KÜNYE
- Toplantı No: 2022/048
- Gündem No: 49
- Karar Tarihi: 19.10.2022
- Karar No: 2022/UY.I-1302
- Başvuru Sahibi: Yakar Gal. Met. Yol. İnş. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.
- İhaleyi Yapan İdare: Karayolları 5. Bölge Müdürlüğü
- İKN: 2022/651724
- İhale Adı: Karayolları 5 Bölge Müdürlüğü Mersin, Adana Otoyol Bakım İşletme Şeflikleri Sorumluluk Ağındaki Otoyollarında, Bağlantı Yollarında ve Muhtelif Kesimlerdeki Hasarlı Otokorkulukların Bakım ve Onarımı Yapılması
Özet
Aşırı düşük teklif açıklamasında imza sirkülerinin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmasının mevzuata aykırı olduğu tespitiyle teklifin değerlendirmeye alınması kararı
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan imza sirkülerinin belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlara uygun sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğunu, bu şartların yalnızca teklif dosyası kapsamında aranması gerektiğini ve sunulan belgelerin uygun kabul edilmesi gerektiğini iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
Kurul, İdari Şartname’nin aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin düzenlemeleri ile Kamu İhale Genel Tebliği hükümlerini incelemiş, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan belgeler için teklif dosyasında aranan sunuluş şekli şartlarının aranmayacağını, imza sirkülerinin aslının veya suretinin sunulmasının yeterli olduğunu, dolayısıyla ‘ibraz edilenin aynıdır’ ibaresinin aşırı düşük teklif açıklamasında engel teşkil etmeyeceğini tespit etmiştir.
İdare Görüşü
İdare, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan imza sirkülerinin ‘ibraz edilenin aynıdır’ ifadesi taşıması nedeniyle İdari Şartname’nin belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlarına aykırı olduğunu belirterek açıklamayı uygun bulmamış ve teklifi reddetmiştir.
Genel Soru–Cevap
Soru 1: Aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgelerin, teklif dosyasındaki sunuluş şekli şartlarına uygunluğu neden her zaman aranmaz?
Cevap: Kamu ihalelerinde aşırı düşük teklif açıklaması, teklifin uygunluğunu ortaya koymak amacıyla sonradan sunulan bir açıklama niteliğindedir ve teklif dosyası kapsamında sunulması gereken belgelerle aynı şartlara tabi tutulması uygulamada tereddütlere yol açabilir. Kurul kararları, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgelerde teklif dosyasındaki ayrıntılı sunuluş şekli şartlarının aranmayacağını, örneğin imza sirkülerinde aslının veya noter onaylı suretinin varlığının yeterli olduğunu belirtmektedir. Böylece, “ibraz edilenin aynıdır” gibi ifadelerin bulunması nedeniyle belgelerin reddi mevzuata uygun görülmemektedir.
Soru 2: İmza sirkülerinin aşırı düşük teklif açıklamasında sunuluş biçimi nedeniyle değerlendirmenin dışına çıkarılması mümkün müdür?
Cevap: İmza sirkülerinin aşırı düşük teklif açıklamasında “ibraz edilenin aynıdır” şeklinde bir ibare taşıması sebebiyle ya da sunuluş biçiminin teklif dosyasında öngörülen şartlarla tamamen aynı olmaması nedeniyle değerlendirmenin dışına çıkarılması uygulamada hata olarak kabul edilmektedir. Kurul, bu tür ifadelerin veya farklı sunuluş şekillerinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında belge olarak sunulmasını engellememesi gerektiğini vurgulamaktadır.
Soru 3: Aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgelerle ilgili olarak idari şartnamedeki sunuluş şekli şartları ne ölçüde bağlayıcıdır?
