KÜNYE
- Toplantı No: 2023/030
- Gündem No: 25
- Karar Tarihi: 24.05.2023
- Karar No: 2023/UY.II-791
- Başvuru Sahibi: Mehmet Macit İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi
- İhaleyi Yapan İdare: Kırşehir Özel İdaresi Plan Proje Yatırım ve İnşaat Müdürlüğü
- İKN: 2023/264795
- İhale Adı: Kırşehir Mucur TOBB Anaokulu Yapım İşi
Özet
Şikâyet başvurusunun mesai saatleri dışında yapılması nedeniyle süresinde olmadığı gerekçesiyle reddi
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, iş deneyim belgesine ilişkin ek belgelerin sunulmaması gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğunu, sadece Yeterlik Bilgileri Tablosunda beyan edilen iş deneyim belgesinin değerlendirmeye alınması gerektiğini iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
İdare tarafından 13.04.2023 tarihli belge talep yazısı EKAP üzerinden başvuru sahibine tebliğ edilmiş, başvuru sahibinin bu yazıya karşı şikâyet başvurusunu 24.04.2023 tarihinde saat 23:13:48’de yaptığı, ancak idareye bildirimin 25.04.2023 saat 09:00’da gerçekleştiği tespit edilmiştir. Mevzuat uyarınca şikâyet başvurularının EKAP üzerinden iş günlerinde ve 09:00-18:00 saatleri arasında yapılması gerektiği, bu nedenle başvurunun süresi içinde ve mesai saatleri içinde yapılmadığı anlaşılmıştır.
Genel Soru–Cevap
Soru: Şikâyet başvurusu EKAP üzerinden yapıldığında mesai saatleri dışında başvuru yapılması sürenin geçirilmesi sayılır mı?
Cevap: Evet, EKAP üzerinden yapılan şikâyet başvurularında sürenin başlangıcı ve sonu söz konusu başvurunun iş günlerinde ve genellikle 09:00-18:00 saatleri arasında yapılması ile ilişkilidir. Mesai saatleri dışında yapılan başvurular, idareye bildirimin gerçekleşmediği durumlar nedeniyle süresinde yapılmamış kabul edilir. Bu nedenle mesai saatleri dışında yapılan başvurular sürenin geçirilmesine neden olabilir.
Soru: Başvuru sahibi EKAP üzerinden gönderilen idare yazısına karşı süresi içinde ancak mesai saatleri dışında şikâyet başvurusunda bulunursa bu başvuru geçerli sayılır mı?
Cevap: Şikâyet başvurusunun hem süresi içerisinde hem de belirlenen mesai saatleri dahilinde yapılması gerekmektedir. Süre içinde ancak mesai saatleri dışında yapılan başvurular idareye zamanında ulaşmadığı kabul edilerek geçersiz sayılabilir. Dolayısıyla sadece sürenin tutulması yeterli olmayıp, mesai saatlerine de riayet edilmelidir.
Soru: İhale sürecinde idarenin belge talep yazısına ilişkin eksik belge itirazları, şikayet başvurusu zamanında ve usulüne uygun yapılmazsa ne sonuç doğurur?
Cevap: İdarenin belge talep yazısına karşı itiraz ve şikâyetlerin süresi içinde ve uygun şekilde yapılması zorunludur. Bu süre ve usule riayet edilmemesi durumunda başvurular işleme alınmaz ve reddedilir. Eksik belge itirazları zamanında yapılmazsa, söz konusu belgeler yok sayılır ve teklif değerlendirme dışı bırakılabilir.
Soru: Şikâyet başvurusunun EKAP’a kaydedilme zamanı mı yoksa idareye bildirildiği zaman mı esas alınır?
Cevap: Şikâyet başvurularının resmi süre hesaplamalarında, EKAP sistemine kaydedildiği zaman değil, idarenin başvuruyu fiilen aldığı ve işlemeye başladığı zaman esas alınır. EKAP’ta saatler içinde olsa bile, idarenin bildirimi mesai dışında gerçekleştiğinde süre aşımı söz konusu olabilir.
Soru: EKAP üzerinden yapılan başvurularda iş günleri ve tatil günleri ile mesai saatleri nasıl dikkate alınır?
Cevap: EKAP üzerinden yapılan başvurularda sürenin hesaplanmasında sadece iş günleri dikkate alınır. Ayrıca başvuru sistem tarafından kabul edilse bile gerçekleşme saati mesai saatleri dışındaysa, idareye ulaşma zamanı bir sonraki iş gününün mesai başlangıcı sayılır. Bu durum sürede gecikme anlamına gelir ve başvurunun reddi sonucunu doğurabilir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: Başvuru sahibinin şikâyet başvurusunun mesai saatleri dışında yapılmış olması başvurunun süresinde yapılmadığı sonucunu doğurur mu?
Cevap: Evet, başvuru sahibinin şikâyet başvurusunu EKAP üzerinden gerçekleştirdiği saat 23:13:48 olup mesai saatleri dışındadır. İdareye bildirim ise ertesi gün saat 09:00’da gerçekleşmiştir. Bu durumda başvuru mevzuatta öngörülen iş günü içinde ve 09:00-18:00 saatleri arasında yapılmadığı için süresinde yapılmamış sayılmıştır.
Soru: EKAP üzerinden yapılan şikâyet başvurusunda saat yönünden hangi koşullar şarttır?
