KÜNYE
- Toplantı No: 2022/040
- Gündem No: 18
- Karar Tarihi: 24.08.2022
- Karar No: 2022/UY.II-1005
- Başvuru Sahibi: Kontrolmatik Teknoloji Enerji ve Müh. A.Ş.
- İhaleyi Yapan İdare: Boru Hatları İle Petrol Taşıma A.Ş (Botaş)
- İKN: 2022/313130
- İhale Adı: Batman-Dörtyol Hpbh Pompa İstasyonları Otomasyon Sistemlerinin Yenilenmesi
Özet
Aşırı düşük teklif sorgulamasında analiz formatlarının eksikliği nedeniyle itirazen şikayet başvurusu süre yönünden reddedildi
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, ihale dokümanlarında yer alan iş kalemleri ve analiz formatlarının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 38 ve 45. maddelerine uygun olarak hazırlanmadığını, bu nedenle aşırı düşük teklif sorgulamasının usulüne uygun yapılmadığını ve değerlendirme dışı bırakılan tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiğini iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
İhale dokümanında 25 iş kalemi için analiz formatları hazırlanmış olup, tüm iş kalemlerinin ölçü birimi ‘Set’ olarak belirlenmiş ve analiz girdileri işçilik ve malzeme ile sınırlı tutulmuştur. Teknik şartname ve projelerde ise iş kalemlerinin birçok alt bileşeni ve farklı girdileri (makine, mazot, nakliye vb.) içerdiği, bu nedenle analiz formatlarının sadece işçilik ve malzeme girdileriyle hazırlanmasının aşırı düşük teklif sorgulaması için yeterli olmadığı tespit edilmiştir. Ancak başvuru sahibinin bu iddiası, ihale dokümanının edinildiği 22.04.2022 tarihinden itibaren 10 gün içinde idareye bildirilmemiş, 13.07.2022 tarihinde yapılmıştır. Mevzuata göre şikayet başvuruları süresinde yapılmadığından reddedilmesi gerekmektedir.
Genel Soru–Cevap
Soru: İhale dokümanlarında yer alan analiz formatlarının kapsamı aşırı düşük teklif sorgulaması açısından neden önemlidir?
Cevap: Analiz formatlarının, işçilik ve malzeme dışında makine, nakliye, enerji gibi iş kalemlerinin teknik özellikleri ile uyumlu tüm girdileri detaylı olarak içermesi gerekir. Bu sayede aşırı düşük teklif sorgulaması, teklifin gerçek maliyetlere uygunluğunu yeterince detaylandırarak değerlendirebilir. Yalnızca işçilik ve malzeme girdilerinin yer aldığı eksik analiz formatları, sorgulamanın sağlıklı yapılmasını engelleyebilir ve itirazen şikayetlere konu olabilir. Ancak eksikliğin bildirilmesi idareye belirlenen süre içinde yapılmazsa başvurular süre yönünden reddedilebilir.
Soru: İhale dokümanındaki eksikliklerle ilgili iddialar hangi sürede idareye ve Kurula bildirilmelidir?
Cevap: İhale dokümanında tespit edilen eksiklikler veya mevzuata aykırılıklar, dokümanın ihale sürecinde edinilmesinden itibaren yasal başvuru sürelerine uyularak idareye ve gerekiyorsa Kamu İhale Kurulu’na bildirilmelidir. Bu bildirim süresinin geçirilmesi halinde, eksikliklere dayalı şikayetler süre yönünden reddedilebilir. Dolayısıyla belge edindiğiniz andan itibaren başlangıç süreleri yakından takip edilmelidir.
Soru: İdarenin yaklaşık maliyet üzerindeki teklifleri değerlendirmekteki takdir yetkisi sınırları nelerdir?
Cevap: İdare, yaklaşık maliyet tutarını aşan teklifleri değerlendirme ve ihale kararını verme konusunda belli bir takdir yetkisine sahiptir. Bu kapsamda, yaklaşık maliyetin üzerinde teklif verilmesi tek başına teklifin değerlendirme dışı bırakılması sonucunu doğurmaz. İdarenin bu takdir yetkisi, ancak teklifin açıkça kanuna ve ihale dokümanına aykırılığı söz konusuysa sınırlanır. Bu nedenle, yaklaşık maliyetin aşılması yönündeki itirazlar genellikle kabul görmez.
Soru: Aşırı düşük teklif sorgulamasının usulüne uygun yapılmaması halinde idari ve hukuki sonuçlar ne olabilir?
Cevap: Aşırı düşük teklif sorgulaması, analiz formatlarının kapsamlı olmaması gibi nedenlerle usulüne uygun yapılmazsa, bu durum itirazen şikayetler konusu olabilir. Ancak şikayet başvurusunun süre yönünden yapılmaması veya süresi aşılması halinde, bu eksikliklere dayalı itirazlar incelenmeden reddedilir. Usulüne uygun olmayan sorgulama, teklifin değerlendirme dışı bırakılması veya ihalenin iptali gibi hukuki sonuçları doğurabilir; ancak süresinde itiraz edilmezse işlemin geçerliliği korunabilir.
Soru: İhale dokümanlarındaki analiz formatlarının eksikliği ihale sürecinde ne şekilde giderilmelidir?
Cevap: Analiz formatlarındaki eksiklikler, ihale dokümanları hazırlık aşamasında teknik ve idari personelce titizlikle gözden geçirilerek giderilmelidir. Eğer eksiklikler ihale öncesinde fark edilirse, revizyon veya ek dokümanlarla bildirilmesi uygun olur. Eksikliklerin tespiti ihale sürecinde veya sonrasında yapılırsa, başvuru sahiplerinin mevzuatta öngörülen sürelerde idareye bildirmesi gerekir. Süresinde bildirilmezse, bu eksikliklere dayalı talepler değerlendirmeye alınmayabilir. Ancak ihale dokümanlarında eksiklik varsa bu durumun ifade edilmesi ve giderilmesi idarenin yükümlülüğüdür.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İhale dokümanında analiz formatlarının işçilik ve malzeme ile sınırlandırılması aşırı düşük teklif sorgulaması açısından ne tür bir eksikliğe işaret eder?