Cevap: İdari şartnamede belgelerin sunuluş şekli için öngörülen şartlar, esas itibarıyla teklif dosyası kapsamında aranır. Aşırı düşük teklif açıklamasında ise aynı sıkı kurallar tam olarak uygulanmayabilir. Kurul uygulamalarında, aşırı düşük teklif açıklamasında belgelerin aslının veya noter onaylı suretlerinin sunulmasının genellikle yeterli olduğu kabul edilmekte; daha katı şartların aranması ihalede haksız değerlendirme veya hukuki sorun ortaya çıkarabilmektedir.
Soru 4: Aşırı düşük teklif açıklamasının değerlendirilmesinde idarenin yaptığı usul hatalarının sonucu ne olabilir?
Cevap: İdare, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgelerle ilgili olarak teklif dosyasında aranan sunuluş biçimine ilişkin şartları hatalı şekilde uygulayıp değerlendirmeden çıkartırsa, bu durum yargı veya idari itiraz makamlarınca mevzuata aykırı bulunabilir. Bu hatanın sonucunda, teklifin değerlendirmeye alınması, işlem iptali ve ihalenin mevzuata uygun olarak yeniden yapılmasına karar verilebilmektedir.
Soru 5: Aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgelerin usulüne uygunluğuna ilişkin itirazlar nasıl ele alınmalıdır?
Cevap: İtirazlarda, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgelerin teklif dosyasına göre farklı bir sunuluş şekline sahip olması, genellikle teklifin reddi için yeterli bulunmamaktadır. İtiraz makamları, bu belgelerin aslının veya noter tasdikli suretinin sunulup sunulmadığını esas alarak değerlendirme yapar. Belgelerin usul açısından uygunluğu konusunda daha katı kriterlere başvurulması uygulamada sık sık hukuki uyuşmazlıklara neden olmaktadır; bu nedenle, idare ve itiraz mercilerinin bu konuda Kurul kararları doğrultusunda esnek yaklaşmaları önemlidir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru 1: İdare, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan imza sirkülerinde yer alan “ibraz edilenin aynıdır” ifadesine dayanarak teklifi değerlendirme dışı bırakabilir mi?
Cevap: Hayır, idarenin bu gerekçeyle teklifi değerlendirme dışı bırakması mevzuata aykırıdır. Kurul kararına göre aşırı düşük teklif açıklamalarında teklif dosyasındaki belgelerin sunuluş şekli şartları aranmaz ve imza sirkülerinin aslının veya suretinin sunulması yeterlidir; “ibraz edilenin aynıdır” ibaresi değerlendirme dışı bırakma sebebi oluşturmaz.
Soru 2: Aşırı düşük teklif açıklamalarında sunulan imza sirkülerinin sunuluş şekli açısından teklif dosyasındaki şartlar aranmalı mıdır?
Cevap: Kurul, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan imza sirkülerinde teklif dosyasındaki belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağını belirlemiştir. Bu nedenle aşırı düşük teklif açıklamasında, imza sirkülerinin aslının ya da suretinin sunulması yeterlidir.
Soru 3: İdarenin aşırı düşük teklif açıklamasındaki belgeleri değerlendirmede yaptığı hata sonucunda nasıl bir karar verilmiştir?
Cevap: Kurul, idarenin aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan imza sirkülerine ilişkin sunuluş şekli şartlarını aramasını mevzuata aykırı bulmuş, bu nedenle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınmasına ve ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden yapılmasına karar vermiştir.
Soru 4: Başvuru sahibi hangi talebi ile Kurul’a başvurmuş ve Kurul nasıl yanıt vermiştir?
Cevap: Başvuru sahibi, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan imza sirkülerinin sunuluş şartlarına uygun olmaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının hukuka aykırı olduğunu ileri sürüp, bu belgenin uygun kabul edilmesini talep etmiştir. Kurul da aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgeler için dosya şartlarının aranmaması gerektiği görüşüyle teklifin değerlendirmeye alınmasına karar vermiştir.
