KÜNYE
- Toplantı No: 2023/026
- Gündem No: 12
- Karar Tarihi: 27.04.2023
- Karar No: 2023/UY.I-673
- Başvuru Sahibi: Denizler Akaryakıt Madencilik İnşaat Nakliye Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.
- İhaleyi Yapan İdare: Erdemli Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü
- İKN: 2023/76711
- İhale Adı: Erdemli Belediyesi 2023 Yılı 1 Grup 1 Kısım Sıcak Asfalt ve 2 Kısım Kaldırım Yapım İşi
Özet
Aşırı düşük teklif sorgulamasının usulüne uygun yapılmaması nedeniyle ihalenin aşırı düşük teklif açıklaması alınarak yeniden değerlendirilmesine karar verildi
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığının teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğini, teklif mektubu imza beyannamesi, ortaklık belgeleri, ekonomik ve mali yeterlik, geçici teminat, iş deneyim belgeleri ve birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata gibi eksiklikler bulunduğunu, ayrıca aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığını iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Kurul, ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığının e-teklif usulüyle EKAP üzerinden teklif verdiğini, noter onaylı belgelerin fiziki sunulmasının beklenemeyeceğini, EKAP kayıtlarının ve belgelerinin mevzuata uygun olduğunu, ekonomik ve mali yeterlik kriterlerinin karşılandığını, geçici teminatın standart forma uygun ve yeterli tutarda olduğunu, iş deneyim belgelerinin geçerli ve yeterli olduğunu tespit etmiştir. Aşırı düşük teklif sorgulamasında ise, ihale komisyonunca yaklaşık maliyetin %80’ini oluşturan iş kalemleri ve analiz girdilerinin tam ve ayrıntılı olarak sorgulanması gerekirken, nakliye mesafeleri gibi önemli girdilerin sorgulama yazısında belirtilmediği, paçal iş kalemlerinin temel girdilere ayrıştırılmadığı, analizlerin usulüne uygun yapılmadığı, bu nedenle aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı değerlendirilemediği sonucuna varılmıştır.
Genel Soru–Cevap
Soru: EKAP üzerinden sunulan belgelerde noter onaylı fizikî evrak istenmemesi hangi koşullarda kabul edilir ve ne tür belgeler elektronik ortamda yeterli sayılır?
Cevap: Elektronik teklif usulüyle yapılan ihalelerde, idarelerin EKAP üzerinden sunulan belgeleri noter onaylı fiziki örneklerle teyit etmesi genellikle beklenmez. Mevzuata uygun şekilde EKAP’a yüklenmiş ekonomik ve mali yeterlik belgeleri, geçici teminat makbuzu ve iş deneyim belgeleri elektronik ortamda doğrulanabilir nitelikteyse, bunlar yeterli kabul edilir. Ancak belgelerin içeriği ve güncelliği dikkatlice kontrol edilmeli, eksik ya da uyumsuzluk varsa tamamlatılması istenmelidir.
Soru: Aşırı düşük teklif sorgulamasında hangi unsurların tam ve ayrıntılı sorgulanması gerekir?
Cevap: Yaklaşık maliyetin büyük kısmını oluşturan iş kalemleri ve bu kalemlerin temel girdileri detaylı olarak sorgulanmalıdır. Sadece toplam tutar değil, iş kalemlerinin analizleri, hammaddeler, işçilik, nakliye maliyetleri, ara malzemeler gibi önemli girdiler net olarak belirtilmeli ve teklif sahiplerinden bu kalemlere ilişkin ayrıntılı açıklamalar istenmelidir. Paçal iş kalemlerinin temel girdilere ayrıştırılması, sorgulamanın doğruluğunu artırır.
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamalarının usulüne uygun olmaması idari işlem açısından ne tür sonuçlar doğurabilir?
