklifin kapsamlı değerlendirilmesine geçilmesini engellediği anlaşılmaktadır.
Kamu İhale Kurulu, yaptığı değerlendirmede, EKAP sistemine yüklenen belgelerin güncellik ve içerik bakımından yeterli olmadığı kanaatiyle, idarenin başvuru sahibi firmanın teklifini değerlendirme dışı bırakma kararını uygun bulmuştur. Kurul, pay devrine ve ortaklık oranlarına dair bilgi içermeyen yönetim kurulu kararlarının yüklenmiş olmasının bu eksikliği gidermediğini ve ticaret sicil kayıtları ile EKAP verileri arasındaki uyumsuzluğun başvuru sahibinin eksik belge sunumunun bir göstergesi olduğunu ortaya koymuştur. Sonuç olarak, teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına yönelik işlem hukuka uygun bulunmuş ve itirazen şikâyet başvurusu reddedilmiştir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.