KÜNYE
- Toplantı No: 2021/024
- Gündem No: 29
- Karar Tarihi: 09.06.2021
- Karar No: 2021/UY.I-1142
- Başvuru Sahibi: Ademan Yapı Enerji San. ve Tic. Ltd. Şti.
- İhaleyi Yapan İdare: Iğdır Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü
- İKN: 2021/177680
- İhale Adı: Şehirlerarası Otobüs Terminali Yapım İşi
Özet
İdarenin elektronik ortamda teyit edilemeyen imza sirkülerini değerlendirme dışı bırakması mevzuata aykırıdır
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, beyan ettiği imza sirkülerinin noter tarafından usulüne uygun şekilde düzenlenip idareye sunulduğunu, ancak idarenin bu belgenin noterler birliğinde kaydına ulaşamadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının hukuka aykırı olduğunu ileri sürmüştür.
Kurul Değerlendirmesi
İhale dokümanında, elektronik ortamda sorgulanamayan belgelerin istekliler tarafından fiziki olarak sunulmasının zorunlu olduğu ve bu belgelerin fiziki sunumu ile beyan edilen bilgilerin teyit edileceği belirtilmiştir. Başvuru sahibinin imza sirküleri, noter tarafından düzenlenmiş ve idareye ‘aslı idarece görülmüştür’ suretiyle sunulmuştur. Elektronik ortamda kaydına ulaşılamaması, fiziki sunum ve noter onayının varlığı nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması için yeterli değildir.
İdare Görüşü
İdare, imza sirkülerinin noterler birliği internet sayfasında sorgulanamadığını belirterek başvuru sahibinin teklifini değerlendirme dışı bırakmıştır.
Genel Soru–Cevap
Soru: İdarenin, elektronik ortamda teyit edilemeyen bir belgenin fiziki örneği usulüne uygun şekilde sunulduğunda, belgeyi geçersiz sayıp değerlendirme dışı bırakması mümkün müdür?
Cevap: Elektronik ortamda teyit edilemeyen belgelerin, ihale dokümanında öngörülmüşse fiziki olarak usulüne uygun şekilde sunulması doğrultusunda geçerli sayılması beklenir. Bu durumda, idarenin sadece elektronik teyit edilemediği gerekçesiyle belgeyi geçersiz sayıp teklif sahibi teklifini değerlendirme dışı bırakması mevzuata aykırıdır.
Soru: Noterler birliğinin elektronik kayıt sisteminde belge sorgulaması yapılamayan durumlarda, idarenin kanıt açısından hangi unsurlara dayanması gerekir?
Cevap: Belgenin noter tarafından düzenlendiği ve fiziki olarak idareye “aslı idarece görülmüştür” şeklinde sunulduğu durumlarda, elektronik kayıt sisteminde belgeye ulaşılamaması idarenin belge geçerliliğini reddetmesi için yeterli dayanaktır diyemeyiz. İdare, fiziki belge ve noter onayı mevcutsa teklifin değerlendirmeye alınması gerekir.
Soru: İhale dokümanında elektronik teyit düzenlemesi varsa, fiziki belge sunulması halinde idare nasıl hareket etmelidir?
Cevap: İhale dokümanında, elektronik teyit mümkün olmayan belgelerin fiziki tesliminin zorunlu olduğu açıkça belirtilmişse, fiziki teslim edilen belge geçerli kabul edilir. Bu durumda idare, belgeyi reddetmek veya teklifi değerlendirme dışı bırakmak yerine, belge içeriğini ve usulünü dikkate alarak değerlendirme yapmalıdır.
Soru: İdarenin elektronik teyit yapılamayan bir belgeyi usulüne uygun fiziki sunum halinde geçersiz sayması halinde ortaya çıkabilecek hukuki sonuçlar nelerdir?
Cevap: Bu tür bir uygulama mevzuata aykırılık teşkil edebilir, teklifin haksız olarak değerlendirme dışı kalması nedeniyle ihalenin iptaline, idari uyuşmazlıklara ve idari mahkemeye başvuruya yol açabilir. Böyle durumlarda idari işlem geçersiz sayılarak ihalenin mevzuata uygun şekilde yeniden yapılması gerekebilir.
Soru: Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında, belge doğrulama yöntemi somut olarak hangi kriterlerle belirlenmelidir?
Cevap: Belge doğrulama kriterleri, ihaleyi düzenleyen idarece ihale dokümanında açıkça belirtilmeli, elektronik teyit mümkün değilse fiziki belgelerin sunumu ve noter onayının varlığı aranmalıdır. Bu unsurlar sağlandığı sürece teklif sahibinin belge sunumu olumlu değerlendirilmelidir; aksi halde objektif ve somut gerekçelerin bulunması beklenir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İdarenin, başvuru sahibinin imza sirkülerinin elektronik ortamda noterler birliği kaydına ulaşılamadığı gerekçesiyle teklifini değerlendirme dışı bırakması mevzuata uygun mudur?
Cevap: İdarenin bu gerekçeyle başvuru sahibinin teklifini değerlendirme dışı bırakması mevzuata uygun değildir; zira ihale dokümanına göre elektronik ortamda teyit edilemeyen belgelerin fiziki olarak sunulması yeterlidir ve başvuru sahibi fiziki imza sirkülerini noter tarafından usulüne uygun olarak sunmuştur.
