KÜNYE
- Toplantı No: 2024/034
- Gündem No: 39
- Karar Tarihi: 04.09.2024
- Karar No: 2024/UY.I-1076
- Başvuru Sahibi: İnciyol Petrol Nakl. İnş. Peyzaj Tem. Mad. San. ve Tic. A.Ş.
- İhaleyi Yapan İdare: Ondokuzmayıs Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü
- İKN: 2024/881170
- İhale Adı: 1 Kat (A Tipi) Sathi Asfalt Kaplama Yapım
Özet
Aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuata uygun yapılmaması nedeniyle işlemin düzeltilmesine karar verildi
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, ihale üzerinde bırakılan isteklinin yeterlik bilgileri ve aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata aykırı olduğunu iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Kurul, ihale üzerinde bırakılan isteklinin yeterlik bilgileri tablosundaki ortaklık ve temsil yetkisi bilgilerinin EKAP üzerinden temin edilmesinin yeterli olduğunu, pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin limited şirketlerde EKAP’a yüklenme zorunluluğu bulunmadığını tespit etmiştir. Ayrıca, geçici teminat mektubunun tutar ve geçerlilik tarihinin şartnameye uygun olduğu, banka referans mektubu talebinin ise mevzuata aykırı olduğu değerlendirilmiştir. Ekonomik ve mali yeterlik kriterlerinin ihale dokümanında aranmadığı belirlenmiştir. İş deneyim belgesinin ihale konusu işe uygun ve yeterlik kriterlerini karşıladığı, işin esaslı unsuru ve tutar dağılımının mevzuata uygun olduğu saptanmıştır. Ancak, aşırı düşük teklif sorgulamasında, yaklaşık maliyetin %80’ini oluşturan iş kalemleri ve analiz girdilerinin belirlenmesi, açıklama istenilen ve istenilmeyen analiz girdilerinin belirtilmesi, idarece hazırlanmış analiz formatlarının isteklilere verilmesi gibi Kamu İhale Genel Tebliği hükümlerine uyulmadığı, aşırı düşük teklif açıklama talep yazısının mevzuata uygun olmadığı tespit edilmiştir.
Genel Soru–Cevap
Soru: Aşırı düşük teklif sorgulamasında yaklaşık maliyetin hangi oranda iş kalemleri dikkate alınmalıdır ve bu iş kalemlerinin belirlenme şekli nasıl olmalıdır?
Cevap: Aşırı düşük teklif sorgulamasında yaklaşık maliyetin en az %80’ini oluşturan iş kalemleri ve bunlara ait analiz girdileri doğrudan tespit edilmeli ve açıklama istenilen ile istenilmeyen girdiler net şekilde ayrılmalıdır. Bu, ihale makamının teklifin gerçekçi olup olmadığını anlaması için zorunludur. Analizlerin hangi kalemler üzerine yapılacağı ve istenen belgelerin kapsamı teklif sahiplerine kesin ve açık biçimde bildirilmelidir.
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamasının talep edilme biçiminde hangi unsurlar mevzuat açısından önem taşır?
Cevap: Aşırı düşük teklif sorgulamasında idarelerin, Kamu İhale Genel Tebliği’nde belirtilen standart formatta ve kapsamda bir yazı kullanmaları beklenir. Bu yazının, hem analiz girdileri açısından hangi hususların açıklanmasının talep edildiğini hem hangi noktaların açıklama outside olduğu bilgisini içerir şekilde düzenlenmesi gerekir. Aksi takdirde açıklama talep yazısının usule uygun olmadığı değerlendirilir.
Soru: Geçici teminat mektubunun düzenlenmesinde hangi kriterler dikkate alınmalıdır?
Cevap: Geçici teminat mektubunun tutarı ve geçerlilik süresi ihale dokümanındaki şartlara uygun olmalıdır. Ek olarak, banka referans mektubu gibi bir belge istenmesi mevzuata aykırı sayılabilir; zira geçici teminat türleri kanunda ve ilgili mevzuatta açıkça belirtilmiştir ve başka belge türlerinin talep edilmesi uygun değildir.
