KÜNYE
- Toplantı No: 2023/013
- Gündem No: 52
- Karar Tarihi: 15.02.2023
- Karar No: 2023/UY.I-376
- Başvuru Sahibi: Grd Otomasyon Yapı Enerji Mühendislik Sağlık Eğitim Müşavirlik Hizmetleri İç ve Dış Ticaret Limited Şirketi
- İhaleyi Yapan İdare: Bağcılar Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü
- İKN: 2022/1424798
- İhale Adı: Engelliler Sarayı Asma Germe Membran İmalatının Yenilenmesi İşi
Özet
Aşırı düşük teklif sorgulamasında analiz formatının eksik hazırlanması nedeniyle sorgulamanın yenilenmesine karar verildi
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığını, kullanılan fiyat tekliflerinin maliyet tespit tutanağındaki ortalama birim maliyet ve satış tutarlarının %80’inden düşük olduğunu, fatura bilgilerinin geçici vergi beyanname dönemi ile uyuşmadığını, fatura ve aritmetik hesaplama tablolarında uyumsuzluk olduğunu, farklı malzemeler için kesilen faturaların açıklamaya konu iş kalemlerinde kullanıldığını iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
İhale dokümanında ve aşırı düşük teklif açıklaması isteme yazısında, paçal iş kalemi niteliğinde olan ve işçilik, malzeme, makine gibi analiz girdileri içeren iş kalemi için analiz formatının verilmediği tespit edilmiştir. Kamu İhale Genel Tebliği uyarınca, yaklaşık maliyetin %80’ini oluşturan iş kalemleri için analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının hazırlanması ve açıklama isteme yazısına eklenmesi zorunludur. Bu eksiklik nedeniyle aşırı düşük teklif sorgulaması mevzuata uygun yapılmamıştır.
Genel Soru–Cevap
Soru 1:
Aşırı düşük teklif açıklaması istenirken, açıklamanın dayanağı olan analiz formatının iş kalemi bazında, özellikle yaklaşık maliyetin önemli bir bölümünü oluşturan kalemlere ilişkin olarak ihale dokümanında veya açıklama isteme yazısında bulunmaması ihale süreci açısından nasıl sonuç doğurur?
Cevap:
Yaklaşık maliyetin önemli kısmını teşkil eden iş kalemlerinin analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatları ihale dokümanında veya aşırı düşük teklif açıklaması isteme yazısında eksikse, bu durum aşırı düşük teklif sorgulamasının usule uygun yapılmadığı sonucunu verir. Böyle bir eksiklik, idarenin sorgulamayı mevzuata uygun şekilde yapmadığını gösterdiğinden, sorgulamanın analiz formatlarının eksiksiz hazırlanması ve açıklama istenecek girdilerin net olarak belirtilmesi suretiyle yenilenmesi gerekir.
Soru 2:
İdare aşırı düşük teklif sorgulaması yaparken, hangi durumlarda iş kalemine ilişkin analiz girdileri ve miktarlarının açıkça belirtilmesi zorunlu hale gelir?
Cevap:
Yaklaşık maliyetin %80’ini veya önemli bir oranını oluşturan iş kalemlerinin aşırı düşük teklif sorgulamasında; işçilik, malzeme, makine gibi analiz girdileri ile bunların miktarlarının somut ve detaylı olarak gösterilmesi zorunludur. Bu sayede isteklinin teklif fiyatını dayandırdığı veya hesapladığı unsurlar netleşir ve sorgulamanın somut verilere dayandırılması sağlanır. Belirtilmediği durumlarda sorgulama eksik kalır ve usule aykırılık doğar.
Soru 3:
Aşırı düşük teklif sorgulaması aşamasında, idarece gönderilen açıklama isteme yazısında analiz formatının bulunmaması durumunda istekliden talep edilen açıklamaların hukuki geçerliliği nasıl değerlendirilir?
