KÜNYE
- Toplantı No: 2023/053
- Gündem No: 16
- Karar Tarihi: 25.10.2023
- Karar No: 2023/UY.I-1351
- Başvuru Sahibi: Everest Madencilik İnş. Nak. San. ve Tic. A.Ş.
- İhaleyi Yapan İdare: Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü Arazi Toplulaştırma ve Tarla İçi Geliştirme Hizmetleri Dairesi Başkanlığı
- İKN: 2023/522649
- İhale Adı: Aydın Nazilli-Yenipazar Tarla İçi Kapalı (Borulu) Drenaj ve Tigh Projesi
Özet
Aşırı düşük teklif açıklamasında nakliye mesafesi ve iş makineleri belgelerinin uygunluğu ile ortaklık yapısı belgelerinin EKAP yüklenmesi hususundaki uyuşmazlık
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasında nakliye mesafelerinin idarece belirlenen mesafelerden farklı kullanılması, iş makinelerinin rayiç bedellerinin kullanılmaması ve belgelerin şekil şartlarına uygun olmaması ile anonim şirketlerin ortaklık yapısına ilişkin yönetim kurulu kararlarının EKAP’a yüklenmemesi nedeniyle tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması talebinde bulunmuştur.
Kurul Değerlendirmesi
Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.13.15 ve 45.1.13.17 maddeleri kapsamında, nakliye mesafesinin idarece belirlenen mesafeden daha düşük kullanılması halinde kamu kurum ve kuruluşları tarafından düzenlenen veya onaylanan belgelerin sunulması gerekmektedir. Somut olayda, ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu belge Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Maden ve Petrol İşleri Genel Müdürlüğü’nün resmi internet sitesinden teyit edilmiş olup, ocağın varlığı kabul edilmiştir. Bu nedenle, mesafenin kısaltılması açıklaması mevzuata uygundur. İş makineleri için sunulan YMM onaylı demirbaş listesinde ekskavatör, traktör skreyper ve diğer makinelerin analizlerde talep edilen özelliklere uygunluğu belgelenmiş, dolayısıyla iş makineleri maliyet açıklaması mevzuata uygundur. Ancak anonim şirketlerde ortaklık yapısına ilişkin pay defteri ile dayanak teşkil eden yönetim kurulu karar defterinin EKAP’a yüklenmemesi nedeniyle bu isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.
Genel Soru–Cevap
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamasında nakliye mesafesinin idarece belirlenen mesafeden farklı gösterilmesi durumunda hangi tür belge sunulmalıdır ve hangi kriterlere göre değerlendirilir?
Cevap: Nakliye mesafesinin kısaltılması idarece belirlenen mesafeden farklıysa; bu durumun doğruluğunu ispatlamak üzere, resmi veya kamu kurumları tarafından düzenlenen ya da onaylanan belgeler sunulmalıdır. Değerlendirme aşamasında, bu belgelerin güvenilir resmi kaynaklardan teyit edilmesi beklenir. Örneğin, ilgili bakanlıkların veya kurumların resmi internet sitesi veya belgeleri ile beyan desteklendiğinde mesafenin kısaltılması kabul edilebilir.
Soru: İş makineleri maliyetlerinin aşırı düşük teklif açıklamasında kabul edilmesi için hangi belge türleri ve içerikler aranır?
Cevap: İş makineleri maliyetleri için genellikle Yeminli Mali Müşavir (YMM) onaylı demirbaş listesi sunulması istenir. Bu listede, makinelerin türü, teknik özellikleri ve analizlerde talep edilen kriterlere uyumu açıkça belirtilmelidir. Belgelerin, maliyetlerin gerçekçi ve ihale şartlarına uygun olduğunu göstermesi gerekmektedir. Sadece maliyetlerin beyan edilmesi yeterli olmayıp, teknik uygunluk ve mali onay ispatı aranır.
Soru: Anonim şirketlerin ortaklık yapısına dair belgelerin EKAP sistemine yüklenmemesi ihalede ne gibi sonuçlar doğurabilir?
Cevap: Anonim şirketlerin pay defteri ile yönetim kurulu karar defteri gibi ortaklık yapısını gösteren asıl belgelerini EKAP’a yüklememesi halinde, teklif sahibi bu belge eksikliği nedeniyle ihale sürecinde elenebilir. Diğer ilgili belgeler (örneğin olağanüstü genel kurul toplantı tutanakları) EKAP’a yüklense bile, asıl yönetim kurulu karar defterinin yüklenmemesi mevzuata aykırı kabul edilme riski taşır.
Soru: Yönetim kurulu kararları yerine olağanüstü genel kurul toplantı tutanakları EKAP’a yüklendiğinde bu durum mevzuata uygun mudur?
Cevap: Yönetim kurulu kararları yerine olağanüstü genel kurul toplantı tutanakları ve eklerinin EKAP’a yüklenmesi, çoğu durumda mevzuata aykırılık teşkil etmeyebilir. Özellikle söz konusu belgeler ortaklık yapısını yeterince ve açık biçimde göstermesi halinde alternative olarak kabul edilebilir. Ancak her durumda, ihalenin düzenleyici belgelerinde istenen asıl belgeler tercih edilmeli ve eksiklikler risk oluşturabilir.
Soru: İtirazlarda, aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin ekonomik ve teknik belgelerin şekil şartlarına uygunluğu ne kadar önemlidir?