Cevap: Yeterli ve ayrıntılı açıklama alınmadan veya sorgulama usulü mevzuat hükümlerine uygun yapılmadan aşırı düşük teklif üzerinden ihale kararı verilir ise, bu durum işlemin iptaline, ihalenin tekrar değerlendirilmesine veya hukuki uyuşmazlıklara yol açabilir. İdarelerin, teklifin gerçekçi olup olmadığını anlamaya yönelik teknik ve ekonomik sorgulamayı eksiksiz yapması zorunludur.
Soru: Teklifin incelenmesinde belge eksikliği veya aritmetik hata iddiaları hangi durumlarda teklif değerlendirme dışı bırakılmayı gerektirmez?
Cevap: Belgeler mevzuat ve ihale dokümanı gereği elektronik ortamda usulüne uygun şekilde sunulmuş ve doğrulanmış ise, söz konusu belgelerdeki küçük eksikliklerin veya teklif cetvelindeki aritmetik hataların idarenin hatası veya teklifin özelliğinden kaynaklanmaması durumunda teklif elenmeyebilir. Bu tür noktalarda idare, adayın eksikliği gidermesini talep edebilir veya prosedürlere uygun düzeltme yapabilir.
Soru: İhale komisyonlarının aşırı düşük teklif açıklaması isteme yetkisinde dikkat etmeleri gereken hususlar nelerdir?
Cevap: Komisyon, aşırı düşük teklif tespitinde yaklaşık maliyetin anlamlı bir kısmını teşkil eden iş kalemlerine yönelik yeterli ve somut sorgulama yapmalıdır. Açıklama talebi teknik olarak dayanaklı, kapsamlı ve net olmalıdır; sadece genel ifadelerle veya önemli girdi kalemlerine değinmeden açıklama istenmesi yeterli görülmeyebilir. Ayrıca, açıklama talebi istekliye tebliğ edilip verilen cevaplar ayrıntılı analiz edilmelidir. Aksi halde aşırı düşük teklif sorgulaması hukuken eksik sayılabilir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İhale üzerinde bırakılan iş ortaklığının sunmuş olduğu teklifin ekonomik ve mali yeterliği ile iş deneyim belgelerinin geçerliliği nasıl değerlendirildi?
Cevap: Kurul, söz konusu iş ortaklığının ekonomik ve mali yeterlik koşullarını, geçici teminatını ve iş deneyim belgelerinin mevzuata uygun olduğunu EKAP üzerinden yapılan inceleme sonucunda tespit etmiştir. Belgelerin noter onayı ile fiziki sunulması beklenmemiş, elektronik ortamda sunulan belgelerin yeterli kabul edilmiştir.
Soru: İdare tarafından yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasının usulüne uygun bulunmayan yönleri nelerdir?
Cevap: Aşırı düşük teklif sorgulaması, yaklaşık maliyetin %80’ini oluşturan iş kalemleri ve analiz girdilerini tam ve ayrıntılı şekilde içermemiştir. Özellikle nakliye gibi önemli analiz girdileri sorgulama yazısında yer almamış; ayrıca paçal iş kalemleri temel girdilerine ayrıştırılmamış ve bu nedenle açıklama talebi teknik açıdan eksik kalmıştır.
Soru: Usulüne uygun olmayan aşırı düşük teklif sorgulamasının ihalenin sonucuna etkisi ne olmuştur?
Cevap: Aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı ve tam değerlendirilmesini engelleyen usulsüz sorgulama nedeniyle ihale işlemleri mevzuata uygun yapılmamıştır. Bu sebeple ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığından yeniden ayrıntılı açıklama istenmesine ve ihale sürecinin baştan mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmesine karar verilmiştir.
Soru: Başvuru sahibinin iddialarının hangi kısmı Kurul tarafından yerinde bulunmamıştır?
