KÜNYE
- Toplantı No: 2021/025
- Gündem No: 17
- Karar Tarihi: 16.06.2021
- Karar No: 2021/UY.II-1183
- Başvuru Sahibi: Cenba İnş. Metal Nak. Turz. San. ve Tic. A. Ş.
- İhaleyi Yapan İdare: Karayolları 10. Bölge Müdürlüğü
- İKN: 2020/663848
- İhale Adı: Ayrım Karşıyaka -Uğurlu (Dokap)Yolu Km 0+000-5+172,03 Arası Ksy Bağlantısı Toprak İşleri, Sanat Yapıları Ve Üstyapı (Bsk) İşleri Yapılması (İkmal) İşi
Özet
Aşırı düşük teklif açıklama sürecindeki analiz formatı eksikliği nedeniyle ihalenin yeniden aşamalandırılması kararı
Başvuru / İddialar
Başvuru sahibi, ihale üzerinde bırakılan istekli ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin yeterlik bilgileri ve aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata aykırı değerlendirildiğini iddia etmiştir.
Kurul Değerlendirmesi
İhale konusu işin yapım işlerinden oluşması ve yaklaşık maliyetin önemli bir kısmını oluşturan iş kalemlerinin aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendirilmesinde, idarece gönderilen analiz formatlarında aynı analiz girdisinin bazı iş kalemlerinde açıklama istenilen, bazılarında ise istenilmeyen olarak belirlenmesi, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2.2 maddesine aykırıdır. Bu durum, aşırı düşük teklif sorgulamasının usulüne uygun yapılmadığını göstermektedir. İhale dokümanında iş kalemlerinin yaklaşık maliyet içindeki ağırlığı ve analiz girdilerinin tutar oranları dikkate alınarak, açıklama istenilecek ve istenilmeyecek analiz girdilerinin doğru belirlenmesi gerekmektedir.
Genel Soru–Cevap
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamalarında kullanılacak analiz formatlarında iş kalemlerine göre farklı uygulama yapılabilir mi?
Cevap: Analiz formatlarında aynı analiz girdisinin bazı iş kalemlerinde açıklama istenip bazılarında istenmemesi genellikle mevzuata uygun bulunmaz. İdareler, iş kalemlerinin yaklaşık maliyet içindeki ağırlığını gözeterek hangi analiz girdilerinin açıklanmasının gerekli olduğunu tutarlı ve eşitlik ilkelerine uygun şekilde belirlemelidir. Tutarsız uygulamalar sorgulamanın usulüne uygun yapılmadığı sonucunu doğurabilir.
Soru: Yaklaşık maliyet içindeki iş kalemlerinin ağırlığı aşırı düşük teklif açıklamalarında nasıl dikkate alınmalıdır?
Cevap: Yaklaşık maliyette önemli paya sahip iş kalemlerinin aşırı düşük teklif açıklamalarında öncelikli olarak değerlendirilmesi gerekir. İdare, analiz formatlarını hazırlarken bu kalemlerde hangi girdilerin açıklanacağını net ve açık biçimde belirlemeli, böylece teklifin gerçekçi olup olmadığı sağlıklı biçimde tespit edilmelidir.
Soru: Aşırı düşük teklif sorgulaması sırasında kullanılan analiz formatlarında tutarsızlık tespit edilirse ne yapılmalıdır?
Cevap: İdarenin kullanmış olduğu analiz formatları mevzuata uygun olarak yeniden hazırlanmalı, tutarsız uygulamalara sebep olan eksiklikler giderilmeli ve isteklilerden bu çerçevede yeniden açıklama istenmelidir. Aksi takdirde sorgulama usulüne uygun yapılmamış olur ve ihale işlemleri iptal veya yeniden aşamalandırmaya tabi olabilir.
Soru: Aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendirilmesi sürecinde analiz girdilerinin kapsamı nasıl belirlenmelidir?