Cevap:
Analiz formatı olmadan yapılan açıklama isteme yazısındaki sorgulamalar hukuken tam geçerli sayılmaz. Çünkü söz konusu format, teklifin bileşenlerinin fiyatlandırılmasını ve hesaplamaların temelini gösterir. Format olmadan verilen açıklamalar tek başına yeterli delil olarak kabul edilmez ve idarenin sorgulamayı format hazırlanarak tekrarlaması gerekir; aksi halde sorgulama usulüne aykırı sayılır.
Soru 4:
Aşırı düşük teklif sorgulamasında analiz formatının eksik hazırlanması veya sunulmaması nedeniyle ortaya çıkan usul eksikliği, ihalenin iptalini gerektirir mi?
Cevap:
Analiz formatı eksikliği, doğrudan ihalenin iptalini gerektiren bir durum olmayabilir. Bu eksiklik, idarenin sorgulamayı mevzuata uygun hale getirmek üzere analiz formatı hazırlayıp açıklama isteme yazısını yenilemesiyle giderilebilir. Bu şekilde işlemler usule uygun tamamlanana kadar ihale süreci askıya alınabilir; iptal yerine işlem düzeltilir.
Soru 5:
Başvuru aşamasında aşırı düşük teklif sorgulamasında kullanılan fatura ve maliyet tespit tabloları arasında uyuşmazlık ve farklı malzemelerin farklı kalemlerde kullanıldığı iddiaları mevcutsa, bu hususlar nasıl değerlendirilir?
Cevap:
Bu tür iddiaların etkin olarak değerlendirilebilmesi için önce aşırı düşük teklif sorgulamasının usulüne uygun yapılması gerekir. Özellikle analiz formatı eksikse ve sorgulama dayanağı şeffaf değilse, bu tür uyuşmazlıklar hakkında kesin bir hüküm vermek zordur. İdarenin, sorgulama sürecinde analitik ve tutarlı veri talep etmesi, faturalar ile maliyet tabloları arasındaki bariyerleri kaldırması beklenir. Usul tamamlandıktan sonra yapılan sorgulamalarda bu iddiaların somut delillere göre incelenmesi gerekir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru 1:
Aşırı düşük teklif açıklaması istenirken iş kalemlerine ilişkin analiz formatının ihale dokümanında veya açıklama isteme yazısında yer almaması hangi hukuki sonuca yol açmıştır?
Cevap:
İhale dokümanında veya açıklama isteme yazısında analiz formatının bulunmaması nedeniyle aşırı düşük teklif sorgulaması mevzuata uygun şekilde yapılamamıştır. Bu eksiklik, sorgulamanın usule aykırı olduğunun değerlendirilmesine ve işlemin tekrar edilerek analiz formatı hazırlanmasına karar verilmesine neden olmuştur.
Soru 2:
Yaklaşık maliyetin önemli bir kısmını oluşturan iş kalemleri için analiz formatı hazırlanmadığında idarenin atması gereken adım nedir?
Cevap:
İdare, yaklaşık maliyetin %80’ini oluşturan iş kalemleri için analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatını hazırlamalı, bunu aşırı düşük teklif açıklaması isteme yazısına eklemeli ve sorgulamayı bu eksik giderildikten sonra tekrar yapmalıdır.
Soru 3:
Başvuru sahibinin, isteklinin sunduğu fiyatların maliyet tespit tablosundaki tutarlardan düşük olduğuna dair iddialarının aşırı düşük teklif sorgulamasında nasıl değerlendirilmesi gerekir?
Cevap:
Analiz formatı eksik olduğu için sorgulama usulüne uygun yapılmamış, dolayısıyla fiyatların uygunluğu somut olarak değerlendirilememiştir. Bu nedenle iddiaların haklılığı merci kararında değil, ancak usulün tamamlanmasıyla yapılacak doğru sorgulamada ortaya konabilir.
Soru 4:
Aşırı düşük teklif sorgulamasındaki analiz formatı eksikliği idari işlemin iptalini gerektirir mi?
Cevap:
Eksiklik doğrudan iptali değil, sorgulamanın analiz formatı hazırlanmak suretiyle yenilenmesini ve ardından mevzuata uygun işlemlerin devam ettirilmesini gerektirir. Yani, idari işlem tamamen iptal edilmez; usule uygunluk sağlanana kadar işlem askıya alınır ve düzeltilir.