Soru: İhale üzerinde bırakılan isteklinin ortaklık ve temsil yetkisi belgelerinin temininde EKAP sistemine dayanan uygulamada nelere dikkat edilmelidir?
Cevap: Ortaklık ve temsil yetkisi bilgileri EKAP üzerinden eksiksiz ve güncel biçimde sağlanıyorsa, pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri gibi belgelerin ayrıca sunulması zorunlu olmayabilir. Ancak bu durum, sadece limited şirketlere özgü belirli koşullarda geçerlidir. Her ihale sürecinde idarenin EKAP’a yüklenmiş bilgilerin güncelliğini ve doğruluğunu teyit etmesi gerekir.
Soru: Ekonomik ve mali yeterlik kriterlerinin ihale dokümanında aranmadığı durumlarda ne gibi sonuçlar doğar?
Cevap: İhale dokümanında ekonomik ve mali yeterlik kriterleri belirtilmemişse, bu eksiklik bu kriterlerin aranmayacağı anlamına gelebilir. İdare, bu haliyle söz konusu yeterlik unsurlarını değerlendirmemiş olur. Ancak bunun, diğer yeterlik kriterlerine ve yasal düzenlemelere aykırı olup olmadığı süreci etkileyebilir; uygulamada bu durum genellikle tekliflerin değerlendirilmesinde tartışmaya neden olur.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İhale üzerinde bırakılan isteklinin ortaklık ve temsil yetkisi bilgilerinin EKAP üzerinden temin edilmesi yeterli midir?
Cevap: Bu vakada, ihale üzerinde bırakılan isteklinin ortaklık ve temsil yetkisi bilgilerinin EKAP sisteminden alınması yeterli bulunmuş, pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin EKAP’a yüklenmesi zorunlu olmadığı tespit edilmiştir.
Soru: İş deneyim belgesinin ihale konusu işe uygunluğu nasıl değerlendirilmiştir?
Cevap: İhale konusu işe ilişkin iş deneyim belgesinin, yeterlik kriterlerine uygun olduğu ve işin esaslı unsuru ile tutar dağılımının mevzuata uygun şekilde belirlendiği tespit edilmiştir.
Soru: Aşırı düşük teklif sorgulamasında hangi unsurların mevzuata uygun şekilde yapılmadığı tespit edilmiştir?
Cevap: Aşırı düşük teklif sorgulamasında, yaklaşık maliyetin %80’ini oluşturan iş kalemleri ve analiz girdilerinin belirlenmemesi, açıklama istenilen ve istenilmeyen analiz girdilerinin belirtilmemesi ile idarece hazırlanmış uygun formatta açıklama talep yazısının kullanılmaması gibi hususlarda Kamu İhale Genel Tebliği hükümlerine uyulmadığı görülmüştür.
Soru: Başvuru sahibinin yeterlik bilgilerinin uygunsuz olduğu iddiası sonuca nasıl yansımıştır?
Cevap: Başvuru sahibinin yeterlik bilgileri ve geçici teminat mektubu ile ilgili iddiaları haklı bulunmamış, dolayısıyla başvuru bedelinin iadesine yer olmadığına karar verilmiştir; şikâyetin esas kabul edilmediği tek alan aşırı düşük teklif sorgulaması olmuştur.
Detaylı Analiz
İncelenen vakada, şikayet başvurusu ihale üzerinde bırakılan isteklinin yeterlik bilgileri ile aşırı düşük teklif açıklamasına odaklanmıştır. Başvuru sahibi, teklif sahibi firmanın yeterlik yönünden ihale kurallarına uygun hareket etmediğini ve buna rağmen aşırı düşük teklif sürecinde usulsüz bir şekilde uygun bulunarak ihalenin üzerinde bırakıldığını ileri sürmüştür. Uyuşmazlık, özellikle aşırı düşük teklif sorgulama sürecinin mevzuata uygun yürütülüp yürütülmediği ve tekliflerin gerçekliğinin bu süreçte yeterli şekilde denetlenip denetlenmediği noktasında yoğunlaşmaktadır.