Detaylı Analiz
İhale sürecine konu olan başvuru, teklifin aşırı düşük teklif açıklaması aşamasında sunulan imza sirkülerine yöneltilen şekli bir itirazın değerlendirilmesiyle ilgilidir. Uyuşmazlık, imza sirkülerinin üzerinde yer alan “ibraz edilenin aynıdır” ibaresi nedeniyle belgenin geçersiz sayılması ve buna bağlı olarak teklifin değerlendirme dışı bırakılması üzerine ortaya çıkmıştır. Başvuru sahibi, söz konusu belgenin açıklama kapsamında dosyaya sunulduğunu ve bu tür şekli şartların yalnızca ilk teklif dosyasındaki belgeler için aranması gerektiğini ileri sürerek teklifinin değerlendirmeye alınmasını talep etmiştir.
İhaleyi gerçekleştiren idare, imza sirkülerinin üzerinde yer alan ibareyi İdari Şartname’de belgelerin sunuluş şekline ilişkin öngörülen düzenlemelere aykırılık olarak değerlendirmiştir. Bu yorum doğrultusunda, aşırı düşük teklif açıklamasında sunulan belgenin içerdiği şekli unsur nedeniyle geçersiz olduğu kanaatine varılmış ve başvuru sahibinin açıklamaları uygun görülmeyerek teklif değerlendirme dışı bırakılmıştır. Aşırı düşük teklif aşamasında güvenilirliğin sağlanmasına yönelik değerlendirme yapılması amaçlanırken, sunulan belgeye yalnızca şekli bir ifade nedeniyle itibar edilmemesi, başvuruya konu itirazın temelini oluşturmuştur.
Kurul tarafından yapılan değerlendirmede, imza sirkülerinin belge olarak kabul edilip edilemeyeceği, bu tür belgelerin açıklama kapsamında sunuluş biçimine ilişkin şartların teklif dosyasındaki belgelerle aynı şekilde değerlendirilip değerlendirilemeyeceği incelenmiştir. Aşırı düşük teklif açıklamaları, teklif sürecine sonradan eklenen ve esasen sadece teklifin ekonomik gerekçelerini açıklamayı amaçlayan belgeler olduğundan, bu aşamada sunulan bilgi ve belgeler için teklif dosyasına özgü şekli kuralların aynen uygulanmasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır. Bu bağlamda, “ibraz edilenin aynıdır” gibi fatüratif ibarelerin belgenin işlevini ortadan kaldırmadığı ve bu nedenle değerlendirme dışı bırakılma için esaslı bir neden oluşturmadığı ifade edilmiştir.
Bu değerlendirme ışığında, imza sirkülerinin taşıdığı içerikten ziyade şekli niteliğine ilişkin getirilen itirazın esası etkileyen bir unsur oluşturmadığı sonucuna varılmıştır. Kurul’un bu kararı, işin yürütülmesiyle ilgili nitelik veya yeterliliği doğrudan etkileyen unsurlar yerine belge üzerindeki şekli ifadelerin ön plana çıkarılmasının orantısız bir yorum olduğunu ortaya koymaktadır. İlgili belgede “ibraz edilenin aynıdır” ibaresi yer alsa da, belgenin aslı ya da geçerli bir sureti üzerinden güvenilirlik sağlanıyorsa, bu tür bir şekli farklılık, belgede esaslı eksiklik olarak yorumlanmamıştır.
Sonuç olarak, Kurul, aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında sunulan yardımcı belgelerin, teklif dosyasındaki sunuş formatına ilişkin katı kurallara tabi tutulamayacağı görüşünü benimseyerek, idarenin değerlendirme dışı bırakma işlemini mevzuatla bağdaşmayan bir uygulama olarak değerlendirmiştir. Bu doğrultuda, başvuru sahibinin teklifinin yeniden değerlendirmeye alınmasına ve ihale işlemlerinin bu doğrultuda yeniden tesis edilmesine karar verilmiştir. Kurul’un yaklaşımı, ihalelerde şekli eksiklikle esaslı eksiklik arasındaki sınırın titizlikle gözetilmesi gerektiğini bir kez daha ortaya koymuştur.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.