Cevap: İdare, analiz formatlarında açıklama istenilen girdileri, iş kalemlerinin tutar oranları ve yaklaşık maliyet içindeki payları çerçevesinde dengeli ve objektif biçimde tespit etmelidir. Girdilerin kapsamı, teklifin gerçek maliyet yapısını yansıtacak şekilde ve Kamu İhale Genel Tebliği hükümlerine uygun olmalıdır.
Soru: İdarenin aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin analiz formatlarını hazırlarken dikkat etmesi gereken usul ilkeleri nelerdir?
Cevap: İdare, analiz formatlarının şeffaf, objektif ve eşit işlem ilkesine uygun olmasını sağlamalıdır. Formatlarda herhangi bir iş kalemi veya analiz girdisi hakkında keyfi farklı değerlendirmeler yapılmamalı; açıklama istenecek kriterler somut gerekçelerle, yaklaşık maliyet analizine dayalı olarak belirlenmelidir. Aksi halde, değerlendirmede hukuki sorunlar ortaya çıkabilir.
Vakaya Özel Soru–Cevap
Soru: İhale üzerinde bırakılan istekli ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin aşırı düşük teklif açıklamaları hangi nedenle mevzuata aykırı değerlendirildi?
Cevap: Aynı analiz girdisinin bazı iş kalemlerinde aşırı düşük teklif açıklaması istenirken bazılarında istenmemesi nedeniyle, kullanılan analiz formatları mevzuata uygun hazırlanmadığı tespit edilmiştir. Bu durum sorgulamanın usulüne uygun yapılmadığını göstermiştir.
Soru: İdare tarafından kullanılan analiz formatlarındaki eksiklikler nasıl bir sonuca yol açmıştır?
Cevap: Eksik ve tutarsız analiz formatları nedeniyle aşırı düşük teklif açıklamaları usulüne uygun değerlendirilemediğinden, ihale işlemlerinin yeniden aşamalandırılması kararı verilmiştir.
Soru: İdarenin aşırı düşük teklif açıklamalarını değerlendirmek için nasıl bir yol izlemesi gerekmektedir?
Cevap: İdare, yaklaşık maliyet içindeki iş kalemlerinin ağırlığını ve analiz girdilerinin tutar oranlarını dikkate alarak, açıklama istenecek ve istenmeyecek analiz girdilerini doğru olarak belirlemeli; buna uygun formatları mevzuata uygun şekilde yeniden hazırlamalı ve isteklilerden yeniden açıklama istemelidir.
Soru: İhale sürecinde gerçekleştirilecek sonraki adımlar nelerdir?
Cevap: İdare, mevzuata uygun olarak hazırlanmış analiz formatlarıyla aşırı düşük teklif açıklamalarını tekrar almalı, bu açıklamaları değerlendirmeli ve bu doğrultuda ihale işlemlerini usulüne uygun olarak yeniden gerçekleştirmelidir.
Detaylı Analiz
İhale sürecine ilişkin uyuşmazlık, yapım işi kapsamında gerçekleştirilen bir ihalede, aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendirilmesinde kullanılan analiz formatlarının tutarlılığı ve usule uygunluğu bağlamında ortaya çıkmıştır. Başvuru sahibi, ihale üzerinde bırakılan isteklinin ve ikinci en avantajlı teklif sahibinin tekliflerinin, yeterlik belgeleriyle birlikte usule aykırı şekilde değerlendirildiğini ileri sürmüştür. Kurul incelemesinde, analiz formatlarının bazı iş kalemleri için açıklama istenirken, benzer girdiler içeren diğer kalemler için bu açıklamanın talep edilmediği tespit edilmiştir. Uyuşmazlığın temelinde, idarenin analiz formatlarındaki bu tutarsız yaklaşımı yer almakta; bu durum da sorgulamanın bütünlük ve eşitlik temelinden uzaklaştığına işaret etmektedir.