Bu çerçevede yapılan değerlendirmede, ihale üzerinde bırakılan isteklinin ortaklık yapısı ve temsil yetkisine ilişkin bilgilerin EKAP üzerinden sağlandığı, bu yöntemin ilgili şirket türü bakımından yeterli kabul edildiği anlaşılmıştır. Ayrıca geçici teminat mektubunun süresi ve tutarı açısından herhangi bir eksiklik bulunmadığı, başvuru sahibinin bu konulara ilişkin iddialarının karşılık bulmadığı görülmüştür. Bununla birlikte, banka referans mektubu sunulması şartı gibi ihale dokümanında yer almayan kriterlerin aranmaya çalışılması, sürecin bazı bölümlerindeki usulsüzlükleri işaret etmektedir. Ancak bu usulsüzlüklerin değerlendirme sonucunu doğrudan etkileyen nitelikte olmadıkları anlaşılmıştır.
İş deneyimi açısından yapılan incelemede, sunulan belgenin ihale konusu işe uygunluğu teyit edilmiş ve bu kapsamda tutar dağılımı ile işin esaslı unsurlarının da mevzuata uygun biçimde belirlendiği kaydedilmiştir. Esaslı unsurun tanımı ve bunun iş deneyimindeki karşılığı, ihale türüne göre farklılık gösterse de bu somut olayda belge ile ispatlanan işin, ihale konusu işten ayrılabilir nitelikte olmadığı ve yeterli detay içerdiği değerlendirilmiştir. Bu nedenle başvuruya konu edilen iş deneyimi hususunda herhangi bir hukuka aykırılık tespit edilmemiştir.
Vakada esaslı unsur tartışması, hem iş deneyim belgesinin kapsamı bakımından hem de aşırı düşük teklif açıklamasında hangi iş kalemlerinin açıklanması gerektiği yönünden gündeme gelmektedir. Yaklaşık maliyetin büyük bölümünü oluşturan iş kalemlerinin ve bu kalemlere ilişkin analiz girdilerinin net olarak ortaya konulmaması ve istenen açıklamanın kapsamının şeffaf biçimde belirlenmemesi, esaslı unsur konusunda açık bir belirsizlik doğurmuştur. Açıklama talep yazısının, hangi girdilerin açıklanmasını içerdiği konusunda yeterince yönlendirici olmaması, teklif sahiplerinin eşit şartlarda değerlendirilmesini zedeleyen bir unsur olarak ortaya konmuştur.
Kamu İhale Kurulu, başvuruya ilişkin yaptığı incelemede, teklif üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinin yeterliliğini kabul etmiş, pilot ortağın bu anlamdaki katkısının da yeterli düzeyde olduğunu değerlendirmiştir. Ancak, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılan yöntemlerin, Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili hükümleriyle örtüşmediği sonucuna ulaşılmıştır. İdare tarafından hazırlanan açıklama talep yazısının standarda uygun olmaması, analiz girdilerinin doğru belirlenmemesi ve açıklamanın hangi unsurları kapsaması gerektiğine dair bir yol göstericilik sağlanmaması gibi nedenlerle, sürecin yeniden ele alınması gerektiği kanaatine varılmıştır.
Sonuç olarak Kurul, yeterlik bilgileri açısından ciddi bir eksiklik bulunmadığına hükmetmiş, ancak aşırı düşük teklif sorgulamasının yöntem ve içeriği itibarıyla mevzuata uygun yapılmadığını belirlemiştir. Bu sebeple aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun biçimde yeniden değerlendirilmesi ve buna bağlı ihale işlemlerinin bu doğrultuda yürütülmesi gerektiğine karar verilmiştir. Başvuru sahibinin diğer iddialarının reddedilmiş olması da değerlendirmenin sadece ihale kararının temelini oluşturan sorgulama sürecine odaklı olduğu sonucunu güçlendirmektedir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.