Detaylı Analiz
Aşırı düşük teklif açıklaması sürecine ilişkin bu uyuşmazlıkta, ihale üzerinde bırakılan istekliden, teklifinde yer alan belirli iş kalemleri hakkında açıklama istenmiş; ancak söz konusu kalemlerin detaylı analiz formatı ne ihale dokümanında yer almış ne de açıklama isteme yazısına eklenmiştir. İdare, yaklaşık maliyetin %80 gibi önemli bir bölümünü oluşturan, paçal nitelikteki iş kalemleri için işçilik, malzeme ve ekipman gibi unsurları gösteren analiz formatını hazırlamaksızın açıklama talebinde bulunmuş, bu da sorgulamanın sağlıklı ve mevzuata uygun yürütülmesini engellemiştir. Başvuru sahibi, teklif açıklamasında kullanılan fiyatların piyasa verileriyle örtüşmediğini ve fatura belgelerinde çeşitli uyumsuzluklar bulunduğunu belirterek bu durumu şikayet konusu yapmıştır.
Uyuşmazlıkta temel sorun, analiz formatının eksikliği nedeniyle aşırı düşük teklif açıklamalarının anlaşılabilir ve değerlendirilebilir nitelikte olmamasıdır. İlgili iş kaleminin maliyet bileşenleri belirsiz bırakıldığı için, isteklinin sunduğu fiyatların dayanağı denetlenememiştir. Bu da başvurucunun ileri sürdüğü fatura tutarları, aritmetik uyumsuzluk iddiaları veya farklı kalemlere ilişkin malzeme kullanımlarının sağlıklı biçimde değerlendirilememesine neden olmuştur. Esasen açıklama isteme sürecinde idarenin rehberliği niteliğindeki analiz formatının eksik hazırlanması, açıklamaların somutluk ve tutarlılık yönünden geçerliliğini tartışmalı hale getirmiştir.
Analiz formatının eksik sunulması, teknik anlamda “esaslı unsur” olarak değerlendirilmiştir. Zira sorgulamanın temelini oluşturan, açıklamadan beklenen detayları belirleyen bu format, teklifin anlaşılabilirliğini ve denetlenebilirliğini doğrudan etkileyen bir unsurdur. Bu yönüyle eksikliğin yalnızca şekli değil, maddi bir aykırılığa yol açtığı ortaya konmuştur. İş kaleminin içinde yer alan analiz girdilerinin belirtilmemesi, isteklinin açıklamasında sunması gereken bilgilerin kapsamını belirsizleştirmiş, dolayısıyla değerlendirmeye esas bilgi teminini imkânsız kılmıştır.
Vakanın karar metninde pilot ortak ya da ortaklık yapısına özgü bir değerlendirmeye gidilmemiştir. Uyuşmazlık, teklifin genel içeriği ve açıklama sürecindeki yetersizlikler çerçevesinde ele alınmıştır. Bu nedenle pilot ortağın iş deneyimi, yeterlilik durumu veya sunduğu belgeler yönünden ayrı bir değerlendirme olmadığı görülmektedir. İnceleme, açıklama prosedürüne ve ihale dokümanı içeriğinin teknik yeterliliğine odaklanmıştır.
Kurul’un yaklaşımı, usul eksikliğini esas işlemi sakatlayacak boyutta görmesine rağmen, düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte değerlendirmiştir. Analiz formatının hazırlanarak açıkça belirtilen girdilerle birlikte yeniden açıklama istenmesi yoluyla, ihale sürecinin uygun şekilde tamamlanabileceği belirtilmiştir. Bu yönüyle işlem iptal edilmemiş, sürecin durdurularak mevzuata uygun hale getirilmesi yönünde düzeltici yönde karar verilmiştir. Böylece hem teklif açıklamalarındaki şeffaflık sorunu çözülebilecek hem de ihalenin esasına ilişkin değerlendirme sağlıklı biçimde yapılabilecektir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.