İhalede kullanılan analiz formatlarına ilişkin tartışma, tekliflerin değerlendirilmesinde temel belge olan bu formatların işlevselliği üzerine odaklanmıştır. Aşırı düşük teklif açıklamaları, teklifin gerçekçi bir maliyet öngörüp öngörmediğini ortaya koymak amacıyla yapılmaktadır. Ancak bu açıklamalar sağlıklı biçimde değerlendirilebilmek için, açıklama istenilecek analiz girdilerinin mantıklı ve tutarlı şekilde belirlenmiş olması gerekir. İnceleme sonucunda, bazı iş kalemlerinde aynı analiz girdisinden açıklama istenmişken, benzer nitelikli diğer kalemlerde bu yönde bir talepte bulunulmadığı görülmüştür. Bu tür eksiklikler, analiz sisteminin objektifliği üzerinde şüphe doğurmuş ve tekliflerin eşit koşullarda değerlendirilmediği yönünde haklı endişeler yaratmıştır.
Kararda, değerlendirmenin dayandığı esaslı unsurun belirlenmesine ilişkin anlayış da ayrıca dikkate değerdir. Burada esaslı unsur; teklifin uygunluğu bakımından belirleyici rol oynayan analiz girdilerinin, açıklama talep edilip edilmemesine göre değişen biçimde uygulanmasıdır. Açıklama istenecek analiz girdilerinin, yaklaşık maliyet içindeki ağırlıkları göz önünde bulundurularak belirlenmemesi, Kurul tarafından sorgulamanın esasına zarar veren bir unsur olarak değerlendirilmiştir. Bu noktada, açıklanacak girdilerin belirlenmesinde objektiflikten sapılması, ihale sürecinin ayrılmaz bir parçası olan değerlendirme mekanizmasını zedeler nitelikte görülmüştür.
Açıklamaları değerlendirilen firmalardan biri olan ihale üzerinde bırakılan istekli, aynı analiz girdilerini içeren iş kalemlerinde farklı muameleye tabi tutulmuşsa da, bunun yeterlik yönünden değil, açıklama süreci yönünden dikkate alındığı görülmektedir. Mevcut kararda, pilot ortağın iş deneyimi ya da yeterliğe dair özel bir teknik irdeleme yapılmamış, asıl olarak teklif açıklamalarında analiz formatının usule uygun düzenlenmemesi değerlendirmeyi etkilemiştir. Bu yönüyle karar, firmaların kendi belgelerinden ziyade, idarenin açıklama sürecinde uyguladığı yöntemin tartışılmasına odaklanmıştır.
Kamu İhale Kurulu, yaptığı değerlendirme sonunda, aşırı düşük teklif sorgulamasının usule uygun yürütülmediğine kanaat getirerek, analiz formatlarının yeniden düzenlenmesini ve isteklilerden yeniden açıklama talep edilmesini kararlaştırmıştır. Bu çözüm, belirsizliklerin ve eşitsizliklerin giderilmesi amacı taşımakta ve ihale sürecinin şeffaf biçimde yeniden yürütülmesini amaçlamaktadır. Belirlenen yöntem, sadece mevcut dosya açısından değil, benzer durumlarla karşılaşılması halinde analiz formatlarının hazırlanmasında idarelerin dikkat etmesi gereken usul ilkelerine işaret etmesi açısından da önemlidir.
Bu içerik, ilgili kararın genel çerçevesini ve Kurul değerlendirmesinin ana hatlarını açıklayıcı nitelikte sunmak amacıyla hazırlanmıştır.
Metin, kararın tamamının yerine geçmez ve bağlayıcı veya nihai bir hukuki değerlendirme olarak kabul edilemez.
Burada yer alan açıklamalar, yalnızca bilgilendirme amacı taşımakta olup, yapılacak değerlendirmelerde kararın aslı ile dayandığı resmî metinlerin esas alınması gerekmektedir.
Bu karar ve değerlendirme çerçevesinde görüşlerinizi paylaşabilir, farklı yorum ve yaklaşımları tartışmaya açabilirsiniz.