KÜNYE
- Toplantı No: 2023/053
- Gündem No: 15
- Karar Tarihi: 25.10.2023
- Karar No: 2023/UY.I-1350
- Başvuru Sahibi: Asmet Yapı Turizm Taahhüt ve Tic. A.Ş. - Alya Grup Yapı Enerji Hayvancılık Turizm Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı
- İhaleyi Yapan İdare: Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü Arazi Toplulaştırma ve Tarla İçi Geliştirme Hizmetleri Dairesi Başkanlığı
- İKN: 2023/517481
- İhale Adı: Adana Aşağı Seyhan Ovası 8Yp-2 Tarla İçi Kapalı (Borulu) Drenaj ve TİGH Projesi
Özet
İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmaması ve EKAP’a yüklenmeyen yönetim kurulu karar defteri nedeniyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması kararı
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun olmadığını, kullanılan makine ve ekipman girdilerinin mevzuata aykırı olduğunu, nakliye formüllerinin değiştirilip açıklama istenmediğini, işçiliklerin eksik yansıtıldığını, belgelerin fotokopi olduğunu, pay defteri ile yönetim kurulu karar defterinin uyumsuz olduğunu ve kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının mevzuata uygun olmadığını iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Kurul, aşırı düşük teklif açıklamasının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45. maddesine uygun olarak incelenmesi gerektiğini belirtmiştir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu analizlerin idarece hazırlanan analiz formatlarına uygun olduğu, işçilik fiyatlarının ihale tarihinde yürürlükte olan saatlik asgari ücretin altında olmadığı, mazot girdisinin EPDK fiyatlarına uygun olduğu, makine ve ekipmanların resmi rayiç veya satın alma bedeli üzerinden açıklanmasının mevzuata uygun olduğu tespit edilmiştir. Ancak, bazı analiz girdilerinin dayanağı olan fiyat tekliflerinin mevzuata uygun olmadığı ve maliyet tespit tutanaklarının uygun şekilde sunulmadığı belirlenmiştir. Ayrıca, ihale üzerinde bırakılan isteklinin EKAP’a yüklemesi gereken yönetim kurulu karar defterinin yüklenmediği, yönetim kurulu kararı yerine genel kurul tutanaklarının sunulduğu ve bunun mevzuata aykırı olduğu tespit edilmiştir. Bu hususlar nedeniyle teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.
Genel Soru–Cevap
Soru: Aşırı düşük teklif gerekçelerinin dayanağı olan fiyat teklifleri ve maliyet tespit tutanaklarının usulüne uygun sunulmaması teklifin değerlendirme dışında bırakılmasına yol açar mı?
Cevap: Aşırı düşük teklif açıklamasında kullanılan fiyat teklifleri ve maliyet tespit tutanaklarının mevzuata uygun ve usulüne uygun şekilde sunulması gerekir. Eğer bu belgeler eksik, usulsüz veya dayanağı belirsiz ise, idare ve inceleme kurulu tarafından açıklamanın gerçekçi olmadığı değerlendirilerek teklifin değerlendirme dışı bırakılması mümkündür. Bu nedenle, aşırı düşük teklif analizinin doğruluğu ve dayanaklarının sağlamlığı önem taşır.
Soru: Yönetim kurulu karar defterinin EKAP sistemine yüklenmemesi ihale sürecinde hangi sonuçlara yol açabilir?
Cevap: Yönetim kurulu karar defteri, anonim şirketlerde ortaklık yapısını ve yetki durumlarını gösteren zorunlu bir belgedir. EKAP’a yüklenmemesi halinde, idare tarafından eksik belge olarak değerlendirilir ve teklif değerlendirme dışı bırakılabilir. Bazı durumlarda bu eksiklik, başvuru süresince giderilebilir ancak süre ve prosedürlere dikkat edilmesi gerekir. Genel kurul tutanaklarının yönetim kurulu karar defteri yerine yüklenmesi ise mevzuata uygun bulunmayabilir ve bu durum ihtilaflara neden olabilir.
Soru: Ortaklık yapısını gösteren belgelerde pay defteri ile yönetim kurulu karar defteri arasında uyumsuzluk olması ihale kararlarını nasıl etkiler?