Cevap: Kurul, başvuru sahibinin teklifin eklerinde eksikliklere ve aritmetik hatalara ilişkin iddialarını incelemiş, belgelerin EKAP üzerinden usulüne uygun şekilde sunulduğunu, ekonomik ve mali yeterlik, geçici teminat, iş deneyim belgelerinin geçerli olduğunu tespit ederek bu iddiaları reddetmiştir. Ancak aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin eksiklik tespiti nedeniyle ihalenin usul yönünden yeniden değerlendirilmesi gerektiğine hükmetmiştir.
Detaylı Analiz
İhale sürecinde yaşanan uyuşmazlık, ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığının teklifine ilişkin yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasının usulüne uygun şekilde yapılıp yapılmadığına odaklanmaktadır. Başvuru sahibi, bu teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğini öne sürerken, teklif belgelerinde eksiklikler, aritmetik hata ve yeterlik belgeleri yönünden uygunsuzluklar bulunduğunu iddia etmiş; özellikle aşırı düşük teklif açıklamalarının yetersizliğini vurgulamıştır. Kamu İhale Kurulu’nun değerlendirmesi ise teknik yönü ağır basan bu aşırı düşük teklif sorgulamasının yeterli detaydan yoksun olduğu yönünde sonuçlanmıştır.
İdarece yapılan incelemede, teklif vermeye esas belgelerin EKAP üzerinden usulüne uygun sunulduğu ve bu belgelerin içerik olarak geçerli olduğu belirlenmiştir. Kurul, ekonomik ve mali yeterlik belgeleri ile iş deneyim belgelerini elektronik ortamda yapılan ihaleye uygun biçimde değerlendirmiş; noter onaylı fiziki sunum aranmasının yerinde olmadığını ifade etmiştir. Aritmetik hata ve belge eksikliği gibi iddialar da yine belge sunumunun mevzuata uygun şekilde gerçekleşmesi nedeniyle yerinde görülmemiştir.
Ancak ihale sürecindeki esaslı uyuşmazlık, teklifin düşük bulunmasına neden olan iş kalemlerinin sorgulama kapsamına yeterince alınmamasından kaynaklanmıştır. Aşırı düşük teklif açıklaması istenirken, yaklaşık maliyette belirleyici etki yapan iş kalemlerine yönelik detaylı analiz ve açıklama talebi yapılmamıştır. Paçal iş kalemlerinin temel girdilerine ayrıştırılmaması ve nakliye gibi maliyeti etkileyen kalemlerin sorgulama yazısında belirtilmemesi, Kurul nezdinde sorgulamanın teknik anlamda yetersiz olarak kabul edilmesine yol açmıştır.
Değerlendirme kapsamında ayrıca, iş ortaklığında yer alan pilot ortağın iş deneyimi de tartışılmış, ancak bu yönden herhangi bir geçerlilik sorunu tespit edilmemiştir. Kurul, elektronik ortamda sunulan iş deneyim belgelerinin yeterliliğini kabul etmiş, bunların teklifin değerlendirmeye alınmasına engel teşkil etmediğini belirtmiştir. Dolayısıyla problem, iş deneyimi yönünden değil; teklifin ekonomik açıdan anlamlı biçimde değerlendirilmesine imkân vermeyen yetersiz sorgulama sürecinden kaynaklanmaktadır.
Sonuç olarak, Kurul, teklifin şekli veya belgelerindeki teknik uygunluk bakımından bir sorun bulunmadığını, ancak ihale komisyonunun aşırı düşük teklif sorgulaması sürecinde gerekli özeni göstermediğini tespit etmiştir. Karar, bu nedenle iş ortaklığından yeniden açıklama alınması, sorgulamanın eksiksiz biçimde tekrar edilmesi ve ihale işlemlerinin buna göre yeniden değerlendirilmesi yönünde olmuştur. Bu yaklaşım, teknik içerikli açıklamaların eksik yapılmasının ihalenin esasına etkide bulunabileceğini ve işlemlerin bu nedenle yeniden ele alınmasını gerektireceğini ortaya koymaktadır.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.