KÜNYE
- Toplantı No: 2022/054
- Gündem No: 60
- Karar Tarihi: 23.11.2022
- Karar No: 2022/UY.I-1474
- Başvuru Sahibi: Makimsan Asfalt Taah. İnş. San. ve Tic. A.Ş.
- İhaleyi Yapan İdare: Adana Büyükşehir Belediye Başkanlığı Satınalma Dairesi Başkanlığı
- İKN: 2022/917455
- İhale Adı: Kozan ve İmamoğlu İlçelerine Sathi Kaplama Yapılması İşi
Özet
Aşırı düşük teklif sorgulamasında paçal iş kalemlerine ait analiz formatlarının verilmemesi nedeniyle sorgulamanın yenilenmesi gerektiği kararı
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, aşırı düşük teklif sorgulamasında paçal iş kalemlerine ait analiz girdileri ve miktarlarının verilmediğini, bu nedenle aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuata uygun şekilde yenilenmesini talep etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Mevzuata göre, paçal iş kalemleri için analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının ihale dokümanı kapsamında veya aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazı ekinde verilmesi zorunludur. İdarenin yaklaşık maliyet analizlerinde bu iş kalemlerinin alt iş kalemleri ve bazı analiz girdileri yer almakla birlikte, aşırı düşük teklif sorgulamasında bu analiz formatları isteklilere gönderilmemiştir. Bu durum, aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuata uygun yapılmadığını göstermektedir.
Genel Soru–Cevap
Soru: Aşırı düşük teklif sorgulamasında paçal iş kalemlerinin analiz formatlarının isteklilere verilmemesi neden sorun yaratır?
Cevap: Paçal iş kalemlerine ait analiz girdileri ve miktarlarını gösteren analiz formatlarının isteklilere verilmemesi, teklif sahiplerinin aşırı düşük tekliflerinin dayanağını detaylı ve şeffaf biçimde açıklama hakkını sınırlar. Mevzuat gereği bu belgeler, sorgulamanın bir parçası olarak sunulmadığında, sorgulama usul ve esaslarına uygun yapılmamış olur. Bu durum, ihale sürecinde hukuki itirazlara ve işlemlerin iptaline yol açabilir.
Soru: Yaklaşık maliyet analizinde alt iş kalemlerinin ve bazı analiz girdilerinin yer alması, aşırı düşük teklif sorgulamasında analiz formatı sunma yükümlülüğünü kaldırır mı?
Cevap: Yaklaşık maliyet analizinde alt iş kalemlerine ve bazı analiz girdilerine yer verilmesi, aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında analiz formatlarının ayrı ayrı ve açık olarak isteklilere sunulması zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Mevzuata göre, teklif sahiplerinin savunma yapabilmesi için paçal iş kalemlerine ait tam analiz formatlarının sorgulama yazısına ek olarak paylaşılması gerekir.
Soru: Aşırı düşük teklif sorgulamasında paçal iş kalemlerine ilişkin analiz formatlarının verilmemesi durumunda süreç nasıl ilerlemelidir?
Cevap: Bu durumda sorgulamanın mevzuata uygun yapılmadığı kabul edilerek, idarenin eksikliği gidermesi için aşırı düşük teklif sorgulamasını analiz formatlarını da içerecek şekilde yenilemesi gerekir. İhale süreci, yeni sorgulama tamamlanıp belgeler doğrultusunda değerlendirme yapıldıktan sonra usulüne uygun şekilde devam ettirilmelidir.
Soru: Teklif sahipleri aşırı düşük teklif sorgulamasında hangi belgeler üzerinden savunma yapabilir?
Cevap: Teklif sahipleri, aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında idare tarafından paçal iş kalemlerine ilişkin analiz girdileri, miktarları ve detaylarını içeren analiz formatlarını içeren belgeler doğrultusunda açıklama yapabilirler. Bu belgelerin verilmemesi durumunda teklif sahiplerinin savunma imkanı yeterli olmaz ve sorgulama usul hatalı kabul edilir.
Soru: İdare aşırı düşük teklif sorgulamasında paçal iş kalemlerine ait analiz formatlarını neden mutlaka sunmalıdır?
Cevap: Paçal iş kalemlerine ait analiz formatlarının sunulması, teklif sahiplerinin tekliflerini oluşturan temel maliyet ve miktar unsurlarını bilmesi ve gerektiğinde açıklama yapabilmesi için kritik öneme sahiptir. Bu sayede sorgulama süreci şeffaf ve objektif olur; belirsizlikler ve tereddütler azalır, hukuki uyuşmazlıkların önüne geçilir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İdarenin paçal iş kalemlerine ait analiz formatlarını aşırı düşük teklif sorgulamasında isteklilere vermemesi ne şekilde mevzuata aykırılık oluşturmuştur?
Cevap: İdarenin paçal iş kalemlerine ait analiz girdileri ve miktarlarını içeren analiz formatlarını aşırı düşük teklif sorgulamasında isteklilere vermemesi, mevzuatın açık gereklerini ihlal etmiştir. Bu analiz formatları verme zorunluluğu, aşırı düşük tekliflerin sorgulanmasında teklif sahiplerinin savunma hakkı ve açıklama yapabilmesi için olmazsa olmazdır. İdarenin bunu yapmaması, aşırı düşük teklif sorgulamasının usul ve esaslarına uygun yapılmadığını göstermiştir.
Soru: Başvuru sahibinin talebi doğrultusunda aşırı düşük teklif sorgulamasının nasıl yenilenmesi gerektiği yönünde verilen kararın gerekçesi nedir?