Soru: İmzalı ve fiziki olarak idareye sunulan imza sirkülerinin noterler birliği internet sitesinde yer almaması değerlendirmeye alınmama nedeni olabilir mi?
Cevap: Hayır; fiziki belge ve noter onayı ile idareye sunulmuş imza sirkülerinin elektronik ortamda kaydının bulunmaması, teklifin değerlendirme dışı bırakılması için yeterli bir neden değildir.
Soru: Başvuru sahibi, imza sirkülerinin noter tarafından düzenlendiğini ve usulüne uygun sunulduğunu iddia etmektedir. İdarenin bu durumu nasıl değerlendirmesi gerekir?
Cevap: İdare, imza sirkülerinin noter tarafından usulüne uygun şekilde düzenlenip sunulduğunu belgelediği sürece, elektronik ortamda teyit imkanı olmasa dahi belgeyi geçerli saymalı ve teklifi değerlendirmeye dahil etmelidir.
Soru: İhale sürecinde elektronik ortamda teyit edilemeyen belgeler için hangi uygulama esas alınmıştır?
Cevap: İhale dokümanındaki düzenleme gereği, elektronik ortamda teyit edilemeyen belgelerin fiziki olarak sunulması zorunlu olup bu fiziki sunumun yapılması halinde belge geçerlidir ve buna dayanarak teklifin değerlendirme dışı bırakılması doğru değildir.
Detaylı Analiz
İlgili vakada ortaya çıkan uyuşmazlık, bir isteklinin imza sirkülerinin sadece elektronik ortamda teyit edilemediği gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasıdır. Başvuru sahibi, söz konusu belgenin noter tarafından düzenlenip fiziki olarak usulüne uygun şekilde idareye sunulduğunu belirtirken, idare ise imam sirkülerinin Türkiye Noterler Birliği’nin elektronik sisteminde görünmemesini gerekçe göstererek belgeyi geçersiz saymış ve teklifi değerlendirme dışı bırakmıştır. Uyuşmazlık, elektronik teyit sisteminin yokluğu halinde fiziki belgenin geçerliliği ve bu bağlamda teklifin değerlendirmeye alınıp alınamayacağı tartışmasına dayanmaktadır.
İhale sürecinde üzerinde durulan temel konu, imza sirküsünün usulüne uygun olarak sunulup sunulmadığıdır. Başvuru sahibi, noter onaylı imza sirkülerini fiziki ortamda ve “aslı idarece görülmüştür” kaydıyla ibraz etmiştir. Önemli olan husus, ihale dokümanlarında yer aldığı şekliyle, elektronik ortamda teyit edilemeyen belgelerin fiziki sunumunun yeterli kabul edilip edilmeyeceğidir. İhale dokümanında fiziki sunumun zorunlu olduğu açıkça düzenlenmiş olduğu halde, idarenin yalnızca elektronik kayda ulaşamama gerekçesine dayanarak belgeyi geçersiz sayması ihalenin eşitlik ve rekabet ilkeleriyle bağdaşmamaktadır.
Bu vakada değerlendirilmesi gereken esaslı unsur, ihale dokümanındaki düzenlemeye rağmen idarenin belgeyi hangi gerekçeyle yetersiz saydığıdır. Bir belgenin elektronik ortamda teyit edilememesi, başlı başına onun geçersiz olduğu anlamına gelmez. Esaslı unsur niteliği taşıyan konu, belge içeriğinin usule uygun olarak noter tarafından düzenlenmiş ve şeffaf biçimde idareye sunulmuş olmasıdır. Bu yönüyle belgenin fiziksel mevcudiyeti ve noter tasdiki, elektronik kayıt eksikliğini telafi eden belirleyici unsurlar olarak değerlendirilmektedir.
Başvuru sahibi, teklifinde bulunurken imza sirkülerinin usulüne uygun şekilde hazırlandığını ve noter onaylı bir biçimde idareye teslim edildiğini ortaya koymuştur. Dolayısıyla bu belgenin teklifin değerlendirilmesine engel bir eksiklik oluşturması için somut ve belgeden kaynaklı bir sakatlık bulunması gerekirken, yalnızca elektronik ortam teyit edilmemesi gerekçe gösterilmiştir. Bu durumda, başvuru sahibinin teklifinin belge eksikliği nedeniyle değil, belge teyit yöntemine getirilen hatalı yorum nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmektedir.
Kamu İhale Kurulu, uyuşmazlığı değerlendirirken ihale dokümanının ilgili düzenlemesine açık biçimde dayanmış ve fiziki olarak sunulmuş noter onaylı belgelerin geçerli kabul edilmesi gerektiği sonucuna ulaşmıştır. Kurul, elektronik teyit sistemine ulaşılamamasının tek başına belgeyi geçersiz kılacak nitelikte olmadığını, idarenin sunulan belgeyi dikkate alarak değerlendirme yapması gerektiğini ortaya koymuştur. Bu değerlendirme sonucunda, teklifin değerlendirmeye alınması ve ihale işlemlerinin yeniden tesis edilmesi yönünde verilen karar, hem dokümana bağlılık hem de idari işlemlerde ölçülülük ilkesine uygunluk açısından isabetli bulunmuştur.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.