KÜNYE
- Toplantı No: 2022/013
- Gündem No: 30
- Karar Tarihi: 02.03.2022
- Karar No: 2022/UY.I-323
- Başvuru Sahibi: Hi-Ka Nakliye İnşaat Taahhüt Madencilik Turizm Petrol Ürünleri İthalat İhracat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi
- İhaleyi Yapan İdare: Karayolları 5. Bölge Müdürlüğü
- İKN: 2021/703413
- İhale Adı: Karayolları 5(Mersin) Bölge Müdürlüğü 51(Silifke) ve 52(Mersin) Şube Şeflikleri Yollarında Rutin Yol Bakım, Yapım ve Onarımı ile Kar ve Buzla Mücadele İşlerinin Yapılması
Özet
İş ortaklığının sunulan imza beyannamesinin şekil şartlarına uymaması nedeniyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması kararı
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin teklif mektuplarının standart forma uygun olmadığını, imza beyannamelerinin usulsüz olduğunu, geçici teminatların yeterli olmadığını, bilanço ve iş deneyim belgelerinin eksik ve uygunsuz olduğunu, aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata aykırı olduğunu iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Kurul, iş ortaklığının imza beyannamesinin noter onaylı aslına uygun suret olarak değil, ‘ibraz edilenin aynıdır’ şerhi taşıyan suret olarak sunulduğunu, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ve İdari Şartname hükümlerine göre bu tür belgelerin geçerli olmadığını tespit etmiştir. Diğer iddialar yönünden ise; teklif mektuplarının standart forma uygun olduğu, geçici teminatların ve banka referans mektuplarının mevzuata uygun olduğu, bilanço ve iş deneyim belgelerinin yeterlik kriterlerini sağladığı, aşırı düşük teklif açıklamalarının ise idarece belirlenen analiz formatına uygun yapıldığı ve resmi rayiç fiyatlar kullanıldığı anlaşılmıştır.
Genel Soru–Cevap
Soru: İş ortaklıklarında imza beyannamesi hangi şekil şartlara uygun olarak sunulmalıdır ve bu konuda yapılan şekil hataları teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına yol açar mı?
Cevap: İş ortaklıklarının imza beyannameleri, genellikle noter onaylı aslına uygun suret şeklinde sunulmalıdır. İdari şartname veya düzenleyici mevzuatta bu konuda açık şartlar olmasa bile uygulamada “ibraz edilenin aynıdır” şerhi bulunan suretler yerine noter onaylı aslına uygun suretlerin talep edilmesi ve kabul edilmesi yaygındır. Bu şekil şartlarına uyulmaması halinde, teklifin şekli eksiklik kapsamında değerlendirilerek geçersiz sayılması ve değerlendirme dışı bırakılması söz konusu olabilir. Bu noktada belgenin noter onaylı orijinaline uygunluk aranması uygulamada önemli bir kriterdir.
Soru: Geçici teminat ve banka referans mektuplarının şekil ve içerik bakımından geçerliliği nasıl belirlenir, eksik ya da uygunsuzluk durumunda teklif ne olur?
Cevap: Geçici teminat ve banka referans mektuplarının mevzuata, idari şartname hükmüne ve Kamu İhale Kurumu kararlarına uygun biçimde düzenlenmiş ve sunulmuş olması gerekir. Teminat mektuplarında, ihale konusu işe ilişkin koşullar, geçerlilik süresi ve tutar gibi temel unsurlar doğru belirtilmelidir. Eksiklik veya mevzuata aykırılık var ise, söz konusu teklifin geçici teminat nedeniyle değerlendirmeye alınmaması veya elenmesi ihtimali doğabilir. Ancak, belgelerin şekil ve içerik yönünden yeterli bulunması halinde, bu iddialar teklifin reddi için yeterli olmaz.
Soru: İdari şartnamede belirlenen standart forma uygun olmayan teklif mektuplarının durumu nasıl değerlendirilir?
Cevap: Teklif mektubunun idari şartnamede belirtilen standart forma uygun olmaması, şekli bir eksiklik olarak kabul edilir ve genellikle teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına yol açabilir. Ancak, esas olan teklif mektubunun içeriğinin ihale konusu ve şartlarına uygun olmasıdır. Küçük şekil farklılıkları bazen tamamlatılabilir veya idari şartnamede bu tür durumlar için izin verilebilir. Fakat standart forma uygunluk şartı kesin ifade edilmişse ve teklif mektubu bu şekil şartlarını yerine getirmiyorsa, teklif geçersiz sayılabilir.
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygunluğu nasıl değerlendirilir, hangi kriterler esas alınır?
Cevap: Aşırı düşük teklif açıklamaları, idarece belirlenen formata uygun olarak yapılmalı ve açıklamanın dayanağı olarak genellikle resmi rayiç fiyatlar veya mevzuatta öngörülen belgeler kullanılır. Açıklamanın içeriği somut ve ikna edici olmalı, maliyetlerden hangi kalemlerde tasarruf yapıldığı veya hangi yöntemlerle fiyatın oluşturuğu net biçimde belirtilmelidir. Bu kriterlere uyulduğu ve idarece kabul edildiği sürece aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata aykırı olduğu söylenmez. Eksik ya da genel ifadeler taşıyan açıklamalar ise değerlendirme dışı bırakılabilir.
Soru: İmza beyannamesinin usulsüzlüğü nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması halinde ihale süreci nasıl devam eder?