Cevap: İdarenin paçal iş kalemleri için analiz formatlarını vermemesi sebebiyle aşırı düşük teklif sorgulaması eksik yapılmıştır. Bu eksiklik nedeniyle Kurul, analizlerin mevzuata uygun olarak oluşturulup isteklilere gönderilmesini ve böylece teklif sahiplerinin bu analizlere dayalı açıklama yapabilmelerini sağlamıştır. Bu nedenle, aşırı düşük teklif sorgulaması usulüne uygun hale getirilip yenilenmiş ve ardından ihale işlemlerinin buna göre yeniden sonuçlandırılması kararlaştırılmıştır.
Soru: İdarenin yaklaşık maliyet analizinde paçal iş kalemlerinin alt iş kalemlerine yer vermesi, aşırı düşük teklif sorgulamasında ayrı ayrı analiz formatı sunmaya yeterli midir?
Cevap: Hayır, idarenin yaklaşık maliyet analizinde alt iş kalemlerine yer vermesi, aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında paçal iş kalemlerine ait analiz formatlarının isteklilere verilmesinin yerine geçmez. Mevzuat gereği bu analiz formatlarının ayrı ayrı ve açık şekilde sorgulama yazı ekinde sunulması zorunludur. Aksi halde teklif sahipleri tekliflerinin dayanağını etkin şekilde açıklayamaz.
Soru: Aşırı düşük teklif sorgulamasında idarenin görev ve sorumluluğu bu somut vakada nasıl netleşmiştir?
Cevap: Bu vakada idarenin görev ve sorumluluğu, paçal iş kalemlerine ilişkin analiz formatlarını eksiksiz biçimde oluşturup aşırı düşük teklif sorgulamasına ek olarak isteklilere sunmak şeklinde tespit edilmiştir. Bu yapılmadığında sorgulama mevzuata aykırı olur ve ihale işlemleri Kurul kararıyla durdurularak gerekli düzenlemeler yapılmadan ilerlenemez.
Detaylı Analiz
Aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin bu uyuşmazlıkta, idarenin paçal iş kalemlerine yönelik analiz formatlarını isteklilere sunmaması başvuruya konu edilmiştir. Paçal nitelikli bazı iş kalemlerine ilişkin analizlerde yer alan bilgi ve verilerin, aşırı düşük teklif açıklamaları sürecinde kullanılabilmesi için isteklilere açık ve eksiksiz şekilde sunulması gerekmekteydi. Başvuru sahibi, bu belgelerin paylaşılmaması nedeniyle savunma yapma imkânlarının sınırlandığını ve sorgulamanın geçersiz hale geldiğini iddia etmiş, sorunun giderilmesi amacıyla sürecin yeniden işletilmesini talep etmiştir.
İhale sürecinde, aşırı düşük teklif açıklamalarının istenmesi aşamasında, paçal iş kalemlerine ilişkin analiz girdilerinin ve miktarlarının şeffaf biçimde paylaşılması, isteklilerin tekliflerinin açıklayıcı unsurlarını doğru şekilde ortaya koyabilmeleri açısından önemlidir. Her ne kadar idare yaklaşık maliyet analizlerinde bu iş kalemlerinin alt bileşenlerine ve bazı girdilerine yer vermiş olsa da, bunlar ayrı formatlarla ve açıklamaya dayanak oluşturacak netlikte sunulmamıştır. Mevcut durum, teklif sahiplerinin teknik ve mali detaylara erişimini sınırlamış ve açıklama hakkını zayıflatmıştır.
Esaslı unsur kavramı bu vakada analiz formatlarının sunulmaması üzerinden değerlendirilmiş; analiz girdileri ve miktarlarına dayalı paçal kalemlerin açıklama sürecindeki belirleyici rolü esaslı unsur kapsamında kabul edilmiştir. Açıklama yapabilme kabiliyeti, yalnızca toplam birim fiyatın değil, bu fiyatın arkasındaki maliyet bileşenlerinin de görülmesine bağlıdır. Bu bağlamda, sunulmayan analiz formatlarının yokluğu, tekliflerin usule uygun değerlendirilmesinde açık bir eksiklik yaratmış ve ihalenin sağlıklı yürütülmesini engellemiştir.
Pilot ortak ya da diğer ortakların iş deneyim belgeleriyle ilgili özel bir uyuşmazlık bu vakada yer almamaktadır; değerlendirme ağırlıklı olarak analiz formatlarının eksikliği nedeniyle açıklama sürecinin eksikliği üzerine kuruludur. Dolayısıyla bu başlık altında, pilot ortağa özgü bir analiz yapılmasına gerek bulunmamaktadır.
Kurul, bu tür bir eksikliğin savunma hakkını ihlal ettiğini ve aşırı düşük teklif sorgulamasının sağlıklı yürütülemediğini net biçimde ortaya koymuştur. Alınan kararla, idarenin analiz formatlarını eksiksiz ve mevzuata uygun şekilde oluşturarak bütün isteklilere sunması, bunun ardından aşırı düşük teklif açıklamalarının yeniden alınması ve nihayetinde ihale işlemlerinin yeniden yürütülmesi yönünde bir sürecin başlatılması istenmiştir. Ulaşılan sonuç; bilgi eksikliklerinin idari işlemlerde telafi edilmesi gerektiği ve şeffaflık ilkesine aykırı durumların ihale sürecini geçersiz kılabileceği yönündeki yaklaşımla örtüşmektedir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.