Cevap: Teknik şartname ve projelerde iş kalemlerinin makine, mazot, nakliye gibi farklı bileşenleri içermesine rağmen analiz formatlarının yalnızca işçilik ve malzeme girdilerini içermesi, aşırı düşük teklif sorgulamasında kapsamlı bir maliyet değerlendirmesinin yapılamamasına yol açar. Bu durum, sorgulamanın usulüne uygun yapılmadığı iddiasına temel teşkil eder.
Soru: Başvuru sahibinin ihale dokümanındaki analiz formatları eksikliği iddiasını süresinde bildirmemesinin sonucu ne olmuştur?
Cevap: Başvuru sahibi, analiz formatlarının eksik olduğuna dair iddiayı, ihale dokümanının edinildiği tarihten itibaren 10 günlük sürede idareye bildirmemiş, ancak bu bildirimi yaklaşık 3 ay sonra yapmıştır. Bu nedenle şikayet başvurusu süre yönünden reddedilmiştir.
Soru: Yaklaşık maliyet üzerindeki tekliflerin değerlendirilmesine yönelik başvuru sahibinin itirazı nasıl sonuçlanmıştır?
Cevap: İdarenin yaklaşık maliyet üzerindeki teklifleri değerlendirme takdiri kapsamında olması nedeniyle başvuru sahibinin bu husustaki iddiası yerinde görülmemiş ve reddedilmiştir.
Soru: Süre yönünden reddedilen bu şikâyet kapsamında Kamu İhale Kurulu’nun öncelikli denetim alanı hangi husus olmuştur?
Cevap: Kurul, iddiayı içeriği itibarıyla incelemek yerine, şikayetin süresinde yapılıp yapılmadığını öncelikli denetim alanı olarak değerlendirmiş ve süresinde yapılmadığı gerekçesiyle başvuruyu reddetmiştir.
Detaylı Analiz
İtirazen şikâyete konu olayda, tekliflerin değerlendirilmesi sürecinde kullanılan analiz formatlarının teknik gereklilikleri karşılamadığı yönündeki başvuru sahibinin iddiası incelenmiştir. Uyuşmazlık, ihale dokümanında yer alan analiz formatlarının yalnızca işçilik ve malzeme girdilerine yer vermesinin, aşırı düşük teklifların maliyet bileşenleri açısından sağlıklı bir şekilde sorgulanmasını engellediği gerekçesine dayandırılmıştır. Başvuru sahibi, söz konusu eksikliğin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olduğunu iddia ederek yeniden değerlendirme talebinde bulunmuştur.
İhale sürecinde esas sorun, analiz formatlarının hazırlanmasında iş kalemlerinin alt bileşenlerinin dikkate alınmaması olmuştur. Teknik şartname ve projelerde iş kalemlerinin yalnızca işçilik ve malzemeyle sınırlı olmayan, makine kullanımı, nakliye, enerji tüketimi gibi çeşitli girdileri içerdiği ifade edilmiştir. Ancak hazırlanan analiz formatlarında bu çeşitlilik göz ardı edilerek yalnızca iki temel girdi kaleminin yer alması, maliyet yapısının olması gerektiği gibi yansıtılmadığını ve bu sebeple aşırı düşük tekliflerin sağlıklı şekilde değerlendirilemediğini ortaya koymuştur.
Bu bağlamda söz konusu eksikliğin ihale süreci açısından “esaslı unsur” niteliği taşıdığı ifade edilebilir. Çünkü iş kalemlerinin tam kapsamlı analiz edilmemesi, tekliflerin gerçekçi olup olmadığının tespiti için kilit önem taşır. Ancak Kamu İhale Kurulu, bu esaslı unsurun varlığını tespit etmiş olmakla birlikte, başvuru sahibinin bu iddiayı süresinde gündeme getirmediğini esas alarak uyuşmazlığı şekli yönden değerlendirmiştir. Bu yaklaşım, içeriğe ilişkin haklılık durumunun inceleme konusu yapılmaksızın şekli eksiklik nedeniyle başvurunun reddine yol açmıştır.
Kurul ayrıca, başvuru sahibinin teklifinin yaklaşık maliyetin üzerinde kalması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı iddiasını da değerlendirmiş, ancak idarenin bu konuda takdir yetkisi bulunduğunu belirterek bu iddiayı yerinde görmemiştir. Böylece işin niteliğiyle ilgili anlamlı teknik eksiklik ileri sürülmüş olsa da, başvurunun süresinde yapılmamış olması nedeniyle temel içerik değerlendirilmeye alınmamış, pilot ortak ya da başka bir ortağın iş deneyimi gibi unsurlar bu uyuşmazlıkta tartışma konusu olmamıştır.
Sonuç olarak Kamu İhale Kurulu, başvurunun esası yönünden yapılabilecek değerlendirmelere geçmeden, başvuru süresinin geçmiş olması gerekçesiyle şekli ret kararı vermiştir. Bu durumda, ihale dokümanında yer alan analiz formatlarının yetersizliği önem taşısa da, bu türden iddiaların yasal süresi içinde ileri sürülmemesi halinde değerlendirme dışı kaldığı; dolayısıyla içerik yönünden haklılık taşıyan itirazların dahi, usule uygun yapılmadığında sonuç doğurmadığı bir kez daha görülmüştür.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.