Cevap: Ortaklık yapısını tevsik eden belgelerde tutarsızlık olması idare ve inceleme kurullarında tereddüde yol açar. Ancak, resmi kayıtların ve EKAP entegrasyonun esas alınması nedeniyle, sadece bu tür uyumsuzluklar ihale sonucunu otomatik olarak değiştirmeyebilir. İdare, bu durumu diğer mali ve hukuki kriterlerle birlikte değerlendirerek karar verir. Bu noktada somut ve uygun belge sunulması önemlidir.
Soru: Aşırı düşük teklif analizlerinde kullanılan işçilik fiyatlarının ihale tarihi itibarıyla asgari ücretin altında kalması durumunda ne tür sonuçlar doğar?
Cevap: İşçilik fiyatlarının ihale tarihindeki yasal asgari ücretin altında açıklanması, aşırı düşük tekliften şüphe duyulmasına neden olur. İdareler ve kurullar genellikle işçilik bedelinin asgari ücretin altına düşmemesine dikkat eder. Eğer bu bedel asgari ücretin altında gösterilmişse, açıklamanın gerçekçi olmadığı kabul edilerek teklif değerlendirme dışı bırakılabilir.
Soru: İhale sürecinde eksik veya mevzuata uygun olmayan belgelerin söz konusu olması durumunda teklifin tamamen değerlendirme dışı bırakılması kaçınılmaz mıdır?
Cevap: Belgenin türüne göre farklılık göstermekle birlikte, özellikle zorunlu belgelerin tamamının veya asıl olması gereken belgelerin mevzuata uygun olarak sunulmaması durumunda idare teklifin değerlendirme dışı bırakılması kararı verebilir. Ancak bazı durumlarda, usul hataları veya eksiklikler düzeltici işlemlerle giderilebilir. Eksikliğin kapsamı ve mevzuatın ilgili hükümleri rıza gösteriyorsa, idare düzeltme talebinde bulunabilir; aksi halde teklifin elenmesi söz konusu olabilir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasında sunduğu makine ve ekipman girdilerinin mevzuata uygunsuz olması teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olur mu?
Cevap: Bu vakada makine ve ekipman girdilerinin resmi rayiç ya da satın alma bedeli üzerinden açıklanması mevzuata uygundur. Ancak dayanak teşkil eden fiyat tekliflerinin mevzuata uygun olmaması ve maliyet tespit tutanaklarının usulüne uygun sunulmaması nedeniyle aşırı düşük teklif açıklaması kabul edilmemiş ve teklif değerlendirme dışı bırakılmıştır.
Soru: EKAP sistemine yüklenmesi gereken yönetim kurulu karar defterinin yerine genel kurul tutanaklarının yüklenmesi ihale değerlendirmesinde nasıl sonuç doğurmuştur?
Cevap: Yönetim kurulu karar defterinin EKAP’a yüklenmemesi ve yerine genel kurul tutanaklarının sunulması mevzuata aykırı bulunmuş, bu nedenle teklifin değerlendirme dışı bırakılması kararı verilmiştir. Ancak kısmi karşı oyda, bu durumun mevzuata aykırı olmadığı ve itirazen şikayetin reddedilmesi gerektiği görüşü ifade edilmiştir.
Soru: Başvuru sahibinin yönetim kurulu karar defteri ile pay defteri uyumsuzluğuna dair iddiasının ihale kararı üzerindeki etkisi ne olmuştur?
Cevap: Bu iddia yerinde görülmemiştir. Kurul, başvuru sahibinin kısa vadeli banka borçları ve öz kaynaklar oranına ilişkin diğer mali iddialarını da uygun bulmamış, kayıtların EKAP üzerinden entegre şekilde değerlendirildiğini vurgulamıştır. Dolayısıyla, bu konu ihale sonucuna etki etmemiştir.
Soru: Benzer belgeleri eksik veya uygun olmayan diğer isteklilerin teklifleri ile süreç nasıl yönetilmiştir?
Cevap: Ortaklık yapısını tevsik eden yönetim kurulu karar defterlerini EKAP’a yüklemeyen bazı anonim şirketlerin teklifleri de değerlendirme dışı bırakılmıştır. Ancak bu eksikliklerin düzeltici işlemler yoluyla giderilebileceği, dolayısıyla ihalenin yeniden gerçekleştirilmesinin gerektiği karara bağlanmıştır.