Cevap: Şikâyet başvurusunun EKAP’ta iş günleri içinde ve saat 09:00-18:00 arasında gerçekleştirilmesi gerekir. Bu vakada bu zorunluluğun yerine getirilmemesi, başvurunun süresinde yapılmadığı sonucunu doğurmuştur.
Soru: Başvuru sahibi idarenin belge talep yazısına karşı süresi içinde şikâyet başvurusunda bulunmadığı halde iddiada bulunursa bu iddia dikkate alınır mı?
Cevap: Başvuru süresi ve mesai saatleri dışında yapılan başvurular süre şartına uyulmadığından, bu tür iddialar değerlendirmeye alınmaz ve başvuru reddedilir. Bu vakada da başvuru sahibinin iş deneyim belgesi eklerinin sunulmaması nedeniyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına dair iddiası incelemeye alınmamıştır.
Soru: İdare tarafından talep edilen ek belgeler sunulmadığı için yapılan şikâyet başvurusu zamanında ve uygun olarak yapılmamışsa ne olur?
Cevap: Talep edilen belgelerin sunulmaması hususunda idareye itiraz süresi içinde ve mesai saatleri içinde başvuru yapılmadığı için, şikâyet başvurusu usulüne uygun kabul edilmez ve reddedilir. Bu vaka da bu ilkeye paralel olarak başvurunun süresinde olmadığına ve reddine karar verilmiştir.
Detaylı Analiz
İhale sürecine ilişkin uyuşmazlık, başvuru sahibinin iş deneyim belgesine yönelik olarak sunmadığı ek belgelerin gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına karşı yaptığı şikâyet başvurusunun, zamanında yapılıp yapılmadığı sorunu etrafında şekillenmiştir. Somut olayda şikâyete konu durum, idarenin elektronik ortamda gönderdiği belge talep yazısına yöneliktir. Başvuru sahibi bu yazıya karşı EKAP üzerinden dijital olarak bir şikâyet başvurusu oluşturmuş ancak bu işlemi mesai saatleri dışında gerçekleştirmiştir. Bu kapsamda, başvurunun yalnızca tarihsel değil, saat itibariyle de geçerli olup olmadığı değerlendirme konusu olmuştur.
İdare, iş deneyim belgesine ilişkin olarak Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda beyan edilen bilgilerin teyidi amacıyla başvuru sahibinden ek belgeler talep etmiştir. Bu tür talepler, ihale sürecinde adayların beyanlarının doğrulanmasına yönelik işleyişin bir parçasıdır ve firmaların yeterliklerinin değerlendirilmesinde belirleyici olabilir. Başvuru sahibi ise ek belgeleri sunmamış ve bunun üzerine teklifi değerlendirme dışı bırakılmıştır. Şikâyet dilekçesinde söz konusu belgelerin sunulmamasının teklifin elenmesini gerektirmediği, yalnızca beyan edilen belgenin değerlendirmeye alınması gerektiği ileri sürülmüştür. Ancak bu iddianın esasına girilebilmesi için başvurunun süre ve usul açısından geçerli olup olmadığının tespiti esas olmuştur.
Uyuşmazlığın çözümünde ele alınan temel kavramlardan biri, şikâyet sürecinde başvurunun esaslı unsur taşıyıp taşımadığı değil, zamanında ve usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığıdır. Bu vakada esaslı unsur, idarenin belge talep yazısıdır. Ancak şikâyet mercii açısından, iddiaların tarafımızca değerlendirilebilmesi için bu esaslı unsurun, süresi içinde cevaplandırılması gerekir. Başvuru süresinin gün olarak sona erdiği tarihte işlem yapılmış olsa da, başvurunun sistemde mesai saatleri dışında yapılması sebebiyle idareye aktarılamamış olması, başvurunun geçerli bir şekilde tamamlandığını göstermemektedir.
Pilot ortak tarafından beyan edilen iş deneyim belgesine ilişkin olarak idarenin ek belge talebine yanıt verilmemesi, teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olmuştur. Bu noktada başvuru sahibinin sunduğu değerlendirme, iş deneyim belgesinin var olduğu ve Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda beyan edildiği için kendi başına yeterli olduğuna yöneliktir. Ancak ihale sürecinde idare, bu beyana dayalı ek bilgi isteme hakkını kullanarak süreci şekillendirme iradesini ortaya koymuştur. Şirketin bu sürece zamanında ve uygun biçimde dahil olmaması, iş deneyimini ispat noktasında etkili bir karşılık vermemesi anlamına gelmiştir.
Kamu İhale Kurulu tarafından yapılan değerlendirmede, başvuru sahibinin şikâyetinin mesai saatleri dışında gerçekleştirildiği ve dolayısıyla idareye süresinde ulaşmadığı tespit edilmiştir. Bu durumda yalnızca takvim günü içinde işlem yapılmış olması yeterli görülmemiş, mesai saati koşulu da bağımsız bir geçerlilik şartı olarak değerlendirilmiştir. Başvurunun EKAP’ta kayıt altına alınma zamanı değil, idareye ulaşma zamanı esas alınarak, sistemsel bildirim saati dikkate alınmıştır. Sonuç olarak başvurunun süresinde yapılmadığı kanaatine varılmış ve başvuru süresel eksiklik nedeniyle esastan incelenmeksizin reddedilmiştir. Bu yaklaşım, şekli yönleri bakımından zamanlamaya özel bir önem atfeden ihale denetim sisteminin süre uyumuna verdiği önemi vurgulamaktadır.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.