Cevap: Aşırı düşük teklif açıklamalarında sunulan belgelerin şekil şartlarına uygunluğu ihale güvenliği ve süreç geçerliliği açısından kritik öneme sahiptir. Şekil şartlarına uymayan belgeler, teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına sebep olabilir. Ancak şekil şartları ile birlikte belgenin içerik olarak da açıklama amacını karşılaması ve mevzuat kriterlerini sağlaması gerekir. Bu nedenle, hem belge mevzuatın öngördüğü türde olmalı hem de usulüne uygun olarak EKAP’a yüklenmelidir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İhale üzerinde bırakılan isteklinin nakliye mesafesini idarece belirlenen 23 km’den 15 km olarak kısaltması hangi kriterlere uygun bulunmuştur?
Cevap: Mesafenin kısaltılması, Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Maden ve Petrol İşleri Genel Müdürlüğü’nün resmi internet sitesinden teyit edilen belgelerle desteklenmiş ve ocağın varlığı kabul edildiği için mevzuata uygun bulunmuştur.
Soru: İş makineleri maliyetlerinin aşırı düşük teklif açıklamasında kabul edilmesi için hangi belge ve içerik sunulmuş, bu durum nasıl değerlendirilmiştir?
Cevap: Yeminli Mali Müşavir onaylı demirbaş listesi sunulmuş, bu listede ekskavatör, traktör skreyper ve diğer makinelerin teknik özelliklerinin analizlerde istenen şartlara uygunluğu belgelenmiştir; bu nedenle iş makineleri maliyetleri mevzuata uygun bulunmuştur.
Soru: Anonim şirketlerin ortaklık yapısına ilişkin belgelerin EKAP’a yüklenmemesi nasıl bir sonuca yol açmıştır?
Cevap: Anonim şirketler tarafından pay defteri ile dayanak teşkil eden yönetim kurulu karar defterlerinin EKAP’a yüklenmemesi nedeniyle bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılmıştır.
Soru: Başvuru sahibinin bilanço, iş hacmi ve iş deneyimi ile ilgili iddiaları ihale değerlendirmesi üzerinde nasıl etkili olmuştur?
Cevap: Bu iddialar yerinde bulunmamış ve ihalenin değerlendirme sonucunu değiştirmemiştir.
Detaylı Analiz
İhale sürecine yapılan şikâyet, tekliflerin değerlendirme aşamasında belirli açıklamaların şekli ve içeriği bakımından uygun olup olmadığı yönünde şekillenmiştir. Özellikle üzerinde durulan üç temel nokta; nakliye mesafesinin idarece belirtilenden daha kısa gösterilmesi, iş makinelerine dair maliyetlerin uygun belgelerle ispat edilip edilmediği ve anonim şirket statüsündeki isteklilerin ortaklık yapısına ilişkin belgeleri EKAP’a yükleyip yüklemedikleridir. Başvuru sahibi, bu hususlarda mevzuata aykırılıklar bulunduğunu savunarak tekliflerin geçersiz sayılmasını talep etmiştir.
Aşırı düşük teklif açıklamalarında en çok tartışılan hususlardan biri olan nakliye mesafesi, bu dosyada da başlıca uyuşmazlık konusunu oluşturmuştur. İhale dokümanında belirtilen mesafe 23 kilometre olarak öngörülmüşken, ihale üzerinde bırakılan istekli 15 kilometrelik farklı bir mesafeyi esas almıştır. Ancak bu farklılık, idare dışındaki güvenilir bir kamu kaynağı olan ilgili Bakanlığın resmi internet sitesinden teyit edilebilen bir belgeye dayanmakta olup, ocağın varlığı ve konumu bu yolla doğrulanabilmiştir. Bu nedenle, mesafe düşüşüne dair açıklama içerik ve şekil açısından kabul edilebilir bulunmuştur.
İş makineleri maliyetlerinin açıklanmasında dayanak olarak kullanılan belgeler şekli yönden yetkili kişi tarafından onaylanmış, içerik yönünden de teknik gereklilikleri karşılamıştır. Özellikle Yeminli Mali Müşavir onaylı demirbaş listesinde, analizlerdeki teknik koşulları sağlayacak nitelikteki ekskavatör, traktör skreyper gibi iş makineleri detaylı biçimde yer almıştır. Bu nedenle açıklama sadece maliyet yönünden değil, teknik uyumluluk bakımından da yeterli bulunmuş, belgelerin usulüne uygun şekilde sunulmuş olması değerlendirme açısından belirleyici olmuştur.
Ancak diğer yandan, anonim şirketlerin ortaklık yapısına ilişkin yükümlülükler bağlamında ciddi bir eksiklik tespit edilmiştir. İlgili şirketlerce pay defteri ile buna dayanak oluşturan yönetim kurulu karar defteri EKAP’a yüklenmemiştir. Kurul değerlendirmesinde, olağanüstü genel kurul toplantı tutanaklarının alternatif belge olarak kabul edilebilse de, asıl yükümlülük olan yönetim kurulu karar defterinin sistem üzerinden sunulmamış olması teklifin şeklen geçersizliği sonucunu doğurmuştur. Bu durum, istekli açısından esaslı unsur eksikliği olarak değerlendirilmiştir.
Kurul, ihale üzerinde bırakılan isteklinin nakliye mesafesi ve iş makineleri maliyetlerine ilişkin açıklamalarını mevzuata uygun bulurken, anonim şirketlerin ortaklık yapısını gösteren belgelerin EKAP’a yüklenmemesi nedeniyle bu tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine karar vermiştir. Böylece, açıklamalarda içerik doğruluğu kadar şekil şartlarının da belirleyici olduğu, özellikle yönetimsel belgelere dair eksikliklerin ihale sonucu üzerinde doğrudan etkili olabileceği bir kez daha ortaya konulmuştur.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.