Detaylı Analiz
İhaleye ilişkin uyuşmazlık, ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygunluğu ve ortaklık yapısını gösteren belgelerin elektronik sistem üzerinden sunulma yükümlülüğünün yerine getirilip getirilmediği çerçevesinde şekillenmiştir. Başvuru sahibi, hem teklif içeriğindeki maliyet açıklamalarında usulsüzlük olduğunu hem de anonim şirket statüsüne sahip isteklinin ortaklık yapısına ilişkin belgelerinde uyumsuzluk ve eksiklik bulunduğunu ileri sürmüştür. Kurul incelemesinde, iddiaların birçoğu yerinde bulunmamış olmakla birlikte, bazı temel belgelerin usulüne uygun sunulmadığı sonucuna ulaşılmıştır.
Aşırı düşük teklif açıklamalarında odak, teklifin ekonomik olarak gerçekçi olup olmadığını göstermek üzere sunulan analizlerin dayanağında yer alan teknik ve mali belgelerin doğruluğu üzerindedir. Bu vakada, teklif sahiplerinin sunduğu analizlerde kullanılan makine ve ekipman girdilerinin rayiç ya da satın alma bedelinden açıklanması yöntem olarak uygun görülmüştür. Ancak, bu girdilerin dayanağını teşkil eden fiyat tekliflerinin şekli ve içeriği mevzuata yeterince uygun bulunmamış, ayrıca bazı maliyet tespit tutanaklarının da usulüne uygun biçimde sunulmadığı belirlenmiştir. Bu durum, sunduğu mali açıklamaların güvenilirliği açısından ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı kalmasına yol açmıştır.
İhalenin sağlıklı yürütülmesi için sunulan belgelerdeki eksikliklerin teklifin esaslı unsurlarına etkisi dikkate alınmaktadır. Kurul, vakada belgelerin şeklen mevcut olmasının yeterli olmadığını, dayanıksız açıklamaların esas unsur niteliğinde değerlendirilmesi gerektiğini ortaya koymuştur. Bu bağlamda, aşırı düşük teklif açıklamasının sadece formata uygun hazırlanmış olması değil, teknik ve mali içeriğinin güvenilir dayanaklarla desteklenmesi beklentisini öne çıkarmıştır. Belge sunumundaki eksiklikler bu bütünlük içinde değerlendirilmiş ve eksik ya da usulsüz belgelerin ihale sonucuna etki edecek nitelikte olduğu sonucuna varılmıştır.
Pilot ortak ya da tüzel kişi isteklinin yetki ve ortaklık yapısını tevsik eden belgelerin sunumu da ayrıca değerlendirilmiştir. Bu kapsamda, EKAP sistemine yüklenmesi zorunlu olan yönetim kurulu karar defteri yerine genel kurul tutanağının sunulduğu tespit edilmiştir. Kurul değerlendirmesinde, bu belgenin ortaklık yapısını yeterli açıklıkta ortaya koymadığı, dolayısıyla anonim şirketin yetkilendirme ve ortaklık yapısını belgelemekte yetersiz olduğu kanaatine varılmıştır. Yönetim kurulu karar defterinin sistem üzerinden sunulmaması, tek başına teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına gerekçe yapılmış ve bu hususun düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte olduğu değerlendirilmiştir.
Kurul, sonuç olarak hem teknik hem de idari belge sunumundaki eksikliklerin ihalenin sağlıklı şekilde neticelenmesine engel oluşturduğunu belirterek, yalnızca ihale üzerinde bırakılan isteklinin değil, benzer şekilde eksik belge sunan diğer isteklilerin de tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar vermiştir. Tüm bu eksikliklerin ihalenin sağlıklı rekabet koşulları altında yürütülmesini zedelediği gerekçesiyle, ihalenin yeniden gerçekleştirilmesi sonucuna varılmıştır. Kısmi karşı oyda, bazı belgelerin sunulmamasının mevzuata aykırı olmadığı yorumu getirilmiş olsa da bu görüş çoğunluk değerlendirmesini değiştirmemiştir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.