Cevap: İmza beyannamesi ile ilgili şekil eksikliği nedeniyle teklif değerlendirme dışı bırakıldığında, bu teklif göz ardı edilerek bir sonraki uygun teklif sahibi üzerinden işlem yapılır. Eğer bu durum ihalenin sonucunu etkiliyorsa, idare yeniden değerlendirme yapabilir veya ihale işlemlerini mevzuata uygun şekilde tekrarlayabilir. Bu aşamada yeni karar verme sürecinde belgelerin mevzuata uygunluğu dikkatle kontrol edilir ve ihale sürecinin şeffaflığı ile rekabet koşullarının korunması esastır.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi iş ortaklığının imza beyannamesinin neden değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilmiştir?
Cevap: İş ortaklığının imza beyannamesi, noter onaylı aslına uygun suret olarak sunulmamış, ibraz edilenin aynıdır şerhi taşıyan suret halinde olduğu için ilgili yönetmelik ve idari şartname hükümlerine uygun bulunmamış ve bu nedenle teklif değerlendirme dışı bırakılmıştır.
Soru: Başvuru sahibinin diğer iddiaları (teklif mektuplarının standart forma uygun olmaması, geçici teminatların yetersizliği, bilanço ve iş deneyim belgelerinin eksikliğine ilişkin) nasıl değerlendirilmiştir?
Cevap: Kurul, bu iddiaların tamamının gerçek dışı olduğunu tespit etmiş, teklif mektuplarının standart forma uygun olduğu, geçici teminat ve banka referans mektuplarının mevzuata uygunluğu ile bilanço ve iş deneyim belgelerinin yeterlik koşullarını sağladığını karara bağlamıştır.
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamalarının durumu ve uygunluğu nasıl değerlendirilmiştir?
Cevap: Aşırı düşük teklif açıklamalarının idarece belirlenen formatta ve resmi rayiç fiyatlar kullanılarak yapıldığı tespit edildiğinden, bu açıklamaların mevzuata uygun olduğu sonucuna varılmıştır.
Soru: İmza beyannamesinin usulsüzlüğü nedeniyle Kurul hangi işlemlerin yapılmasına karar vermiştir?
Cevap: İmza beyannamesinin şekil şartlarına uygun olmaması nedeniyle, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin teklifi değerlendirme dışı bırakılmış ve ihale işlemlerinin bu durum dikkate alınarak mevzuata uygun şekilde yeniden yürütülmesine karar verilmiştir.
Detaylı Analiz
Başvuruya konu olayda, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi konumundaki bir iş ortaklığının sunduğu imza beyannamesinin şekli unsurlar bakımından yeterli olup olmadığı tartışma konusu olmuştur. Şikâyetçi tarafından yapılan başvuruda birçok belgeye ilişkin usulsüzlük ve eksiklik iddiaları yer almakla birlikte, esas uyuşmazlığın, teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olan imza beyannamesinin usulüne uygun sunulup sunulmadığına odaklandığı görülmektedir.
İnceleme konusu olan belgede, noter tarafından “ibraz edilenin aynıdır” şerhi düşülmüş olması, söz konusu suretin “aslına uygun onaylı suret” niteliği taşıyıp taşımadığı sorusunu gündeme getirmiştir. Kurul, yapılan inceleme sonucunda, sunulan belgenin noter onaylı aslına uygun değil, yalnızca sunulan örneğe benzerlik ifadesi taşıyan bir suret olduğunu belirlemiş ve bu yönüyle ihale dokümanında aranan şekil şartlarının sağlanmadığı kanaatine varmıştır. Bu hata, şekli gibi görünmekle birlikte, belgelerin sunuluş usulünün ihale yeterlik değerlendirmesi açısından belirleyici olması nedeniyle ciddi nitelikte değerlendirilmiştir.
Bu vakada “esaslı unsur” kavramı, belge sunum biçimlerinin ihale değerlendirmesindeki ağırlığı açısından önem kazanmıştır. Kurul, imza beyannamesinin noter onaylı aslına uygun bir suret olması gerektiğini değerlendirerek, söz konusu eksikliğin düzeltilebilir mahiyette olmadığını ortaya koymuştur. Dolayısıyla belge üzerinde yer alan noter şerhinin niteliği, teknik bir detaydan ibaret görülmemiş, teklifin geçerliliğini doğrudan etkileyen esaslı bir unsur olarak değerlendirilmiştir. Bu yaklaşımda, ihale süreçlerinin güvenilirliği ve belgelere ilişkin şekilsel eşitlik ilkesinin korunması temel alınmıştır.
Uygun olmayan imza beyannamesi sunan iş ortaklığının pilot ortağı veya diğer ortaklarına ait iş deneyim belgelerinin yeterli olup olmadığına ilişkin herhangi bir olumsuz tespit yapılmamıştır. Kurul kararında açık biçimde; iş deneyimi, bilanço, geçici teminat ve aşırı düşük teklif açıklamaları gibi başvuru sahibinin ileri sürdüğü diğer hususların mevzuata uygun olduğu belirtilmiştir. Bu itibarla, teklifin yalnızca imza beyannamesine ilişkin şekilsel eksiklik sebebiyle değerlendirme dışı bırakıldığı ve diğer yeterlik kriterlerinin uygun bulunduğu anlaşılmaktadır.
Sonuç olarak, Kamu İhale Kurulu imza beyannamesinin mevzuatta öngörülen biçimde noter onaylı aslına uygun bir suret olarak sunulmamasını ciddi bir şekil eksikliği olarak değerlendirmiş ve teklifin bu nedenle geçersiz sayılması gerektiğine karar vermiştir. Diğer iddiaların tamamının yersiz olduğu tespit edilmiş; ancak söz konusu eksiklik, ihalenin değerlendirme sürecinin yeniden ele alınmasını gerektirecek düzeyde görülmüştür. Kurul, bu çerçevede teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına ve sonraki işlemlerin mevzuata uygun biçimde yeniden gerçekleştirilmesine hükmetmiştir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.